47
10/2017 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
Im Interview: Sebastian Wegener, SER Solutions Deutschland
„Keine Gegensätze mehr,
nur noch ein Miteinander“
Zur elektronischen Archivierung gehört weit mehr als nur die revisionssichere, langfristige
Aufbewahrung von Informationen. Gefragt ist vielmehr ein unternehmensweiter Infor
mations-Pool für alle Dokumente und Daten, also ein Dokumentenmanagement-System
(DMS), wie Sebastian Wegener, ECM-Experte und Lösungsarchitekt bei der SER Solutions
Deutschland GmbH, im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlicht.
MM:
Wo ziehen Sie die Trennlinie zwi-
schen einem Output Management-
(OMS)- und einem Dokumentenmana-
gement-System (DMS)?
Wegener:
OMS hat sich als eine von vie-
len Nischen innerhalb des Dokumenten-
management-Marktes entwickelt. Was
früher legitim war, ist heute eher kont-
raproduktiv. Der Integrationsaufwand,
Medienbrüche und nichtdurchgängige
elektronische Geschäftsprozesse haben
das Meinungsbild geändert. Die klare
Trennlinie zwischen OMS und DMS ist
damit weggefallen und lässt sich – wenn
überhaupt – nur noch technisch darstel-
len. Output Management ist eben nur
ein Etappenziel auf dem Weg hin zum
großen Ziel: der digitalen Transformati-
on. Diese hat nur Platz für digitale Doku-
mente und Geschäftsprozesse.
MM:
Wie eng sind DM- und OM-Projek-
te verbunden?
Wegener:
So eng, dass es der Anwen-
der nicht merkt! Nehmen wir ein prak-
tisches Beispiel aus der Versicherungs-
branche. Die Versicherungsnehmer rei-
chen ihre Anträge über E‑Mail, Post und
Online-Portal ein. Das DMS sorgt dafür,
dass diese Dokumente an den richtigen
Bearbeiter weitergeleitet werden und in
jedem Schritt der Antragsbearbeitung
zur Verfügung stehen. Sobald der An-
trag bearbeitet wurde, muss jetzt eine
entsprechende Versicherungspolice so-
wie ein Anschreiben erstellt werden.
Das kann z. B. im OMS geschehen,
dem das angeschlossene DMS so-
wie Bestandsführungssysteme alle
dafür nötigen Informationen über-
mitteln. Nach der Weiterleitung an
den Output-Kanal wird die erstellte
Versicherungspolice wiederum der
elektronischen
Versichertenakte
im DMS zugeführt und dort archi-
viert. Zum einen bietet der Output
die Basis für die Archivierung im DMS
– zum anderen kann das DMS das OMS
ansteuern. Doxis4 bewerkstelligt aber
auch den AFP-Massendruck sowie PCL,
PostScript und Linemode aus der Batch-
Verarbeitung eines Mainframes.
MM:
Welchen Vorteil bietet ein DMS
im Gegensatz zur klassischen Output-
Archivierung?
Wegener:
Output Management darf
nicht mit Dokumentenmanagement
konkurrieren, sondern muss kooperie-
ren! Die Vorteile sind so vielfältig: Die
Prozessintegration eines OMS fällt bei
einem ECM oder DMS – gleich wie Sie
es nennen wollen – weg, weil sie bereits
Teil des ECM-Projekts ist. So werden
(Massen-)Dokumente beim ECM mit
Doxis4 von SER nicht nur automatisiert
archiviert, sondern gleich auch der rich-
tigen Akte und dem Register zugeordnet
und an den Empfänger versendet. Da-
bei spielt es keine Rolle, ob es sich um
ein Dokument, tausende oder mehrere
zehntausende handelt.
MM:
Beim Output Management handelt
es sich um eine klassische Massenda-
tenverarbeitung. Wie sollte ein Doku-
mentenmanagement-System mit den
Massendaten und den entsprechenden
Szenarien für das Reporten/Separie-
ren und Zusammenführen umgehen
können?
Wegener:
Ein DMS sollte zu allererst die
Performance mitbringen, um Massenda-
ten aufzunehmen und Druckdatenströ-
me aus vielen tausenden Seiten ent-
sprechend schnell zu verarbeiten. Damit
ist es aber nicht getan! Bei der Auswahl
eines passenden DMS sollten Unter-
nehmen auch auf Skalierbarkeit ach-
ten. Der Maschinenraum muss die Last
stemmen können. Deshalb bitte nicht
nur auf die Benutzeroberflächen achten,
sonst kann das neue System schnell zur
Falle werden.
rhh
ó
Sebastian Wegener,
ECM-Experte und
Lösungsarchitekt bei
der SER Solutions
Deutschland GmbH:
„Output Management
darf nicht mit Doku-
mentenmanagement
konkurrieren, sondern
muss kooperieren!“
Quelle: SER Solutions
Deutschland GmbH
