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10/2017 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
Trends im Bereich Dokumentenmanagement
Alle Zeichen stehen
auf Modernisierung
Viele Unternehmen sind unsicher, ob und wie sie das Thema der zunehmenden Digitalisie-
rung angehen sollen. Nach den Erfahrungen der eks informatik gmbh lohnt sich als ein erster
Schritt in diese Richtung ein Blick auf die dokumentenbasierten Prozesse. Denn gerade
hier schlummern oft ungeahnte Rationalisierungspotenziale. Schnelle Erfolge lassen sich
beispielsweise über automatisierte Workflows für die Eingangsrechnungsbearbeitung, wirt-
schaftlichere Scan-Lösungen sowie modernere DMS-Clients mit mehr Funktionalitäten und
höherem Bedienkomfort erzielen.
„D
ie digitale Transformation im
Unternehmen muss nicht mit ei-
nem ‚Big-Bang’-Projekt beginnen,“
bekräftigt Kurt Krinner, Mitglied der
Geschäftsführung der eks informatik
gmbh, und ergänzt: „Denn oft sorgen
gerade die eigentlich trivialen Abläufe
im Umgang mit Dokumenten im Tages-
geschäft für Verzögerungen und unnö-
tige Medienbrüche.“ Wichtig dabei ist,
sich nicht zu verzetteln und das Haupt-
ziel nicht aus den Augen zu verlieren:
Alle relevanten Daten, Dokumente,
Funktionen und Prozesse müssen
den zuständigen Mitarbeitern künftig
schneller und einfacher zur Verfügung
stehen. Aus seiner Sicht prädestiniert
für eine Modernisierung sind moderne-
re Clients für den Zugriff auf das Doku-
menten-Management-System sowie die
Eingangsrechnungsbearbeitung. Da-
durch lassen sich sämtliche papierba-
sierten Abläufe, wie die Verteilung an
die zuständigen Sachbearbeiter, sämt-
liche Freigabe- und Genehmigungs-
prozesse sowie die finale fachgerechte
Archivierung, durchgängig und trans-
parent digital abbilden.
Seit Jahresanfang haben sich rund
30 Unternehmen für eine Moderni-
sierung ihres Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) Comarch ECM iS
(vormals InfoStore) mit Lösungen der
eks informatik gmbh entschieden –
mehr als die Hälfte davon Neukunden.
Mit insgesamt 470 Installationen am
stärksten nachgefragt wurde der LDOX.
Client für den direkten Zugriff auf die
Inhalte im Dokumentenarchiv. Die mo-
derne Lösung auf Basis .NET kommt
unter anderem bei der STABILA Mess-
geräte Gustav Ullrich GmbH und der
Flex-Elektrowerkzeuge GmbH zum Ein-
satz – Spitzenreiter ist eine Installati-
on mit 200 Lizenzen. Ergänzend dazu
wurden zahlreiche weitere Projekte zur
Einführung automatisierter Workflows
speziell im Bereich der Eingangsrech-
nungsbearbeitung sowie für wirtschaft-
lichere Scan-Lösungen beauftragt. Kurt
Krinner dazu: „Immer mehr Unterneh-
men erkennen die Vorteile, die sich aus
einer Modernisierung ihres Dokumen-
ten-Management-Systems ergeben: Bei-
spielsweise verbessert ein zeitgemäßer
Client in Verbindung mit automatisier-
ten Workflows die interne und externe
Kommunikation deutlich. Über aktuel-
le Scan- und Workflow-Lösungen lassen
sich darüber hinaus bewährte Archiv-
Systeme wie Comarch ECM iS problem-
los mit modernen IT-Infrastrukturen
verbinden – stationär und mobil sowie
unter Windows und Apple iOS.“
Die Mehrzahl der Bestands- und
Neukunden führt neben aktuellen DMS-
Clients von eks weitere Lösungen wie
LDOX.Route und LDOX.Scan ein. Die
Scan-Schnittstelle wurde beispielsweise
von Grund auf neu speziell für die Kom-
munikation mit Comarch ECM iS ent-
wickelt. Ihr wirtschaftliches Alleinstel-
lungsmerkmal: Sie benötigt zum Betrieb
keine proprietäre Scan-Software, son-
dern kommuniziert über die standard-
mäßig in Microsoft Windows vorhande-
nen TWAIN-Treiber. Dadurch kann jeder
handelsübliche Scanner mit LDOX.Scan
verwendet werden. Mit LDOX.Route las-
sen sich schließlich durchgängige Ab-
läufe sicherstellen.
Thomas Seibold
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Das Produkt Living Documents, kurz LDOX
genannt, steht für die durchgängige und
nachhaltige Verarbeitung von Dokumenten –
vom Eingang im Unternehmen bis hin zur
revisionssicheren Aufbewahrung und bei Mi-
grationen. LDOX ist eine gesamtheitliche An-
wendung, die ausgewählte Standardprodukte
zu einer effizienten und prozesssicheren
Gesamtlösung formt. Diese bildet sämtliche
Teilaspekte, wie Workflow, Cold, WORM-Ap-
pliance, Aktenverwaltung, Domino-Archivie-
rung, DMS-Migration, Vertragsverwaltung,
GDPdU u. v. m., ab.
ZUM PRODUKT
