Die Aufgaben der HR Abteilung sind massiv im Wandel begriffen; vorbei sind die Zeiten, in denen die Personaler ihr Hauptaugenmerk nur auf die Durchführung der Entgeltabrechnung legen konnten. Strategische Personalarbeit wird von den Unternehmenslenkern immer mehr als die Hauptaufgabe der HR Abteilung gesehen. Haben sie doch, in manchen Fällen auch schmerzlich, erfahren müssen, wie ein wirksames HR Management den Unternehmenserfolg entscheidend beeinflussen kann.
Auch die Stellung des Personalwesens, im Vergleich zu anderen Unternehmensfunktionen wie IT oder Vertrieb, hat sich sehr stark verändert. In verschiedensten Studien/Befragungen wird es heute als gleichrangig oder teilweise sogar noch wichtiger angesehen.
Der Druck auf die Personalleiter/-innen wächst enorm. Wenn nicht schon geschehen, müssen sie schnellstens Lösungskonzepte vorstellen und der Unternehmensführung die gewünschten Ergebnisse liefern. Neben den klassischen strategischen Themen müssen neue Wege in der Personalrekrutierung (Fachkräftemangel) beschritten werden und gleichzeitig für eine optimale Personalentwicklung gesorgt werden. Das Problem dabei ist, dass einige dieser Aufgaben und Bereiche für viele Personaler gänzlich neu sind und es ihnen hier auch häufig an der notwendigen Erfahrung in der praktischen Umsetzung fehlt. Doch wie kann man dieses Problem lösen?
Nur, indem man die alten „Zöpfe“ abschneidet, und sich einen klaren Überblick über die IST-Situation im eigenen Bereich/Unternehmen verschafft. Die Personaler müssen den Mut aufbringen sich den neuen Anforderungen zu stellen, einige „blauen Flecken“ einkalkulieren, und loslegen.

