Noch vor einigen Jahren glaubte niemand so richtig daran, dass Geschäftsdokumente in Papierform immer mehr an Bedeutung verlieren würden: Man saß gespannt im Büro vor einem Faxgerät und freute sich, wenn nach den piepsenden Geräuschen des Faxgeräts das Dokument an den Empfänger versendet wurde. Bekam man selbst ein Fax oder einen Brief, lochte man alles, ging anschließend zum Aktenordner und heftete es sauber ab, woraufhin der Rundrücken wieder im Schrank verschwand. Heute sind diese Prozesse im Geschäftsalltag fast nicht mehr vertreten und in vielen Bereichen nahezu verschwunden. Geschäftsdokumente werden immer häufiger elektronisch zugestellt und versendet.

Das Zauberwort für die Lösung aller dokumentenbezogenen Aufgabenstellungen heißt Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS. In einem DMS können Sie nach den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers Ihre Geschäftspapiere revisionssicher ablegen und archivieren. Das funktioniert nicht nur mit elektronischen Dokumenten, sondern auch mit sämtlichen Geschäftsstücken in Papierform. Alle Dokumente werden mit einer definierten Verschlagwortung im DMS abgelegt, so dass sämtliche Anwender diese schnell und sicher suchen und finden können.

Angenommen ein Unternehmen erhält Dokumente in Papierform. Beim Einsatz eines DMS wie DELECO ERP wird das Dokument im Unternehmen elektronisch zentral erfasst und im DMS mit einer vorgegebenen Verschlagwortung abgelegt. Nachdem das Dokument den kundenspezifischen Freigabeprozess im Unternehmen durchlaufen hat, steht es im DELECO ERP zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Der Vorteil: Alle relevanten Beleginformationen sowie das gescannte Dokument stehen elektronisch im DELECO ERP zur Verfügung. Zusätzlich werden Buchungsinformationen mit an Ihre Buchhaltung durchgereicht, so dass bei der Übergabe – beispielsweise zu DATEV – der elektronische Beleg verknüpft ist und jederzeit aufgerufen werden kann.

Alle Dokumente – inklusive den Fertigungspapieren der Produktion aus DELECO – werden beim Ausdruck zugleich automatisch in einer vorgegebenen Archivstruktur ins DMS abgelegt und archiviert. Zusätzlich bietet DELECO auch eine eigene Suche im DMS-Archiv. So kann der Anwender direkt im ERP darauf zugreifen.

 

Nicht nur für Papierdokumente, sondern auch für E-Mails steht den Anwendern eine einfache Lösung zur Verfügung: Mit dem speziellen Outlook-Add-in lassen sich E-Mails an DELECO übergeben und mit Aktivitäten im ERP verknüpfen. Dabei wird vorab geprüft, ob im DELECO Kontakte mit der Absender-Mail-Adresse vorhanden sind. Ist das der Fall, werden sie in der Aktivität entsprechend zugeordnet.

Der Clou dabei ist, dass Anhänge einer E-Mail ebenfalls ins ERP übernommen und im Hintergrund automatisch im DMS gespeichert werden. Ihr Vorteil: Die Geschäftsdaten liegen nicht mehr in mehreren Postfächern unterschiedlicher Mitarbeiter, sondern werden zentral und revisionssicher im DMS hinterlegt und stehen jedem DELECO®-Anwender jederzeit zur Verfügung.

Für einen der führenden Hersteller von Zugangs- und Hochsicherheitsanlagen, die ZABAG Security Engineering GmbH, sind innovative Lösungen Standard. Keine Frage also, dass hier auch in puncto Dokumentenmanagement nicht mehr auf verstaubte Aktenordner gesetzt wird. Bereits seit 2008 ist die ERP-Software DELECO bei ZABAG im Einsatz. Im Rahmen eines Relaunches, der die komplette Neuausrichtung der organisatorischen Strukturen von ZABAG beinhaltete, stand auch die Vision eines papierlosen Büros auf der Agenda. Dank der Anbindung des Dokumentenmanagementsystems ELOprofessional an DELECO wurde diese Anforderung erfolgreich umgesetzt.

„Durch diese Integration konnten wir eine spürbare Steigerung der Effizienz in den Bereichen Einkauf, Verkauf und auch in der Buchhaltung erreichen. Die zentrale, revisionssichere Archivierung von Dokumenten und die vereinfachte Ablage von Papierbelegen zählen natürlich ebenfalls zu den Vorteilen“, fasst Raiko Linzmann, DELECO-Projektleiter bei der ZABAG Security Engineering GmbH, die Ergebnisse zusammen.

Um dies zu erreichen, stehen beide Systeme über einen Webservice in ständigem Austausch miteinander. Bei ZABAG werden alle in DELECO erstellten Dokumente automatisiert an das DMS übergeben. Die Informationen, welche Dokumente ELO für die Verschlagwortung benötigt – zum Beispiel Kundendaten oder Auftragsnummern – werden live aus der ERP-Umgebung ermittelt.

„Insgesamt mussten wir feststellen, dass sich papiergebundene Prozesse nicht eins zu eins in digitale Abläufe übertragen lassen“, resümiert Raiko Linzmann. „Es bedarf eines gewissen Maßes an Disziplin und Durchhaltevermögen, um eingefahrene Strukturen nachhaltig zu verändern.“ Aber der Aufwand habe sich gelohnt: Die in ELO abgespeicherten Dateien sind dank ihrer eindeutigen Kennung für autorisierte Mitarbeiter zu jeder Zeit schnell auffindbar und können direkt aus DELECO aufgerufen werden. Inzwischen sucht bei ZABAG niemand mehr in Aktenordnern nach Informationen. Das bis dato aufwendig geführte Papierarchiv wurde auf eine chronologisch sortierte Ablage reduziert. Rechnungen und auch Personalakten, Fertigungsaufträge oder Vertragsunterlagen lassen sich elektronisch und sicher im DMS hinterlegen.

Die clevere Verbindung zum Dokumentenmanagement ist nur ein Puzzlestück, welches die Arbeitsprozesse der Firma ZABAG optimiert, denn DELECO ist als übergeordnete Organisationszentrale in beinahe allen Bereichen aktiv. Von Warenwirtschaft über Kalkulation und Produktionssteuerung bis zur Zeiterfassung – der hohe Leistungsumfang des ERP-Systems wird durchgängig genutzt.

Delta-Barth

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