Wenn Banken keine Kredite vergeben, kommt Intercon ins Spiel. Die Holding führt Neubewertungen beispielsweise bei Start-ups oder insolvenzgefährdeten Unternehmen durch. Sie unterstützt diese durch gezielte Investments und langjähriges Know-how. Im Bereich Finanzen setzen die Investoren auf eine integrative, Cloud-fähige Lösung für Rechnungswesen und Controlling.

Viel zu tun bei der Intercon Holding GmbH: Vom Standort Kaltenkirchen aus verwaltet die Unternehmensgruppe zentral alle buchhalterischen Abläufe – ein Pensum, das gerade in den letzten Jahren stark angestiegen ist. Aktuell zählen Unternehmen, Internet-Start-ups und Beteiligungen mit unterschiedlichster Branchenausrichtung zur Holding – unter anderem eine Vermögensverwaltungsgesellschaft, eine Immobilien-GmbH, eine HR-Firma mit Arbeitnehmerüberlassung, mehrere fertigende Unternehmen in Bereichen wie Komponenten-, Flugzeugbau und Medizintechnik, ein Baumarkt, ein Mietkaufportal für Musik- und Event-Equipment, ein Online-Anbieter für Handyhüllen sowie eine Internet-Handelsplattform für Tierfutter.

„Wir sind konsequent auf Wachstumskurs und koordinieren aktuell die finanziellen Geschicke von insgesamt 15 Mandanten. Für nahtlose, rechtskonforme Prozesse setzen wir auf eine moderne, frei skalierbare IT-Umgebung“, erklärt Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager bei Intercon. „Im Bereich Rechnungswesen und Controlling benötigen wir ein effektives Konzernmanagement, einen hohen Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft sowie permanente Kontrolle über die aktuellen Finanzen, sodass wir bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern können.“

Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager bei der Intercon Holding GmbH: „Die erweiterten digitalen Funktionalitäten und die darauf basierenden Zeiteinsparungen bringen uns als Unternehmen einen großen Schritt nach vorne. Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3-Cloud-Lösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten.“

Intercon agiert quasi wie eine Bank, die vielversprechende Unternehmen betreut, finanziert und weiterentwickelt. „Andererseits versuchen wir unser eigenes Portfolio durch gezielte Zukäufe zu erweitern – wie beispielsweise die Übernahme einer HR-Firma. Auf diese Weise können wir selbst Mitarbeiter rekrutieren und eine langfristige strategische Planung für unsere Partner entwickeln“, präzisiert Michael Timm.

In der zentralen Verwaltung der Holding seien daher vor allem funktionierende Prozesse im Rechnungswesen und Controlling relevant. „Dort haben wir mit Diamant/3 eine leistungsfähige Kernanwendung, die bei uns 24 Stunden an 365 Tagen im Einsatz ist“, bestätigt Michael Timm. „Durch die Nutzung über die Cloud sparen wir uns eine eigene kostspielige IT-Infrastruktur oder gar ein eigenes Rechenzentrum und gewinnen gleichzeitig im Gegenzug Flexibilität und interne IT-Ressourcen zur Unterstützung unseres Kerngeschäfts.“

Auf der sicheren Seite

Mit fast 15-jähriger Rechenzentrumserfahrung bietet Diamant Software zusätzlich zur klassischen Inhouse-Lösung auch modernes Cloud-Hosting als Service an. Dabei übernimmt der Anbieter den gesamten Softwarebetrieb inklusive Administration und IT-Support. Die Intercon-Mitarbeiter rufen die Lösung komfortabel über ihren Webbrowser ab – ohne lokale Installation auf ihren Rechnern. Diamant Software fungiert als zentraler Ansprechpartner und kümmert sich um Details wie modernste, leistungsfähige Hardware im Rechenzentrum, Updates, Wartung und Backups.

„Wir profitieren von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind und über ein hochsicheres deutsches Rechenzentrum zertifiziert nach 27001 bezogen werden“, äußert sich Michael Timm zufrieden. „Auf diese Weise haben wir mehr Zeit für die wichtigen Dinge und müssen uns zum Beispiel keine Sorgen machen bezüglich neuer GoBD- oder DSGVO-Richtlinien. Da wir die Lösung aus einer Hand beziehen, ist der Hersteller für die notwendige Prozess- und Rechtskonformität verantwortlich. Und da das bei uns letztlich nicht nur für eine Firma gilt, sondern für 15 Unternehmen, lohnt sich das wirklich!“

