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OUTPUTMANAGEMENT/ARCHIVIERUNG
MIDRANGE
MAGAZIN · 10/2017
Anbieterübersicht
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Über unsere Online-Datenbank
finden Sie alle Kontaktdaten zu den Unter
nehmen. Die Produktübersicht enthält
umfassende Details zu den Lösungen.
Dokumente wie etwa Besuchs-
berichte oder weitere kunden-
spezifische Belege und Auswertungen.
Alle Dokumentformate, wie zum Bei-
spiel PDF, Word oder IBM i Spool, kön-
nen automatisch archiviert und verar-
beitet werden. Insgesamt ergibt sich so
ein Dokumentvolumen von ca. 100.000
Seiten pro Jahr.
Das Gräbert DMS/ECM-System
ArchivPlus wird heute in allen Berei-
chen eingesetzt. Hierzu zählen unter
anderen der Einkauf, der Vertrieb, die
Arbeitsvorbereitung und die Qualitäts-
sicherung. Besonders hervorzuheben
ist, dass weit mehr als die Hälfte der
Dokumente und Belege über E‑Mail
ausgetauscht werden (ca. 200 E‑Mails
pro Tag). Für Pro Car war es von zen-
traler Bedeutung, dass die rechtlichen
Vorgaben für E‑Mail-Archivierung er-
füllt werden und dass alle Mitarbeiter
auf alle geschäftsrelevanten E‑Mails
unabhängig vom Empfängerpostfach
zentral zugreifen können.
Sachzusammenhang
entscheidet
Sobald ein Dokument per E‑Mail ins
Haus kommt oder das Haus per E‑Mail
verlässt, soll es im Sinne einer Kunden-
oder Vorgangsakte im Sachzusammen-
hang mit allen anderen Dokumenten
im DMS-System recherchierbar sein
und so allen berechtigten Mitarbeitern
zur Verfügung stehen. Dies wird durch
das nahtlose Zusammenspiel von Grä-
bert System ArchivPlus (DMS) und
eComPlus (E‑Mail) erreicht. Die Ak-
zeptanzprobleme, die bei dem vorher
eingesetzten E‑Mail-System vorhanden
waren, gehören seit der Einführung
von eComPlus der Vergangenheit an.
Für die Akzeptanz von großem Vorteil
ist hierbei auch, dass die Anwender mit
ihrem gewohnten E‑Mail-Client, wie
zum Beispiel Outlook, auf die E‑Mails
in ArchivPlus zugreifen können. Ergän-
zend zu der starken E‑Mail-Nutzung
wurden von Pro Car auf der Ba-
sis von ArchivPlus auch
Scan-Abläufe realisiert, durch die ein
Scanvolumen von ca. 10–20 Eingangs-
belegen pro Tag an vorhandenen Multi-
funktionsgeräten effizient und kosten-
günstig abgewickelt werden kann.
Durch die eingesetzten Gräbert Ar-
chivPlus- und eComPlus-Module kann
Pro Car alle relevanten Belege und
Dokumente elektronisch versenden,
empfangen und archivieren. Die reali-
sierten Verfahren werden bereits heute
an über 75 Prozent der vorhandenen
EDV-Arbeitsplätze genutzt.
Nach Angaben des IT-Leiters Herr
Friedhelm Hennemann sind die Ein-
sparungen durch das integrierte ECM/
DMS-System ArchivPlus enorm. Die
Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist
hoch. Alle arbeiten sehr motiviert mit
dem System. Eine manuelle Abwick-
lung auf der Basis von Papierdokumen-
ten ist heute nicht mehr vorstellbar.
Hans-Jürgen Böhm
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Dokumentenmanagement-
Systeme (Fortsetzung)
eks Informatik gmbh
GSE Gräbert
H&S Heilig und Schubert
Imixs Software Solutions GmbH
Industrial Application Software GmbH
Inspire Technologies GmbH
IQUADRAT AG
itacom GmbH
JobRouter AG
Kendox AG
LIB-IT DMS GmbH
Linstep Software GmbH
NEVARIS Bausoftware GmbH
SER Solutions Deutschland GmbH
Step Ahead AG
Synchron Gesellschaft f. betriebsw.
Toolmaker Advanced Efficiency GmbH
TQS EDV-Software GmbH
Voigt Software und Beratung AG
wupp.IT
ZS Computer Service GmbH
