Aus funktionaler Sicht sollte „das Dokumentenmanagement“ die Anwender bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben bestmöglich unterstützen und die Abläufe vereinfachen. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) skizziert Elisabeth Schwendinger, Mitglied der Geschäftsleitung bei der eks informatik, die verschiedenen Facetten einer modernen DMS-Lösung.

MM: Welche Funktionalitäten muss eine moderne DMS-Lösung bieten?

Schwendinger: Standardaufgaben, wie die Rechnungseingangsbearbeitung und Archivierung von Belegen, müssen so intuitiv wie möglich ablaufen – im Idealfall mit minimalem Schulungsaufwand. Darüber hinaus kommt es aber auch auf das ‚Look and Feel‘ an: Wie performant läuft die Lösung? Wird sie aktuellen Erwartungen der Anwender an eine moderne Lösung in jeder Hinsicht gerecht? Der Aspekt der User-Akzeptanz ist bei der Auswahl nicht zu unterschätzen.

MM: Wie wichtig ist der Zugriff über Mobilgeräte auf eine DMS-Lösung?

Schwendinger: Unserer Erfahrung nach wird dieses Thema für immer mehr Unternehmen interessant. Dabei denke ich nicht nur an Außendienstmitarbeiter, die statt eines Laptops lieber ein iPad mit zum Kunden nehmen. Mittlerweile bilden wir auch Genehmigungsprozesse auf diesem Weg ab. Im neuen Release LDOX 4 ist beispielsweise eine Web-Integration enthalten.

MM: Welche Änderungen sind an einem DMS nötig, um den Vorgaben der DSGVO zu entsprechen – speziell wenn es um Workflows geht, die mit personenbezogenen Daten arbeiten?

Schwendinger: Ein DMS besteht aus „lebenden Dokumenten“, die – wie im Namen enthalten – „gemanaged“ werden können, also bearbeitet, weitergeleitet oder eben auch gelöscht. Von daher sind keine Änderungen nötig. Anders sieht das bei einem Archiv im Sinne einer WORM-Lösung aus. Denn hier ist die Löschung eines Dokuments aus technischer Sicht generell nicht vorgesehen. Selbst wenn diese Daten aus einer Ansicht „gelöscht“ werden, sind sie physisch immer noch vorhanden. An dieser Stelle ist die Projektorganisation gefragt. Sie muss sensitive Dokumente, etwa Personalunterlagen, vorher kategorisieren, um die Umsetzung der DSGVO entsprechend gewährleisten zu können.

Elisabeth Schwendinger, Mitglied der Geschäftsleitung bei der eks informatik: „Ein DMS besteht aus ‚lebenden Dokumenten‘.“ Quelle: eks informatik

MM: Wie lässt sich eine bestehende DMS-Umgebung auf der Basis von IBM i modernisieren, so dass Anwender eine zeitgemäße Lösung bekommen?

Schwendinger: Vorausgesetzt, das DMS und der Server im Backend erfüllen die aktuellen und künftigen Aufgaben auch weiterhin zuverlässig sowie performant, bietet sich in diesem Fall der Austausch des serienmäßigen Clients an. Unser moderner LDOX.Client bietet eine intuitive Bedienung, basiert auf .NET-Technologie und ist mit allen aktuellen Windows-Betriebssystemen kompatibel. Er kann lokal, im Netzwerk oder via Citrix zur Verfügung gestellt werden. Mit dem neuen Release LDOX 4 haben wir nicht nur diesen umfassend modernisiert und erweitert. Neben der ZUGFeRD-Integration wurde zum Beispiel auch die Mehrsprachigkeit von Archivbasisdefinitionen ermöglicht sowie der Funktionsumfang um eine neue Unterschriftsfunktion und die bereits angesprochene Web-Integration erweitert. Wenn es um Modernisierung geht – auch von Abläufen, die eventuell in die Jahre gekommen sind – ist aus meiner Sicht immer der Blick auf die Endbenutzer wichtig. Wie wird aktuell gearbeitet? Könnte dies mit den heute verfügbaren Mitteln adaptiert und vereinfacht werden?

MM: Welche Lösungen sind bei der DMS-Modernisierung denkbar, wenn definitiv eine andere Basis zum Einsatz kommen soll als die IBM i?

Schwendinger: Bei so einem Szenario sind unterschiedliche Varianten möglich. Ein Beispiel: Das DMS soll auf Windows wechseln, aber Anwendungen wie das ERP- oder CRM-System weiter dort verbleiben. Normalerweise entsteht an dieser Stelle ein Medienbruch, den wir mit unserem umfangreichen LDOX Integrationspaket überbrücken.