Das Bezugsmodell für Unified Messaging Lösungen stand im Mittelpunkt einer „virtuellen Diskussionsrunde“ zum Thema UM. Bernd Kattner, Produkt Manager bei estos, und Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender Ferrari electronic, skizzieren die Argumente, die für eine einer On-Premise-Installation sprechen und stellen dazu die Alternative eines Cloud-Modells vor.

Bezug aus der Cloud oder Installation im eigenen Rechenzentrum (On-Premise) – vor dieser Frage stehen die ITK-Verantwortlichen im Unternehmen sehr häufig. „In einer Cloud werden IT Produkte skalierbar für Unternehmen zur Verfügung gestellt“, bringt es Bernd Kattner auf den Punkt. „In der Public Cloud können diese über Internet von einer Vielzahl von Unternehmen bezogen werden. In einer Private Cloud dagegen werden die IT-Produkte für ein einzelnes Unternehmen bereitgestellt, entweder vor Ort oder im Rechenzentrum eines Dienstleisters. Die führenden Groupware Hersteller bieten Cloud-Varianten ihrer Messaging Systeme an: IBM SmartCloud Notes, Microsoft Office 365, oder G Suite. Ebenso steht mit IP Centrex eine TK-Anlage aus der Cloud zur Verfügung. Eine Unified Messaging Software wie ixi-UMS kann sich problemlos über die gängigen Schnittstellen und Protokolle integrieren oder zusammen arbeiten.“

Bernd Kattner, Produkt Manager bei estos: „Idealerweise integriert sich die Unified Messaging Software nahtlos in die bestehende IT- und TK-Landschaft.“ Quelle: estos

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen profitieren somit nach seiner Einschätzung von dem Bezug aus der Public Cloud: „Sie können sich so genau die gewünschten Funktionen im passenden Leistungsumfang auswählen und sich den Aufwand für Einrichtung, Pflege und Wartung eines Messaging Servers oder einer TK-Anlage ersparen.“ Für große Unternehmen mit verteilten Standorten mache es dagegen wenig Sinn, Software aus einer Public Cloud zu beziehen, da die komplexen Strukturen individuelle Anpassungen benötigen, so Kattner. Diese können innerhalb einer Private Cloud umgesetzt werden.

Die Cloud verstärkt viele Vorteile einer UM-Lösung

„Die positiven Effekte, die UM-Lösungen haben – schlankere Prozesse, mehr Effizienz, Kosteneinsparnisse – lassen sich durch den Einsatz einer Cloud-basierten Lösung verstärken“, gibt sich Stephan Leschke überzeugt. „Zudem ist die UM-Lösung frei skalierbar und stets auf dem neuesten Stand. Auch die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten kann bei einer Cloud-Lösung in der Regel einfacher gewährleistet werden“. Für ein vergleichbares Niveau müssten nach seiner Einschätzung die Unternehmen enorme Ressourcen in die eigenen Rechenzentren investieren. „Gleichwohl muss die Entscheidung für eine SaaS-Lösung wohl überlegt sein, da nicht alle UM-Lösungen optimal für den Einsatz in der Cloud geeignet sind“, gibt der Ferrari-Chef zu bedenken. „Fragen, die in diesem Zusammenhang wichtig sind, lauten: Wie umfassend ist die Integration in Office 365 oder Skype for Business? Wie werden Faxnachrichten übermittelt? Nur wenn alle Kanäle auch über die Cloud angebunden sind und das Fax einen sicheren Weg – nämliche ohne SMTP – nimmt, ist UM als SaaS eine gute Alternative.“

Daher empfiehlt er den Einsatz einer On-Premise-Lösung aus datenschutzrechtlichen Gründen, wenn Unternehmen Bedenken haben, personenbezogene Daten in der Cloud zu verwalten. „Aber aus Herstellersicht gibt es heute keinen Grund, den Weg in die Cloud zu scheuen. Flexible UM-Lösungen wie OfficeMaster sind sowohl für On-Premise-, als auch für hybride oder Cloud-Szenarien geeignet und bieten den Unternehmen damit größtmögliche Freiheit.“

„Mittelständische Unternehmen, ebenso wie große Konzerne, benötigen in der Regel ein Messaging-System, das sie entweder aus der private Cloud beziehen oder on premise – also am eigenen Standort, unter eigener Verantwortung – vorhalten“, so skizziert Kattner die Ausgangssituation. „Ist ein Messaging System im Unternehmen vorhanden, steht damit die komplette Architektur, die für Unified Messaging benötigt wird, bereits zur Verfügung: Clients wie IBM Notes oder Microsoft Outlook, Message Transfer Agent zum Transport der Nachrichten sowie Datenbanken zur User- und Berechtigungspflege, beispielsweise das Active Directory.“

