Bei einem Bestandskunden von Pohl Softwear kommt ein IBM-i-basiertes ERP-System im Bereich Whole Sale zum Einsatz, im Umfeld des Einzelhandels wird hingegen ein rein Windows-basiertes System eines anderen Anbieters verwendet. Die Warenversorgung des Einzelhandels erfolgt manuell. Somit waren Ablösungs- und Konsolidierungsbedarf angesagt.

Seit 35 Jahren setzt man im Hause der Pohl Softwear GmbH auf Schnelligkeit und Stabilität der IBM-i-Systeme. Man befasste sich früh mit dem Thema der Vernetzung heterogener Systemwelten. Verschiedenste Ansätze wurden dabei entwickelt, getestet und teilweise auch wieder verworfen. Die Lösung bestand darin, von Windows-Seite her eine Anwendung auf Grundlage von Microsoft.Net / C# / ASP.Net zu schaffen, die dann im Hintergrund mit der IBM-Maschine kommuniziert – durch sensible Verwendung des jt400-Pakets.

Verarbeitungslogiken können durch gezielte Programmaufrufe angestoßen werden, während das Auslesen von Daten auch über SQL erfolgt. Die daraus resultierende und nicht minder wichtige Tatsache ist, dass die gesamte Performance der iSeries erhalten bleibt. Durch die systematische Trennung von Oberfläche und Verarbeitungslogik entstand eine sehr variable Anwendung, mit der kundenspezifische Prozesse leicht und präzise abgebildet werden können, ohne die Kernlogiken ändern zu müssen.

Hierbei muss erwähnt werden, dass die Prozessablauflogik in der Windows-Anwendung zu 90 Prozent auf Konfigurationsänderungen beruht. Die fehlenden zehn Prozent basieren auf Programmerweiterungen, die durch sogenannte Exit-Points aufgerufen werden. Da es sich um eine komplette Eigenentwicklung handelt, ist man in Erweiterungen und Maintenance unabhängig von anderen Systemen, die eine ähnliche Flexibilität bieten.

Dieses eigens entwickelte Framework – kurz Toolwear – ermöglicht nicht nur die Verbindung verschiedener Systemwelten (Microsoft & IBM), sondern enthält jede Menge zusätzlicher Features, um individuelle Prozessabläufe schnell und einfach abbilden zu können. Hierzu zählen unter anderem ein integriertes Workflow-System, ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, ein integriertes Agentensystem und ein integriertes Wissensmanagementsystem (semantisches Netz/qualifizierte Relationen). Richtig kombiniert und eingesetzt, ermöglichen sie nicht nur eine schnelle Umsetzung, sondern bieten in jedem abgebildeten Prozess einen echten Mehrwert.

Die Herausforderung

Der Bestandskunde nutzt bereits das IBM-i-basierte ERP-System der Firma Pohl im Bereich Whole Sale, doch kommt im Umfeld des Einzelhandels ein rein Windows-basiertes System eines anderen Anbieters zum Einsatz. Die Warenversorgung des Einzelhandels erfolgt manuell. Und hier ist eines der aktuell am meisten vorliegenden Mankos in vielen Unternehmen: Zu oft werden Excel-Listen verarbeitet. Oder es taucht ein Kommafehler, ein falscher Bezug in einer Formel oder die Frage, welches die aktuelle Version, die verwendet werden soll, auf. Oder die Frage: Wo war die E-Mail mit der Bestellung? Zudem könnte der Store aus dem Norden anrufen und Nachschub ordern. All dieses zieht Folgendes nach sich: Medienbrüche mit hohem Zeitaufwand, Unübersichtlichkeit und eine mitunter für Unternehmen gefährliche, weil in Folge teure Fehleranfälligkeit. Das waren auch die erklärten Verbesserungspotenziale beim Kunden.

