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MARKTÜBERSICHT
DMS + ECM
MIDRANGE
MAGAZIN · 03/2016
Arbeiten im Büro der Zukunft
Wissen für alle
Die digitale Transformation umfasst inzwischen alle Lebensbereiche des modernen
Menschen. Für das Büro 2025 bedeutet dies: neue Arbeitskonzepte und veränderte Qualifi
kationen der Mitarbeiter. Sie werden zu ‚Smart Workern‘, die das Wissen des Einzelnen und
das vorhandene Kollektivwissen für alle Beteiligten im Unternehmen nutzbar machen.
Hilfreich werden ihnen dabei gegenwärtige und zukünftige IT-Lösungen sein.
I
ntelligente Soft- und Hardware, die
miteinander kommuniziert und so
die Mitarbeiter während der gesamten
Arbeitsabläufe unterstützt – was nach
ferner Zukunftsvision klingt, ist in der
Industrie bereits Realität. Aber auch in
Büros werden schon bald IT-Lösungen
zum Einsatz kommen, die den Eingang
eines Dokuments erkennen, den Sta-
tus verknüpfter Aufgaben prüfen und
vollautomatisch die nächsten Bearbei-
tungsphasen einleiten, bis der Prozess
abgeschlossen ist. Die agierenden Sys-
teme befinden sich im stetigen Dialog
miteinander und informieren zuständi-
ge Mitarbeiter über jeden erfolgten und
noch ausstehenden Arbeitsschritt.
Mit
Enterprise-Content-Manage-
ment- (ECM) und Enterprise-Informati-
on-Management-Systemen (EIM) bieten
IT-Dienstleister bereits entsprechend
vielschichtige technologische Möglich-
keiten an. Deren Vorzüge werden von
vielen Unternehmen allerdings noch
nicht ganzheitlich erfasst. Beispielswei-
se nutzt laut einer Studie des Digital-
verbands Bitkom zwar jeder dritte Mit-
telständler ein ECM, bislang jedoch nur
für die Dokumentenverwaltung und
-archivierung. Auf diese Weise geht je-
doch ein wesentlicher Ansatz des Sys-
tems verloren. Ein ECM dient vor allem
dazu, interne Workflows zu optimieren
und Arbeitsabläufe grundsätzlich zu
erleichtern. Folglich wird auch das un-
ternehmenseigene Informationspoten-
zial besser ausgeschöpft.
Es gilt, das in Ablagefächern,
E‑Mail-Posteingängen und den Köpfen
der Mitarbeiter enthaltene Wissen zu-
sammenzufügen. Branchenspezifische
wie -übergreifende Softwarelösungen
helfen den Nutzern, möglichst einfach
und schnell aus der Fülle an mitarbei-
ter- und projektbezogenen Dokumen-
ten die benötigten Informationen zu
erhalten. Sie bündeln die Anwendungs-
flut und damit auch die Vielzahl von
Informationsquellen. In Zukunft wird
dies noch viel stärker der Fall sein, um
eine optimale Arbeit mit Dokumenten
leisten zu können. Beispielsweise wer-
den ECM-Lösungen keine ‚statischen‘,
unflexiblen Systeme mehr sein, die auf
einem firmeneigenen Server installiert
sind. Stattdessen nimmt die Nutzung
von Lösungen via Cloud-Computing
zu. Ein Trend, dem gegenwärtig bereits
viele Unternehmen folgen – aber noch
lange nicht die Mehrheit.
Dabei ist der Mehrwert eindeutig:
Bei dem ganzheitlichen Informati-
onsmanagement der Zukunft müssen
Benutzer für sie relevante Angaben
nicht mehr in vielen verschiedenen
Systemen suchen, sondern können sie
über ein Interface aus allen vorhande-
nen Quellen ‚abgreifen‘. Es wird ein
Ordnungssystem geschaffen, in dem
Mitarbeiter die Dokumente – und das
Wissen – ihrer Kollegen auch noch Jah-
re später einfach wiederfinden und nut-
zen können. Bei der Umsetzung eines
derart effizienten Managementsystems
sind Mobility und Usability wichtige
Kriterien.
Mobiles Arbeiten – immer und
überall
Nach der Devise ‚Bring Your Own De-
vices‘ werden Laptops, Smartphones
und Tablets zunehmend über den pri-
vaten Gebrauch hinaus genutzt. Auf
beruflicher Ebene bringt diese Mobi-
lität eine praktische Vernetzung bei
gleichzeitiger Unabhängigkeit des Ein-
zelnen mit sich. Zukunftsorientiertes
Arbeiten ist eine Frage der Einstellung,
nicht des Ortes: Tätigkeiten sind im-
mer seltener lokal fixiert; sie verteilen
sich auf verschiedene Orte und Zeiten
und verlagern sich eventuell sogar di-
rekt hin zum Kunden, Partner oder
Lieferanten. Somit stößt das klassische
9-bis-17-Uhr-Arbeitsmodell genauso an
seine Grenzen wie die traditionelle Bü-
roarchitektur. Stattdessen können Do-
kumente über die Cloud jederzeit und
von überall abgerufen, bearbeitet und
weitergeleitet werden.
Werden stationäre PC-Systeme
durch private Endgeräte ersetzt, ist es
wichtig, diese sinnvoll in die IT des
Unternehmens zu integrieren. Schließ-
lich muss stets gewährleistet sein, dass
Informationen an einem zentralen Ort
gesichert sind. Eine Möglichkeit bieten
Apps: Eine Umfrage des Bitkom ergab
2012 bereits, dass jeder Smartphone-
Besitzer durchschnittlich 23 Apps ins-
talliert hat – Tendenz steigend. Es gibt