Intercon nutzt die Lösung für Rechnungswesen+Controlling vollumfänglich – also mit allen vorhandenen Komponenten. Aufgrund der guten, langjährigen Kundenbeziehung zu Diamant Software agiert Intercon inzwischen als Pilotkunde für die jeweils neueste Nachfolgeversion. „Wir haben dadurch den Vorteil, dass unsere aktuelle Diamant-Version um ein bis anderthalb Versionen fortgeschrittener ist als die im Standard-Support erhältliche Software und erhalten zudem die Chance, unsere Anforderungen an eine moderne Software einbringen zu können.“

Zur Intercon Holding GmbH zählen zahlreiche Unternehmen und Start-ups mit unterschiedlicher Branchenausrichtung. Im Rechnungswesen und Controlling setzt der Verbund auf Diamant-Software aus der Cloud.

Befürchtungen, dass Dinge während des Pilotprojekts noch nicht optimal laufen könnten, bestätigten sich nicht. „Wir haben bei der Umsetzung nur positive Erfahrungen gemacht. Wir hatten einen klaren Plan, wo die Reise hingehen soll, und es gab nichts, was im Vorfeld nicht mit den Fachleuten von Diamant besprochen worden ist. In den gesamten Prozess waren wir von Anfang an auf Augenhöhe eingebunden.“

So umfasste die Zusammenarbeit beispielsweise mehrere Vor-Ort-Termine. Mit dem Pilotteam um Michael Timm wurden sogar Eye-Tracking-Tests vorgenommen, um die neuen Masken möglichst intuitiv nach den Bedürfnissen der Anwender gestalten zu können.

Ganzheitliches und rechtssicheres Konzernmanagement

Mit seinen 15 Mandanten profitiert Intercon vor allem von der integrierten Konzernbuchhaltung der Cloud-Lösung. „Das Konzernmanagement sowie der Konzernabschluss haben uns jahrelang graue Haare bereitet, da wir letztlich alle Individualitäten in Excel zusammenführen mussten – mit der einen Firma klappte das mehr, mit der anderen weniger“, erinnert sich Michael Timm. „Das war der Punkt, an dem wir gesagt haben, so funktioniert das nicht. Wir benötigten ein Werkzeug, bei dem dieser Vorgang von vorne nach hinten exakt durchgeführt werden kann und man sofort erkennt, welche Auswirkungen Änderungen auf das gesamte Konzernmanagement haben.“

Mit der Cloud-Lösung vermag Intercon nun seine 15 Mandanten komfortabel in einem Konzernmandanten zu konsolidieren. Erhebliche Vereinfachungen ergeben sich beispielsweise durch die Synchronisation zentraler Stammdaten und die Unterteilung nach strategischen Geschäftseinheiten und -feldern. „Wenn wir jetzt Änderungen im Konzernmanagement herbeiführen, bekommen wir die Auswirkungen sofort zu spüren. Dadurch haben wir deutlich weniger Aufwand in der Nachbearbeitung, und es werden quasi keine Fehler mehr gemacht.“

Die Strukturen, wie sie in der Software angelegt sind, bieten nun das perfekte Gerüst für einen schnellen Jahresabschluss. Umsatz, Kosten und Rentabilität der einzelnen Mandanten lassen sich direkt miteinander vergleichen, und der jeweilige Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens kann genau bestimmt werden. „Manche Unternehmen grämen sich erst zum Jahresabschluss, wir nicht, weil wir alle aktuellen Daten monatlich erhalten“, erklärt Michael Timm. „Am Monatsende erhalten wir per Tastendruck genau die gleichen Zahlen, die andere am Jahresabschluss erhalten, nur eben auf Monatsbasis. Am Ende des Jahres reicht dann ebenfalls ein Tastendruck, und dann heißt es nicht mehr Monatsabschluss, sondern Jahresabschluss. So können wir im Bedarfsfall auch immer rechtzeitig gegensteuern.“

Wirtschaftsprüfung komfortabel abwickeln

Veränderungen in den Firmenstrukturen oder weiteres Wachstum sind nun auch für Dritte, beispielsweise Wirtschaftsprüfer oder Kostenstellenverantwortliche, leicht nachvollziehbar. „Über die Geschäftseinheiten lassen sich unsere Beteiligungen und Tochtergesellschaften sehr differenziert abbilden und vergleichen“, betont Michael Timm. Zweimal konnte Intercon bereits seinen Jahresabschluss mit Hilfe der Cloud-Lösung bewältigen.

