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MARKTÜBERSICHT
DMS + ECM
MIDRANGE
MAGAZIN · 03/2016
Dokumentenmanagement mit ArchivPlus und IBM i
Fortgeschrittene Scan-Prozesse
und mobiler Workflow
Im Scan-Prozess werden bekanntlich papiergebundene Dokumente digitalisiert. Hierbei
kommen neben dedizierten Scannern auch Geräte wie zum Beispiel Multifunktionsgeräte
zum Einsatz. Sogar automatisiertes entferntes Scannen über einfache Scanner im
Home-Office ist möglich. In Verbindung mit mobilem Workflow entstehen zusätzliche
Anwendungsmöglichkeiten.
B
ei der Digitalisierung im Scan-
Prozess ist meist auch die Indi-
zierung (Verschlagwortung) durchzu-
führen oder wenigstens einzuleiten.
Viele Anwender nutzen dazu heute
das ArchivPlus Scan-Programm, das
auf einem Windows-Arbeitsplatz ins-
talliert wird und einen per USB ange-
schlossenen Scanner mit ISYS-Treiber
über die Kofax VRS-Software direkt
kontrolliert. Bei dieser Konfiguration
wird der Scanner von ArchivPlus über
APIs gesteuert. Dies ist Standard für
die gebräuchlichsten Anwendungsfälle.
Typische Beispiele sind das Scannen
von Eingangsrechnungen oder Liefer-
scheinrückläufen für den elektroni-
schen Workflow oder die Endablage.
Die Indexierung erfolgt in der Regel
automatisiert über Barcodeerkennung
– oder auch manuell.
Multifunktionsgeräte (MFPs)
vereinen die Funktionen Dru-
cken, Kopieren, Scannen und
Faxen in einem Gerät. Sie sind
heutzutage auf vielen Firmene-
tagen zu finden, verfügen in der
Regel über einen Netzwerkan-
schluss, sind aber nicht dediziert
einem bestimmten Windows-
Arbeitsplatz zugeordnet. Mul-
tifunktionsgeräten fehlt meist
die Fähigkeit zur Barcodeerken-
nung. Sie sind daher in Verbin-
dung mit DMS-Systemen bisher kaum
im Einsatz.
Das ArchivPlus-Modul MFP
Mit dem neuen Software-Modul MFP
von Gräbert lassen sich verschiede-
ne Arbeitsweisen inklusive Barcode-
erkennung realisieren, die in vielen
Anwendungsfällen eine hilfreiche Er-
gänzung oder sogar Alternative zum
Scannen mit dedizierten Scannern
darstellen. Die auf den Dokumenten
enthaltenen Barcodes können zur
Stapeltrennung und Indexierung ver-
wendet werden. Sowohl Scannen mit
Abbildkontrolle als auch Stapelverar-
beitung ist möglich.
Durch die Einbindung von Multi-
funktionsgeräten und Netzwerkscan-
nern in den ArchivPlus Scan- und Ar-
chivierungsprozess können bestehen-
de zentrale Geräte genutzt werden. In
vielen Fällen sind keine zusätzlichen
Investitionen in Scan-Arbeitsplätze
mehr nötig. Sofern die Abbildqualität
der Multifunktionsgeräte ausreichend
ist, kann vollständig auf den Einsatz
der Kofax VRS-Software verzichtet wer-
den. Ohne VRS lässt sich das Archiv-
Plus Scan-Programm auch auf einem
Terminal-Server installieren und vielen
Anwendern über einen RDP-Client zur
Verfügung stellen.
Anwendungsbeispiel mobiles
Scannen
Beim mobilen Scannen sollen die Do-
kumente ortsunabhängig erfasst und
die damit verbundenen Prozesse di-
rekt ausgelöst werden. Ortsunabhängig
heißt, der Scan-Prozess ist nicht auf
das lokale Firmennetzwerk begrenzt,
sondern kann überall stattfin-
den. In der Regel kann hier von
kleineren Belegmengen ausge-
gangen werden, so dass eine
Geschwindigkeit wie an zentra-
len Scan-Arbeitsplätzen nicht
erforderlich ist. Scannen über
Smartphones mit spezialisier-
ten Scan-Apps ist dabei eine von
mehreren Möglichkeiten. Ebenso
möglich ist es, bereits vorhande-
ne externe Scan-Arbeitsplätze zu
verwenden, die lediglich über ei-
Abbildung des Workflows
Quelle: Gräbert
