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01/2017 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
Software selbst und erledigen die Per-
sonalabrechnung.
Alternative 2: Hosting beim
Software-Anbieter
Sie hosten Ihre Payroll-Software im Re-
chenzentrum eines Software-Anbieters,
der die Software auf einem externen
AS/400-Server betreibt. Sie greifen
orts- und zeitunabhängig darauf zu.
Vorteil: Sie geben den Aufwand für den
AS/400-Betrieb und die Software-Pflege
ab. Aufwand: Sie erledigen wie gewohnt
die Abrechnung und das Meldewesen.
Alternative 3: Lohn-Outsourcing
Sie geben die gesamte Personalabrech-
nung an einen externen Experten ab.
Damit entfallen die Kosten rund um
Server, Software und Abrechnung, der
komplette Aufwand für die Lohnabrech-
nung wird auf ein Minimum reduziert,
und die zuständigen Mitarbeiter stehen
bei gesetzlichen Änderungen nicht
mehr unter direktem Fortbildungs-
zwang. Vorteil: Sie geben den Aufwand
für Personalabrechnung, Software-Pfle-
ge und AS/400-Betrieb ab. Aufwand:
Sie sammeln nur die monatlichen Än-
derungen, den Rest erledigt Ihr Out-
sourcing-Partner.
Die einen backen ihre Brötchen
selbst, die anderen gehen zum Bäcker.
Lohn-Outsourcing bedeutet nichts an-
deres als das Auslagern von Prozessen,
die intern nicht mehr geleistet werden
sollen, sei es
ó
aus Kostengründen,
ó
um die Effizienz zu steigern,
ó
um Zeit für andere Aufgaben freizu-
schaufeln,
ó
um den Aufwand für Fortbildungen
zu minimieren,
ó
um auch bei Personalausfällen eine
korrekte Payroll zu gewährleisten
oder
ó
um sich ausschließlich auf das Kern-
gebiet der Personalabteilung konzent-
rieren zu können.
Die Personalabrechnung setzen in
diesem Fall externe Spezialisten um.
Die Daten werden zugriffsgeschützt
gespeichert, können aber jederzeit
eingesehen und zum Beispiel für Aus-
wertungen verwendet werden. Die ei-
gene HR-Abteilung gibt nur noch die
Änderungen durch, und am Ende des
Monats erhalten die Mitarbeiter ihren
Verdienstnachweis. Alles dazwischen
wird vom Dienstleister erledigt.
Von AS/400 über Software
Hosting zu Lohn-Outsourcing
Die M. Schneider Gruppe ist Komplet-
tanbieter für die Planung, den Bau und
den Service von Elektro- und Telekom-
munikationsanlagen. Aktuell beschäf-
tigt der Betrieb rund 450 Mitarbeiter
(davon 115 Leiharbeiter) in Österreich,
Deutschland und Ungarn – Tendenz
steigend. „Wir expandieren derzeit
stark. Daher haben wir uns nach einer
Lösung umgesehen, um die Personal
abrechnung auszulagern und den Zeit-
aufwand dafür einzusparen“, erklärt
Thomas Kaiblinger, Leiter Rechnungs-
wesen bei M. Schneider.
Im Jahr 2012 entschied man sich
für das Auslagern der Abrechnungs-
Hardware. „Wir hatten einen IBM
AS/400-Server im Haus, der in die Jah-
re gekommen war und Investitionen
nötig gemacht hätte. Daher bot sich
das Hosting der Abrechnungslösung
im Rechenzentrum an. Der Umzug lief
problemlos, und wir konnten bereits
nach einem Tag den Testbetrieb auf-
nehmen und unsere Abrechnungen
wie gewohnt durchführen“, so Kaiblin-
ger. Der ausgewählte Experte – die Ent-
scheidung fiel auf Infoniqa – übernahm
nicht nur den physischen Betrieb der
Lohnanwendung, sondern auch sämt-
liche relevanten Services wie Wartung,
Sicherungen und Updates des Systems.
Die M. Schneider Gruppe wuchs
weiter und gründete den Telekom-Spe-
zialisten ms-CNS, der heute 250 Mitar-
beiter beschäftigt. „Mit diesem Schritt
steigerte sich auch der Aufwand für die
Personalverrechnung schlagartig. Aus
diesem Grund hatten wir akuten Be-
darf an einer externen Unterstützung“,
so der Leiter des Rechnungswesens. Im
Jahr 2013 startete Infoniqa mit der Per-
sonalabrechnung für 140 Mitarbeiter
der M. Schneider Gruppe. Zwischen-
zeitlich werden rund 250 Dienstneh-
mer von Infoniqa betreut. „Die Um-
setzung lief rasch und problemlos ab.
Bereits nach ein paar Tagen, in denen
wir Beratungsgespräche führten und
die Prozesse definierten, konnten wir
den Service starten“, blickt Kaiblinger
auf die Zeit zurück.
Mit dem Auslagern der Payroll
konnte die Effizienz der gesamten Ab-
rechnung gesteigert werden. „Auf viele
Informationen, zum Beispiel aus der
angebundenen Zeiterfassung oder dem
Rechnungswesen, greift unser Dienst-
leister automatisch zu. Belege sowie
Scans zu Ein- und Austritten laden wir
auf den Server im Rechenzentrum hoch.
Infoniqa macht dann die Abrechnungen
und stellt alle Daten für die Finanzbuch-
haltung und für die Überweisungen be-
reit. Zusätzlich erhalten wir Reports wie
Personalstandstatistiken, Lohn- und Ge-
haltsentwicklungen sowie verschiedene
Personalkennzahlen. Durch den Zugriff
auf das Reporting Tool können wir auch
selbst Auswertungen generieren. Die
meisten Lohnzettel werden von Infoni-
qa direkt per E‑Mail an die Mitarbeiter
versendet.“ Einige wenige Abrechnun-
gen gehen per Post an M. Schneider
und werden an alle verteilt, die keine
E‑Mails empfangen können oder wollen.
Gezahlt wird monatlich pro abge-
rechneten Mitarbeiter, was dem Unter-
nehmen volle Flexibilität gewährt. Au-
ßerdem spart der Service wertvolle Zeit
ein. „Früher benötigten wir mehrere Ta-
ge für die monatliche Abrechnung. Mit
dem Outsourcing hat sich der Aufwand
auf einen halben Tag reduziert“, resü-
miert der Leiter des Rechnungswesens.
Weiterem Wachstum steht also auch in
der Zukunft nichts im Wege.
René Fischer
ó
