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03/2016 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
ne „Scan-to-E‑Mail“-Funktion verfügen.
Derartige Scanner sind in Home-Offices
bereits oft vorhanden.
An externen Scan-Arbeitsplätzen
ist es meist einfacher, die für nachgela-
gerte Prozesse wie Barcodeerkennung
oder OCR unerlässliche Abbildqualität
zu erzielen als mit Smartphones. Selbst
einfache Scan-Arbeitsplätze können in
der Regel diese Abbildqualität errei-
chen. In Verbindung mit der bewährten
ArchivPlus-Connectoren-Technologie
ist es sogar möglich, den gesamten
Scan-Prozess inklusive Barcodeerken-
nung und Verschlagwortung über ex-
terne Geräte anzustoßen. Somit können
Rechnungen, Spesenbelege, Reisekos-
Anwenderbericht Carl Wilhelm Brammer – Dokumentenmanagement im Autohaus
Bei dem renommierten Hamburger Autohaus Carl Wilhelm
Brammer GmbH & Co. KG, das auf eine über 60-jährige Fir-
mengeschichte zurückblickt, wird ArchivPlus in allen Bereichen
eingesetzt. Hierzu zählen der Kundendienst, der Verkauf, die
Verwaltung und die Geschäftsführung. Es werden alle Doku-
mente, die im Tagesgeschäft relevant sind, archiviert, so zum
Beispiel Werkstattaufträge (komplett mit allen Dokumenten),
Verkaufsakten, Eingangsrechnungen, Teilerechnungen und
Lohnjournale.
Insgesamt ergibt sich ein Dokumentvolumen von über 270.000
Seiten pro Jahr. Einen wesentlichen Anteil haben Werkstattauf-
träge (ca. 200.000 Seiten oder 400 Ordner pro Jahr), Eingangs-
rechnungen inklusive Lieferscheine (ca. 30.000 Seiten oder 60
Ordner pro Jahr) und Ausgangsrechnungen (ca. 30.000 Seiten
oder 60 Ordner pro Jahr).
Im Juli 2008 wurde die erste Stufe des Projekts eingeführt, in
der die durch die Anwendungen CARE (Dealer Management
System), DKS (Buchhaltung) und Loga/400 (Lohnabrechnung)
elektronisch erzeugten Belege im Mittelpunkt standen.
In einer zweiten Stufe im Juli 2010 wurde die Anwendung von
ArchivPlus auf Papierbelege erweitert, wie zum Beispiel kom-
plette Werkstattakten und Eingangsrechnungen. Die Scan-
Prozesse wurden bereits in diesem Stadium durch Einsatz von
Barcodes stark automatisiert (spätes Scannen).
Im Juni 2012 wurde dann in einer dritten Stufe die Eingangs-
rechnungsverarbeitung durch Einsatz von elektronischem
Workflow weiter automatisiert.
Nach Angaben des Leiters Rechnungswesen, Josef Bilski, der die
Systemauswahl und Einführung gesteuert hat, wurde durch den
Einsatz von ArchivPlus alleine der Platzbedarf für die Lagerung
von Akten und Papier um nahezu 100 Prozent reduziert. Ebenso
drastisch reduziert hat sich der mit Papierakten immer wieder
verbundene Suchaufwand. Durch die Einsparung bei Papier, La-
gerplatz und durch die Vereinfachung der Suchprozesse wurden
laut Josef Bilski enorme Kosteneinsparungen und Vereinfachun-
gen erzielt. Eine manuelle Abwicklung auf der Basis von Papier-
dokumenten ist für das Unternehmen Brammer heute nicht mehr
vorstellbar und wäre auch wirtschaftlich nicht mehr zu vertreten.
tenabrechnungen oder sonstige Doku-
mente dezentral und ortsunabhängig
erfasst werden.
ArchivPlus und mobile Prozesse
Immer mehr Anwender erkennen die
Möglichkeiten der Automatisierung
ihrer dokumentbezogenen Prozesse
durch mobile Techniken. Ein Bereich
ist die oben beschriebene Anwendung
mobiles Scannen (mobile Capture). Ein
weiterer Bereich mit ganz eigenen An-
wendungsfeldern ist der mobile Work-
flow. Die elektronische Bearbeitung
und Weiterleitung von Dokumenten
– also ohne manuellen Aktentransport
– wird schon von vielen Anwendern ge-
nutzt, die hierdurch ihre Bearbeitungs-
und Durchlaufzeiten deutlich verkür-
zen. Die jeweiligen Anmerkungen zum
Dokument werden im Dialog am Bild-
schirm eingegeben und als Versionen
gespeichert, so dass ein Zurückverfol-
gen der einzelnen Bearbeitungsschritte
jederzeit möglich ist. Es wird automa-
tisch die aktuellste Version angezeigt.
Dabei kann ein Arbeitsvorgang an be-
liebig viele Abteilungen nacheinander
versendet werden.
Elektronischer Workflow
ArchivPlus bietet darüber hinaus auch
die Möglichkeit, den Workflow offline
mobil per E‑Mail durchzuführen. So-
mit können Mitarbeiter und Entschei-
dungsträger, die viel unterwegs sind,
ihre Workflow-Dokumente prüfen und
per Mail freigeben.
Beim Eingang einer Aufgabe in den
Aufgabenkorb erhält der Mitarbeiter
automatisch eine E‑Mail mit dem Doku-
ment als Anhang. Der Mitarbeiter kann
durch Weiterleiten in Verbindung mit
speziellen Links in der Mail die Aufga-
be bearbeiten (prüfen, freigeben etc.),
ohne dass er eine Online-Verbindung
benötigt.
Hans-Jürgen Böhm
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Dokumentenmanagement bleibt eine Domäne der IBM i
