MIDRANGE 10/2017 - page 42

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MARKTÜBERSICHT OUTPUTMANAGEMENT/ARCHIVIERUNG
MIDRANGE MAGAZIN · 10/2017
2B Consulting GmbH
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GOERING GmbH
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Kendox AG
www.kendox.com
ROHA Software Support GmbH
www.roha.at
Toolmaker Advanced Efficiency GmbH
www.toolmaker.de
Outputmanagement
befine solutions AG
www.befine-solutions.com
Comarch AG
www.comarch.de
GOERING GmbH
www.goering.de
GSE Gräbert
www.graebert-gse.de
ITPrint Solutions GmbH
www.itprint.ch
Meinikat Informationssysteme GmbH
www.meinikat.de
msgi
www.msgi.de
NewServ AG
www.newserv.ch
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umfassende Details zu den Lösungen.
Immer mehr elektronische Prozesse
E‑Mail-Archivierung
auf IBM i
E‑Mail ist mit 98 Prozent das dominierende Kommunikations-
medium für Geschäftsdokumente. Aber auch im privaten Be-
reich ist die steigende Bedeutung von E‑Mail unübersehbar.
Laut BITKOM versenden fast vier von fünf Bundesbürgern
(78 Prozent) E‑Mails.
So bevorzugt inzwischen zum Bei‑
spiel bereits über ein Drittel der
Unternehmen auch den Empfang von
elektronischen Eingangsrechnungen
per E‑Mail (mit PDF-Anhang).
Isolierte E‑Mail-Archivierungssys‑
teme der ersten Generation, für deren
Einführung lediglich die Einhaltung
von gesetzlichen Vorschriften oder die
Entlastung der betrieblichen E‑Mail-
Server im Vordergrund stand, werden
dabei allerdings den aktuellen Anforde‑
rungen in der Regel nicht mehr gerecht.
In der Verwaltungsanweisung
GoBD des Bundesfinanzministeriums,
die seit 1. Januar 2015 in Kraft ist und
ihren Vorgänger GDPdU abgelöst hat,
ist geregelt, dass alle steuerlich rele‑
vanten Dokumente, die per E‑Mail ins
Haus kommen oder per E‑Mail das
Haus verlassen, revisionssicher elekt‑
ronisch zu archivieren sind. Revisions‑
sicher bedeutet auch, dass die E‑Mails
im Sachzusammenhang mit anderen
den Geschäftsvorgang betreffenden Do‑
kumenten datenbankgestützt recher‑
chierbar sein müssen. E‑Mail-Systeme,
die E‑Mails nur auf ein separates Spei‑
chermedium auslagern oder bei denen
nur nach Absender, Betreff oder Datum
recherchiert werden kann, reichen bei
Weitem nicht mehr aus.
Kernstück für die Verarbeitung
und Archivierung von ein- und ausge‑
henden E‑Mails bei ArchivPlus ist der
ArchivPlus Mail Connector. Er kann
elektronische Nachrichten aus unter‑
schiedlichsten E‑Mail-Systemen, wie
beispielsweise Outlook/Exchange, No‑
tes/Domino, eComPlus oder anderen
POP-basierten E‑Mail-Systemen, verar‑
beiten und archivieren. Bei Einsatz von
eComPlus können sogar ein- und aus‑
gehende Faxe automatisch archiviert
werden.
Ein in der Praxis relevantes The‑
ma bei der E‑Mail-Archivierung sind
auch Funktionen, die eine Unterschei‑
dung darüber, welche E‑Mail steuer‑
relevant ist und welche nicht, auto‑
matisch durchführen oder wenigstens
unterstützen. Bei ArchivPlus stehen
hier programmierbare Filterregeln zu
Verfügung, die weit über die in den
E‑Mail-Systemen enthaltenen Regeln
hinausgehen und sehr feine Entschei‑
dungen darüber möglich machen, wel‑
che E‑Mails archiviert werden oder wel‑
che Bearbeitungsschritte folgen sollen.
So ist es zum Beispiel auch möglich, die
Art der Archivierung vom E‑Mail-Text
abhängig zu machen und dies sogar
durch kundenspezifische Programme
individuell zu steuern. Zudem kann
die Archivierung oder Weiterverarbei‑
tung auch in Abhängigkeit von den
anwenderspezifischen Daten aus den
vorhandenen Softwarepaketen für Wa‑