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03/2016 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
Zertifizierungen wie ‚TR ResiScan‘ als
erste am Markt umzusetzen.“
Der Dokumentenprozess beginne
im Scanner, erklärt Schnittker. Hier
bearbeitet implementierte Software das
Image, reinigt es und rückt es gerade.
Im nächsten Schritt sichtet ein Bearbei-
ter das Dokument und schickt es nach
Prüfung und eventueller Korrektur wei-
ter. Der Erkennungsserver ist das dritte
Modul des Scanprozesses. Hier erkennt
Software wie „Kofax Transformation
Modules (KTM)“ nicht nur die Schrift
und Position eines bestimmten Begriffs
– etwa einer Versicherungsnummer
–, sondern auch die Bedeutung der
Buchstaben und Zahlen. Und das ganz
gleich, wo das Wort oder die Nummer
auf dem Dokument steht; ob es per
Hand oder Maschine auf das Dokument
geschrieben ist.
„Bei Herstellern wie DocuWare
beschleunigt die sogenannte ‚Freifor-
merkennung‘ den Prozess um etwa 10
Sekunden pro erkanntem Feld“, erklärt
Schnittker. „Gerade im Gesundheitswe-
sen ist das automatische Auslesen von
Belegen und Rechnungen nach Positi-
onen ein kritischer Erfolgsfaktor. Die
Frage ‚Was wird angeboten und abge-
rechnet‘ kann so vollautomatisch ent-
schieden werden.“
Ausschlaggebend sei aber, dass die
Dokumenten-Management-Systeme
die so erkannten Informationen als
Metadaten für die Indizierung der Do-
kumente nutzen. „Unsere Experten
stellen sicher, dass an dieser Stelle kei-
ne Fehler passieren. Nur so kann das
gesamte System zuverlässig arbeiten.“
Der nächste Schritt im Prozess ist
dann der Validierungsarbeitsplatz.
Hier vergleichen Mitarbeiter bei Un-
klarheiten die erkannten Metadaten
mit den Dokumenten. Falls nötig, korri-
gieren sie die Metadaten und geben die
Dokumente frei.
Laut Alos Solution Vertriebsleiter
Schnittker müssen bei Recognition-
Systemen des Herstellers DocuWare
in rund 85 Prozent der Fälle keiner-
lei Korrekturen an den vorgeschla-
genen Indexbegriffen vorgenommen
werden. „In Einzelfällen erreicht der
DocuWare-Service sogar Werte über 92
Prozent“, so Schnittker. Und nicht nur
die Qualität der Indexvorschläge sei
beeindruckend, sondern auch die Bear-
beitungszeit pro Dokument: „Die liegt
in rund 93 Prozent aller Fälle unter 1,5
Sekunden.“
Verglichen mit älteren Lösungen
sei die neue Qualität, dass die manuel-
le Eingabe entfällt und die Indexdaten
immer konsistent sind, so Schnittker
weiter. „Mit dem aktuellen DocuWare
Web Client und einer Importkonfigu-
ration lassen sich die Dokumente indi-
zieren. Hierfür scannen die Mitarbeiter
zunächst den gesamten Posteingang
und importieren anschließend alle Do-
kumente in das System. Damit erhalten
sie die Möglichkeit, alle Prozesse inner-
halb ihrer Dokumentenablage zu auto-
matisieren.“
Dabei sei die Indexierung und Tren-
nung von Dokumenten per Text- und
Barcodeerkennung eine Option. „Der
Vorteil ist, dass die Importkonfigurati-
on dafür das gängige PDF-Format ver-
wendet – und nicht wie bei den meis-
ten Herstellern TIFF-Dateien“, erklärt
Schnittker.
Die Importkonfiguration legt die
Dokumente direkt in ein Archiv. Hier
liegen die Dokumente dann für weitere
Prozess-Schritte bereit.
Ina Schmidt
ó
„GoBD“ – neue Grundsätze zur ordnungsmäßigen
Führung von Archiven
Seit dem 1. Januar 2015 gelten die vom Bundesfinanzministerium am 14. No-
vember 2014 in elektronischer Form publizierten „Grundsätze zur ordnungs-
mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter-
lagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz „GoBD“.
Das Finanzministerium hat die Regelungen zur Aufbewahrung von handels-
rechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektroni-
scher Form geändert. In den Unternehmen sollten die Verantwortlichen sich
um mögliche Auswirkungen der geänderten Vorschriften auf das eigene Un-
ternehmen kümmern – insbesondere dann, wenn sie eingehende Rechnungen
elektronisch bearbeiten.
Bei Fragen zu manuellen Prozessen oder softwaregestützten Rechnungs-
Workflows beraten die Experten von Alos Solution. Den Beratern liegt daran,
die Geschäftsprozesse der Anwender zu optimieren und gesetzeskonform zu
gestalten. Sie erarbeiten gemeinsam mit den Verantwortlichen und in Ab-
stimmung mit dem beauftragten Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer einen
Maßnahmenkatalog und helfen bei der Erstellung der geforderten Verfahrens-
dokumentation.
Der Mehrwert der automatischen Indexierung in Zahlen
Alos Solution arbeitet stetig daran, die Zahl erkannter Dokumente zu erhöhen
und damit den Mehrwert für die Kunden zu steigern:
Ein Kunde verwaltet mit DocuWare bisher etwa 70.000 Dokumente pro Jahr. Er
verwendet fünf Indexfelder im Ablagedialog. Das entspricht einer Gesamtzahl
von rund 350.000 Feldern. Für Intelligent Indexing zahlt er monatlich 95 Euro.
Ergebnis – Qualität: Dieser Kunde erreicht mit Intelligent Indexing eine Kor-
rektheit von 87 Prozent. Die Anzahl der von „Intelligent Indexing“ erkannten
Indexfelder entspricht also 304.500.
Ergebnis – Zeit: Experten rechnen mit etwa zehn Sekunden Zeitersparnis pro
korrekt erkanntem Feld. Das ergibt nach 12 Monaten Nutzungszeit etwa 725
gesparte Arbeitsstunden – Zeit, die die Mitarbeiter nun für wichtigere Aufga-
ben einsetzen können.