  • Step 1 HR Strategie = Unternehmensstrategie: Im ersten Schritt muss die HR Strategie auf die Unternehmensstrategie abgestimmt werden. Das Problem: Wie ausgeprägt ist der Informationsaustausch zwischen GF/Vorstand und Personalleitung? Während es für über 50% der Firmen bereits gelebte Praxis, bedeutet, dass die HR-Leitung als Mitglied der Geschäftsleitung fungiert, ist es in den anderen Fällen ungleich schwieriger, sich direkt und unbürokratisch auszutauschen. Die Strategie der „kurzen Wege“ ist für eine gelungene Abstimmung nicht zu umgehen, im Gegenteil, sogar ein absolutes Muss.
  • Step 2 IST-Analyse der Software Landschaft: Auch den Unternehmerchefs ist klar, dass mit einer reinen Abrechnungssoftware oder diversen Insellösungen strategische Personalarbeit nicht erfolgreich umsetzbar ist, da die administrativen Aufgaben keinen Platz für wertschöpfende Tätigkeiten lassen. Hier sollten Sie Ihre Anforderungen und Wünsche (auch mit Hilfe Ihres zukünftigen HR Partners) akribisch in einem detaillierten Anforderungskatalog zusammenstellen. Im Einzelnen bedeutet dies, die schon immer vermissten Leistungsmerkmale und die fehlenden Integrationsstellen herauszufiltern. Dann gilt es festzuhalten, welche Softwarepakete sind in welcher Form im Einsatz? In welchem Umfang könnte damit die zukünftige Ausrichtung grundsätzlich abgedeckt werden bzw. reichen die Leistungsmerkmale dafür überhaupt aus? Wie hoch ist der Automatisierungsgrad in Bezug auf die Datenübergabe? Hier bieten Ihnen moderne HR Komplettlösungen ein Portfolio von Standardschnittstellen; egal ob zur Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung oder zu einem ERP System.
  • Step 3 Analyse der Mitarbeiterfähigkeit in der Personalabteilung: Wie ist der Wissens-/Ausbildungsstand Ihrer Personaler und wie flexibel sind sie? Kennen Sie die persönlichen Ziele Ihrer Mitarbeiter? Wie hoch ist deren Bereitschaft den neuen Weg mitzugehen? Die Motivation sich der neuen Unternehmenssituation und den neuen Zielen zu stellen und aktiv mitzumachen, ist von allergrößter Bedeutung. Aber selbst wenn Ihre Mitarbeiter damit absolutes Neuland betreten sollten, wäre das noch lange kein KO-Kriterium, sondern einfach nur wichtig für Sie zu wissen, um die Ausrichtung und Durchführung der nächsten Steps zu planen.
  • Step 4 Auswahl eines strategischen Partners für den HR Umstieg: Hier muss man klar unterscheiden zwischen Großkonzernen, Kleinbetrieben und dem typisch deutschen Mittelstand. Der Großkonzern befindet sich im Normalfall schon seit Jahren in der Umsetzungsphase bzw. hat diese bereits erfolgreich abgeschlossen. Für einen Kleinbetrieb kommen viele der o.g. Punkte erst gar nicht zum Tragen oder unterliegen anderen Spielregeln. Richten wir also unser Augenmerk auf den Mittelstand. Er benötigt DIE integrierte HR Lösung; allerdings muss sie auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse ausgerichtet werden können und sie muss die notwendige technische Unterstützung beinhalten. Ihr neuer HR Strategie Partner sollte jahrelange und nachweisbare Erfolge in der Umsetzung und Realisierung der neuen Aufgaben vorweisen können. Aber ACHTUNG große Namen bedeuten nicht zwangsläufig bessere Ergebnisse. Ein Partner aus dem Mittelstand, der auf Augenhöhe mit Ihnen zusammenarbeitet, ist in vielen Fällen nicht nur der flexiblere, sondern auch der kostengünstigere Lösungspartner. Weiterhin sollte er seine Lösung sowohl als Outsourcing, als auch als Inhouse Variante anbieten, damit Ihnen alle Wege zu einer optimalen Lösung offen stehen. Bitte denken Sie in diesem Zusammenhang auch an Ihre Datensicherheit. Zertifizierungen wie die IDW PS 951 Zertifizierung, das Siegel „SOFTWARE HOSTET IN GERMANY“ oder die ISO 9001 Zertifizierung geben Ihnen die notwendige Sicherheit, dass Ihr Outsourcing Partner sein Rechenzentrum auch innerhalb der BRD und nach den Richtlinien der Datenschutzgesetze der BRD betreibt. Bei internationalen Anbietern, z.B. mit einer amerikanischen Muttergesellschaft, ist dies genauestens zu prüfen.
  • Step 5 Auswahl der Lösung: Aufgrund der individuellen Anforderungen wird eine Lösung von der Stange nicht unbedingt empfehlenswert sein. Sie mag auf den ersten Blick zwar etwas kostengünstiger erscheinen, bringt Sie aber in Bezug auf Ihr Ziel nicht wirklich weiter. Ein Maßanzug aus einem Lösungsmix, individuell für Sie zusammengestellt, ist hier ganz klar die zu präferierende Alternative. Ein Beispiel für eine praktikable Lösungsmöglichkeit wäre die Auslagerung der HR Entgeltabrechnung, deren hoher administrativer Aufwand nur wenig wertschöpfenden Charakter besitzt. Die Outsourcing Tiefe kann hier vom ASP über BSP bis hin zum FSP reichen. HR Manager (Personalentwicklung, Bewerbermanagement Kompetenz und Bildungsmanagement) werden als Outsourcing oder Inhouse Lösung durch die eigenen Mitarbeiter abgewickelt. Sie kümmern sich somit um wertschöpfende Arbeiten wie Rekrutierung und Weiterbildung etc. und realisieren die abgestimmte HR Strategie mit Hilfe der leistungsfähigen Software. Eine HR Gesamtlösung liefert Ihnen hier entscheidende Vorteile, wie z.B. den Wegfall doppelter Datenpflege im HR Zeit, -Entgelt und -Management Bereich etc.; Zeit die Sie dringend für Ihre neuen wesentlichen Aufgaben brauchen.
  • Step 6 Beratungsleistung / Know-how-Transfer: Ein etablierter und seriöser HR Spezialist stellt Ihnen neben der Softwarelösung auch sein Know How und seine Erfahrung ohne hohe Zusatzkosten zur Verfügung. Er hilft Ihnen mit praxiserprobten Analysekonzepten und Vorlagen für Prozessabläufe den richtigen Weg für Ihr Unternehmen zu finden. Nicht Hochglanzbroschüren, sondern praktische und nachprüfbare Erfahrung sind die ausschlaggebenden Faktoren. Rufen Sie Kunden Ihres zukünftigen Partners an, prüfen Sie die Zusagen und machen Sie sich selbst Ihr eigenes Bild. Auch ein Besuch im Hause eines Kunden kann für Ihre Bewertungsmatrix eine wertvolle Hilfe sein. Die Erfolge und die Kundenaussagen eines erfolgreichen Unternehmens sprechen für sich selbst und geben Ihnen die erforderliche Sicherheit für Ihre Entscheidung.
  • Step 7 Die Realisierung: Ein an die Praxis angepasster Projektplan, mit fest definierten Zwischenzielen, ist ein weiterer Meilenstein für eine erfolgreiche Umsetzung. Schaffen Sie zunächst Freiräume und Transparenz für das Projekt und planen Sie mit ausreichend viel Zeit für die Umsetzung. Beginnen Sie mit dem Bereich der Lohnabrechnung bzw. Zeitwirtschaft. Nach deren erfolgreicher Einführung erhalten Sie zeitnah wiederum den nötigen Freiraum, um die anderen Bereiche Schritt für Schritt nachzuziehen. Nutzen Sie hierbei die Erfahrung Ihres Partners und trainieren gleichzeitig Ihre eigenen Mitarbeiter. So steht der Personalarbeit der Zukunft nichts mehr im Wege!

Fazit

Unternehmensführer haben sehr häufig schon verstanden, dass ein wirksames HR Management entscheidend ist für den Unternehmenserfolg. Viele Unternehmer haben den Weg bereits beschritten; manche stehen noch am Anfang, andere sind schon erheblich weiter. Jedes Unternehmen muss und kann den Umstieg schaffen. Dafür braucht es eine Vision, klare Ziele, die richtige Umsetzungsstrategie und nicht zuletzt eine Portion Mut. Sie können es schaffen, wenn Sie es wollen.
Lothar Steyns ist geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT GmbH.
SUMMIT IT CONSULT GmbH