Eine durchgängige Automatisierung der Geschäftsprozesse verspricht den Unternehmen große Vorteile. Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB IT Services GmbH, erklärt im Interview mit dem Midrange Magazin (MM), wie das Thema BPM – Business Process Management – hier den Anwendern weiterhilft.

MM: Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen, die eine durchgängige Automatisierung ihrer Prozesse umsetzen?

Schmidt: Die wichtigsten Vorteile sind Transparenz, Produktivität und Verlässlichkeit. Mit einer durchgängigen Prozessautomatisierung ist jederzeit ersichtlich, in welcher Phase sich Prozesse befinden, wer diese gerade bearbeitet und wie viele Instanzen eines Prozesses existieren. Durch die Automatisierung können Mitarbeiter deutlich produktiver arbeiten, da Medienbrüche entfallen und jederzeit ein Überblick über die eigenen Aufgaben besteht. Vertreterregelungen und Liegezeitüberwachung mit Eskalationen schaffen mehr Verbindlichkeit und Verlässlichkeit hinsichtlich der Bearbeitung von Prozessaufgaben.

Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB IT Services GmbH: „Eine BPM-Lösung muss die Agilität der Prozesse unterstützen.“ Quelle: VSB IT Services GmbH

MM: Welche Rolle fällt einer BPM-Lösung zu, wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse agiler gestalten möchte?

Schmidt: Die BPM-Lösung muss die Agilität der Prozesse unterstützen. Dies erfordert nicht nur eine kurze Implementierungsdauer von der Anforderung bis zum laufenden Prozess, sondern auch die unkomplizierte, schnelle und sichere Umsetzung von Änderungsanforderungen, die bei agilen Prozessen sogar täglich auftreten können.

MM: Wie sollte das Rückgrat für die Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet sein und welche Kernanwendungen eignen sich dazu?

Schmidt: Es gibt durchaus Prozesse, die in der DNA eines ERP-Systems verankert sind und auch dort ausgeführt werden sollten, z.B. Prozesse zur Steuerung der Produktion, des Lagers, Faktura, etc. Der größere Teil der Prozesse liegt aber im Bereich der Verwaltung und Organisation, wie beispielsweise sämtliche Antrags- und Genehmigungsprozesse, Personalprozesse, etc. Hier sehen wir ganz klar den Einsatz einer ausgewachsenen, unternehmensweiten BPM-Lösung, die über entsprechende Flexibilität und Skalierbarkeit verfügt.

MM: Reicht ein ERP-System allein aus, um die wesentlichen Geschäftsprozesse abzubilden?

Schmidt: ERP-Hersteller bieten vermehrt eigene BPM-Module an und versuchen diesen Markt als zusätzliches Geschäftsfeld zu besetzen. Im direkten Vergleich mit einer dedizierten BPM-Lösung tauchen dann oftmals Defizite auf, besonders in den Bereichen Data Connectivity, mehrstufige Systemumgebungen – Stichworte sind dabei DEV, TEST, PROD – Mehrsprachigkeit, Benutzeroberfläche, Komplexität bei der Prozessimplementierung oder funktionale Details. Wir empfehlen daher immer über einen Proof of Concept vor einem Lizenzkauf sicherzustellen, dass die favorisierte BPM-Lösung, egal ob Teil des ERP oder als eigene Software, auch komplexe Prozess- und Formularanforderungen abdecken kann.

MM: Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl von BPM-Lösungen besonders achten?

Schmidt: Generell sollte man auf die umfassende Funktionalität der Plattform achten. Dabei geht es vor allem um die Implementierung einer workflowgesteuerten Geschäftsanwendung ohne Programmierung. Dazu gehören dynamische Formulare, die sich funktional und inhaltlich am Prozessverlauf orientieren und den Anwender bei jeder Aufgabe optimal unterstützen. Zudem sollte eine flexible Integration beliebiger Datenquellen gegeben sein, aber auch durchgängige Mehrsprachigkeit, mobiler Zugriff, intuitive Benutzeroberfläche für den Anwender sowie die MS Office Integration gehören mit dazu.

MM: Wo ergeben sich für Unternehmen die besten Optimierungschancen, wenn sie einzelne Geschäftsprozesse über BPM stützen möchten?

Schmidt: Die besten Optimierungschancen bestehen dort, wo heute viel Papier bewegt wird, Medienbrüche bestehen und dadurch kaum Transparenz über aktive Prozesse besteht.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit WEBCON BPS steht eine flexible Plattform für die programmierfreie Implementierung digitaler Geschäftsprozesse zur Verfügung. Abläufe werden einfach per Drag & Drop abgebildet und die zugehörigen Formulare gemeinsam mit dem Prozess per Mausklick definiert. Die nahtlose Verzahnung von Prozessen, Formularen und Sicherheit führt zu effizienten und anwenderfreundlichen Workflow-Anwendungen. Durch die breite Unterstützung vieler standardisierter Schnittstellen wie Datenbankzugriffe oder Webservices, läuft der Prozess nicht isoliert ab, sondern steuert systemübergreifend und bezieht Daten aus mannigfaltigen Anwendungen und Datenquellen mit ein. Durch die integrierte Texterkennung und intelligente Formularerkennung können Prozesse auch mit einem Stück Papier beginnen. Dabei funktioniert der mobile Zugriff über Smartphone und Tablet auf die Geschäftsprozesse ohne Einschränkungen. Dabei erlauben die QuickStart Templates einen schnellen Start: Spezielle Prozessvorlagen sollen den Einstieg in die Welt der digitalen Prozesse vereinfachen. Dabei handelt es sich nicht um vollständige Standardlösungen, sondern um Vorlagen mit lauffähigen Prozessen, die nach der Installation mit dem vollen Funktionsumfang von WEBCON BPS an die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden angepasst werden können.