Ein weiterer Wunsch des Kunden lautete, ein zentrales System nutzen zu wollen, das die Daten aus beiden Welten vereinigt, entsprechende Informationen direkt zur Verfügung stellt, per Knopfdruck auf validen Daten basierende Versorgungsvorschläge macht und diese Versorgung – ebenfalls per Knopfdruck – auslösen kann. Mit allen Unterlagen, Meldungen und Arbeiten, die dafür nötig sind. Dazu gehören eine automatische E-Mail-Information über Umlagerungen zwischen Stores wie auch eine automatisierte Erzeugung von Lagernachversorgungsaufträgen zur reibungslosen Nachbelieferung der Stores.

Doch oft ist der Wunsch der Vater des Gedankens. Denn es gab berechtigte Sorgen auf Kundenseite: Durch die aufwendige und individuelle Eigenprogrammierung könnten die Kosten immens hoch werden. Und am Ende des Tages könnte eine sehr teure Lösung bestehen, bei der aber doch wieder auf Excel zurückgegriffen werden muss, da die Verbindung der verschiedenen Welten nicht hundertprozentig geglückt ist. In den kommenden Gesprächen war man sich schnell einig: Hinsichtlich dieser Anforderung wird die Kooperation mit der Pohl Softwear GmbH noch weiter intensiviert.

Die Umsetzung

In der Vorbereitung wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden ein Algorithmus definiert. Dieser umspannt folgende Punkte:

  • Betrachtung aktueller Lagerbestände
  • Welcher Store bekommt mit welcher Priorität welche Menge für welche Produktgruppen (Thema: Lagerbestückung)?
  • Welcher Store versorgt mit welcher Priorität welche Stores mit welcher Menge für welche Produktgruppen nach (Thema: Umlagerung)?
  • Welcher Store darf von welchem Store nachversorgt werden? Wer darf wen nicht nachversorgen (Thema hier: zusätzliches Regelwerk)?
  • Im Rahmen der Konfiguration der Systeme wurden zur Lösung der vorhin genannten Herausforderungen folgende Schritte unternommen:
  • Konfiguration: Erweiterung der vorhandenen Datenstrukturen mittels sogenannter Schattentabellen und -felder, um zusätzliche Verwaltungsmöglichkeiten zur Definition des Regelwerks zu schaffen
  • Konfiguration: Verwendung des intergierten semantischen Netzes (Relationen) zur Verknüpfung beliebiger Daten miteinander
  • Konfiguration: Verwendung der integrierten Mechanismen zur datenbankübergreifenden Abfrage und Verknüpfung von Daten in Echtzeit (keine Zwischenspeicherung der Daten mehr notwendig)
  • Optische Darstellung der Nachbestückungs- und Umverteilungsansicht pro Artikel für alle Größen (Bekleidung). Das hat für die Konfiguration einige Details zur Folge: Abverkäufe gesamt pro Store, Abverkäufe aktuell pro Store, Lagerbestand, Lagerbestand pro Store, Nachbestückung vom Lager pro Store, Umlagerung pro Store (Ab- und Zugang), neuer Bestand pro Store – all diese Aspekte sind abzudecken.

Um ein automatisches Verteilen bzw. manuelle Anpassungen zu ermöglichen, kommen Knöpfe zum Einsatz. Dabei assistiert ein programmierter Exit Point: Er bringt die Logik der Nachverteilung und Umlagerung ins Spiel.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Anstoßen von Lagernachversorgungsaufträgen. Über einen weiteren programmierten Exit Point lassen sich notwendigen Daten pro Store ermitteln. Zudem ist ein Anstoßen der Auftragserfassung damit realisiert, die zudem automatisiert erfolgen kann.

Das Anstoßen der Umverteilung wird erneut über einen programmierten Exit Point abgebildet. Damit werden das Ermitteln der notwendigen Daten pro Store und das Anstoßen des E-Mail-Versands abgedeckt.

Von der Erfassung der Herausforderungen bis zur Umsetzung vergingen nur sechs Wochen. Somit konnte der Wunsch des Kunden in kürzester Zeit umgesetzt werden. Die Kosten konnten gering gehalten, die Fehlerquote konnte minimiert und die bisher aufgewendete Arbeitszeit drastisch reduziert werden.