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MARKTÜBERSICHT
DMS + ECM
MIDRANGE
MAGAZIN · 03/2016
Vom Papier direkt ins elektronische Archiv
Automatisierung des
Posteingangs
Eingehende Dokumente automatisiert indizieren und archivieren ist heute problemlos
möglich. Dieser Beitrag zeigt die vier Schritte, mit denen ein Unternehmen hocheffizient
arbeiten kann und gleichzeitig wertvolle Ressourcen spart.
D
ie elektronische und automatisier-
te Dokumentenbearbeitung und
-archivierung gilt als entscheidender
Schritt bei der Digitalisierung der Wirt-
schaft. Für die interne Organisation der
Unternehmen ist diese Automatisie-
rung ein sofortiger Gewinn – denn der
ROI stellt sich durchschnittlich nach
bereits eineinhalb Jahren ein. Darüber
hinaus ist eine grundlegende Installati-
on, die zunächst vielleicht nur die wich-
tigsten Prozess-Schritte abbildet, ein
Fundament, auf dem die Verantwortli-
chen pragmatisch und kostengünstig
neue Lösungen aufbauen, skalieren
und über das gesamte Unternehmen
ausrollen können.
Diese Lösungen bieten den Anwen-
dern eine sofortige Beschleunigung
der Prozesse – und damit einen direk-
ten strategischen Wettbewerbsvorteil.
Zudem erfüllen Sie gesetzliche Vorga-
ben, die die Unternehmen im Zuge der
fortschreitenden Digitalisierung der
Wirtschaft umsetzen müssen. Denn
die digitale Rechnungs- und Informati-
onsbearbeitung nach dem „ZUGFeRD“-
Standard wird künftig eine Vorausset-
zung sein, um öffentlichen Auftragge-
bern Projekte anzubieten.
Doch für die Prozessmanager gibt
es diese Lösungen nicht in der Packung
zu kaufen. Je nach individuellen Anfor-
derungen und Vorstellungen bestehen
die Lösungen aus einer Auswahl zahl-
reicher Komponenten: Scanner bilden
das Frontend, elektronische Archive
stehen im Backend. Dazwischen läuft
die Capture-Software. Deren Aufgabe
ist es, den Inhalt von Dokumenten in
Höchstgeschwindigkeit zu erkennen,
auszulesen und die Informationen mit
Datenbanken abzugleichen. Dort sind
dann alle relevanten Informationen für
die nachfolgenden Systeme – wie bei-
spielsweise die ERP-Installation – ver-
fügbar. Am Ende des Prozesses liegen
alle Dokumente sicher, sortiert und
geprüft in den elektronischen Archiven
des Unternehmens.
Alos Solution ist ein deutscher IT-
Dienstleister mit Sitz in Köln, dessen
Beraterteam den gesamten Prozess vom
Eingang bis in das elektronische Archiv
aufbauen kann. Dabei basieren die Lö-
sungen immer auf den bestmöglichen
Komponenten und den für das jeweilige
Unternehmen optimalen Prozessen.
„Wir passen die Lösungen exakt
den Anforderungen unserer Kunden
an. Das ist die Stärke von Alos Solu-
tion und dafür sind wir im Markt be-
kannt. Unsere Expertenteams schnei-
den die Lösungen passgenau auf die
individuellen Anforderungen zu. Wir
unterstützen ‚TR ResiScan‘ oder auch
elektronische Rechnungen nach dem
‚ZUGFeRD‘-Standard‘“, führt Friedhelm
Schnittker aus, Vertriebsleiter Alos So-
lution. „Und der Erfolg gibt uns Recht.
Wir sind zudem bestens vorbereitet,
auch zukünftig alle gesetzlichen Vorga-
ben abzubilden. Damit geben wir unse-
ren Kunden die Möglichkeit, wichtige
Einem Großteil der Unternehmen scheint nicht bewusst zu sein, dass sie elektronisch einge-
hende Rechnungen nicht als Papier, sondern elektronisch archivieren müssen.
Quelle: ibi research 2015
