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10/2017 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
Sicherer Zugriff auf Unternehmensdaten von unterwegs
Mobiles DMS
Immer mehr Beschäftige legen Wert auf einen Digital Workplace, an dem ihnen digitale
Prozesse flexibel und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Mobiles Arbeiten liegt dabei hoch im
Kurs: Per Laptop, Smartphone und Tablet unkompliziert auf Dokumente und Informationen
zugreifen zu können, wird immer wichtiger. Laut Statistischem Bundesamt greifen Mitarbei-
ter dabei außer auf E-Mails vor allem auch auf Firmendokumente zu.
„A
us diesem Grund muss auch ein
modernes Dokumenten-Manage-
ment-System (DMS) mobil sein. Ver-
träge, Angebote oder Projektunterlagen
immer dabei zu haben, ist ja vor allem
dann sinnvoll, wenn der Kundendienst
oder Vertrieb die Vorgeschichte zum
Kunden oder zu dessen Anliegen ken-
nen sollte. Auf der anderen Seite wer-
den auch viele Unterlagen, Notizen
oder Skizzen unterwegs erstellt – ich
denke hier beispielsweise an Vermie-
ter, die bei der Übergabe einer Miet-
wohnung häufig Protokolle mit seiten-
langer Mängelauflistung erstellen oder
Bauleiter, die auf der Baustelle die Bau-
fortschrittskontrolle
dokumentieren
müssen“, verdeutlicht Harald Krekeler,
Entwickler der Dokumenten-Manage-
mentsoftware „Office Manager“.
Office Manager ist eine Client-Ser-
ver-Software für die Verwaltung und
Archivierung von digitalen Dokumen-
ten und auch als App für Android und
iOS verfügbar. Anwender der Software
erhalten mit der mobilen Version Zu-
griff auf das Dokumenten-Manage-
ment-System ihres Unternehmens. So
können sie unterwegs Dokumente aus
dem Office Manager-Archiv ansehen
und herunterladen. E-Mails samt An-
hängen, wie Verträgen und Rechnun-
gen oder auch Notizen, Bildern und
Zeichnungen, lassen sich im DMS per
Drag & Drop einem Geschäftsfall zuord-
nen und mit diesem archivieren. Dank
mobiler App sind sie auch unterwegs
stets dabei. Bequem über das Smart-
phone greifen Anwender per Volltext-
suche auf ihr elektronisches Dokumen-
tenarchiv zu, öffnen Dokumente per
Fingertipp und können ihnen Aufgaben
zur späteren Erledigung am Arbeits-
platz hinzufügen. Dabei ermöglicht die
Lösung die revisionssichere Archivie-
rung aller Dokumente entsprechend
den Grundsätzen zur ordnungsgemä-
ßen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterla-
gen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff.
„Wenn Papier mit wenig Aufwand
in ein digitales Format umgewandelt
werden kann, ist die mobile Verfügbar-
keit dieser digitalen Unterlagen eine
logische Konsequenz. Und wenn rele-
vante Geschäftsunterlagen in kürzester
Zeit verfügbar sind, laufen Geschäfts-
prozesse schneller und reibungsloser
ab“, betont Harald Krekeler. Entschei-
denden Mehrwert bringt dabei nicht
nur die verbesserte Auskunftsfähigkeit
gegenüber Kunden und Lieferanten
dank des orts- und zeitunabhängigen
Dokumentenzugriffs. Anwender der Of-
fice Manager App können darüber hin-
aus vor Ort Informationen abrufen und
diese umgehend per E-Mail Kunden,
Sachbearbeitern oder andere Kollegen
zur Verfügung stellen.
Û
Office Manager: Manuelle Dokumententrennung beim Stapelscan
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