Eine Add-On Unified Messaging Software wie das ixi-UMS von estos ergänzt das vorhandene System um Funktionen für Fax, Voicemail, SMS und Zugriff von unterwegs, so Kattner weiter. „Die Benutzer können ihre neu hinzugekommenen Nachrichtenarten intuitiv mit dem gewohnten Client verwalten, bearbeiten, versenden und empfangen. Der Administrator arbeitet ebenfalls mit den gewohnten Werkzeugen. Dadurch, dass die ixi-UMS Nachrichten in der bestehenden Nachrichtendatenbank vorgehalten werden, ist keine mächtige Rechnerhardware nötig, zum anderen sind die Nachrichten immer aktuell, es entstehen keine Inkonsistenzen. Lange Rede, kurzer Sinn: Ist im Unternehmen bereits eine Messaging Architektur auf Basis eines Messaging oder Groupware Systems vorhanden, ist es sinnvoll, auch die UM-Software on premise einzusetzen.“

In Hinblick auf die Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung müssen Unternehmen die Integration der UM-Lösung in das bestehende Sicherheitskonzept einplanen. Stephan Leschke sieht dabei keine allzu großen Hindernisse: „Grundsätzlich kann eine UM-Lösung in jedes Sicherheitskonzept integriert werden. Insofern stellt die EU-DSGVO hier keine besondere Herausforderung dar. Aber natürlich sind die Endkunden, die die Lösung einsetzen, in der Pflicht, bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch die neuen Gesetze zu beachten.“

Für Kattner gilt es, ein detaillierteres Bild zu berücksichtigen: „Hier gilt es meiner Ansicht nach, zwei Aspekte zu trennen: Zum einen schützen sich Unternehmen vor externen Angriffen durch ein Sicherheitskonzept, das sich aus Varianten von Berechtigungsvergaben, Firewall und TLS zusammensetzt. Zum anderen regelt die EU-Datenschutzgrundverordnung den Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine Unified Messaging Software sollte hier selbstverständlich sowohl das Sicherheitskonzept des Unternehmens als auch die Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung unterstützen.“

Die EU-DSGVO kommt nach seiner Einschätzung dann zum Tragen, wenn es um das Verarbeiten von personenbezogenen Daten geht. Personenbezogene Daten im Bereich Unified Messaging sind beispielsweise Fax-, Mobil- und Telefonnummern. Damit die betreffende Person Einfluss auf die Verarbeitung dieser Daten nehmen kann, müsse ein Unternehmen zum einen Auskunft über die Daten und deren Verarbeitung geben und zum anderen diese löschen oder anonymisieren können. „In unserer ixi-UMS Unified Messaging Software beispielsweise werden Daten an drei Stellen verarbeitet: Im Journal, in der Absenderkennung Name, Firma, Fax- oder Mobilnummer sowie in den Log-Dateien, die der Fehleranalyse dienen. Auf Wunsch können diese Daten anonymisiert werden.“

Darüber hinaus verpflichtet die EU-DSGVO – mit wenigen Ausnahmen – die Unternehmen dazu, bei Datenpannen sowohl die Aufsichtsbehörde als auch die betroffene Person zu informieren. Datenpanne heißt, dass Unberechtigte Zugriff auf personenbezogene Daten haben oder hatten. „Dies kann beispielsweise durch einen Hackerangriff auf das Firmennetzwerk passieren“, stellt Kattner fest. „Daher wird es ab Ende Mai 2018 noch wichtiger für die Unternehmen, ein sinnvolles Sicherheitskonzept zu haben, in das sich Software wie ixi-UMS, die personenbezogene Daten verarbeitet, integrieren lässt.“ Üblicherweise verfüge eine Unified Messaging Software über Berechtigungsvergaben und unterstützt die TLS-Verschlüsselung. Um das Firewall-Konzept mitzutragen, sollten nach seiner Einschätzung die einzelnen Komponenten der UM Software sinnvoll entkoppelt werden können. „Die Firewall trennt internes und öffentliches Netzwerk und prüft anhand bestimmter Regeln, welche Daten durchgelassen werden. Daher müssen die UM-Komponenten, über die der Zugriff in das externe Netzwerk erfolgt, auf der einen Seite, und die, die intern für die Integration in die IT sorgen, auf der anderen Seite der Firewall installiert werden.“

Daher sein Rat: „Ein Unternehmen, das eine Unified Messaging Software einführen möchte, sollte also darauf achten, dass die genannten Kriterien erfüllt werden. Ein Unternehmen, das bereits eine UM-Software im Einsatz hat, sollte diese dahingehend prüfen.