Auch der für Intercon zuständige Finanzbeamte sei von den neuen Möglichkeiten angetan gewesen. „Früher mussten wir dem Wirtschaftsprüfer wochenlang Papier vorlegen. Das ist nun vorbei. Mit dem digitalen Prüferarbeitsplatz der Lösung hat der Beamte genau die Informationen vor sich, die er zur Prüfung benötigt, und kann diese via dezentralen Zugriffs von der Finanzbehörde aus bei Bedarf prüfen. Das geht dann für alle Beteiligten wesentlich schneller. Einer der Beamten meinte sogar schon, er käme nächstes Jahr überhaupt nicht mehr zur Prüfung vor Ort, da er dies alles genauso gut von seinem Arbeitsplatz im Finanzamt bzw. Home Office aus komfortabel prüfen kann.“

So war auch die von Intercon pilotierte revisionssichere Ablage aus der Cloud ein großer Schritt nach vorn. Zuvor nutzte die Holding bereits das integrierte Rechnungseingangsmanagement der Lösung. Sowohl E-Rechnungen als auch die noch verbleibenden Papierrechnungen lassen sich damit vollkommen digitalisiert durch das Unternehmen schleusen.

Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die Belege stets die richtigen Empfänger erreichen und ordnungsgemäß abgezeichnet werden können. Verschollene Rechnungen und überfüllte Aktenordner gehören auf diese Weise der Vergangenheit an. Da die Daten sofort („in real time“) digital vorliegen, behält die Buchhaltung während des gesamten Vorgangs die Kontrolle über die Liquidität und über sämtliche sich im Umlauf befindlichen Rechnungsdaten. „Die erweiterten digitalen Funktionalitäten und die darauf basierenden Zeiteinsparungen von bis zu 65 Prozent bringen uns als Unternehmen einen großen Schritt weiter und führen zu einem schnellen Return on Invest“, konstatiert Michael Timm. „Intern bewegen wir kaum noch Papier, und aufgrund der erhöhten Transparenz sind wir mit relativ wenigen Mitarbeitern in der Lage, 15 Mandanten zu handhaben – und das auch bei Urlaubsvertretung oder im Krankheitsfall.“

Im Anschluss können die Belege mit Hilfe der revisionssicheren Ablage aus der Cloud komfortabel und rechtskonform archiviert werden. Der Diamant-Verfahrenslotse unterstützt die Anwender zudem bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Bei Intercon übernimmt die revisionssichere Ablage längst alle Eigenschaften eines regulären Dokumentenmanagementsystems. „Welche Lösung hat schon ein eigenes Ablagesystem und eigene Archivierungsfunktionen?“, stellt Michael Timm zufrieden in den Raum. „Jeder von uns verwaltete Vorgang endet letztlich in einer Rechnung. Von daher ist die revisionssichere Ablage in Diamant/3 für uns das ideale Archivierungswerkzeug, bei dem wir sämtliche Informationen des Rechnungswesens rechtskonform hinterlegen und bis auf Belegebene hinunterscrollen können.“

Transparentes Reporting bis zum Tag X

Informationen können anhand des Diamant-Controlling unmittelbar für Auswertungen genutzt werden. Hier wurden einige für Intercon wichtige Funktionen erarbeitet. „Wir fahren monatliche Forcasts und auch BWAs für unsere Mandanten“, erklärt der IT-Leiter. „Um besser planen und budgetieren zu können, benötigen wir eine detaillierte Ergebnisübersicht, oft auch über sehr kurze Zeiträume. Mit Diamant lassen sich Zustände bis zum Tag X einfrieren, sodass wir mit aktiven Zahlen planen können und letztlich aber auch ohne Probleme wieder auf den Stand davor zurückkommen können.“

Weitere Aktionen sind geplant

Auch die nächsten Pläne sind schon erarbeitet. Gerade sei man dabei, mit Hilfe des Diamant Business Connector (DBC) die Integration zu den diversen Vorsystemen zu optimieren und zu vereinheitlichen, um zum Beispiel unternehmensrelevante Informationen konsistent aus den ERP-Lösungen zu gewinnen. Auch will die Holding über kurz oder lang das E-Payment einiger Unternehmen ins Diamant-Rechnungswesen einbinden. Entsprechende Schnittstellen zu allen großen E-Payment-Bezahldiensten (zum Beispiel PayPal oder Klarna) bietet die Diamant-Software schon im Standard. „Wir haben bereits eine Marktanalyse durchgeführt. Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3-Cloud-Lösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten“, so Michael Timm zufrieden.