Viele mittelständische Unternehmen nutzen zwar eine Shop-Software, haben diese aber selten in ihre ERP-Lösung integriert. Der Abgleich von Daten erfolgt dann manuell – was in der Regel sehr zeitaufwändig ist und häufig zu Fehlern führt. Bei steigendem Auftragsvolumen steht ein solches Vertriebssystem dann schnell vor dem Kollaps. Welche Vorteile es hingegen bringt, wenn ERP-System und Shop-Lösung nahtlos miteinander kommunizieren, sollen folgende zwei Beispiele aufzeigen.
Ein aktuelles Beispiel für eine direkte Schnittstelle zwischen ERP und Kundenportal liefert die basi Schöberl GmbH & Co. KG. Das mittel-ständische Unternehmen mit Sitz in Rastatt wurde 1923 gegründet. Um den Bedarf einer aufstrebenden Gasindustrie zu decken, investierten die damaligen Gründer in Produktionsanlagen zur Herstellung von Sauerstoff und Acetylen. Das Produktspektrum wurde seitdem konsequent erweitert. Heute beschäftigt der Hersteller 150 Mitarbeiter und beliefert rund 20.000 Kunden.
Versorgung über Kundenportal
Die Lager- und Produktionsstätten befinden sich vornehmlich in Baden?Württemberg, Rheinland?Pfalz und dem benachbarten Elsass. Basi bietet Gase für eine Vielzahl von Anwendungen in Industrie, Medizin-technik, Lebensmittelproduktion, Laboranwendungen und Schwimmbad-Hygiene an.
Schon in der Vergangenheit war ein Portal für Kunden auf der Website des Herstellers vorhanden. Nun sollte es für den Verkauf umfassend modernisiert werden und bspw. auch dem Außendienst einen anforderungsspezifischen Zugriff ermöglichen. Auch sollte die Lösung beliebig erweiterbar sein, um nach und nach weitere Geschäftsprozesse über das Portal anbieten zu können.
Hinzufügen verschiedener Anwenderrollen
Das auf der Website integrierte basi-Portal richtet sich als Bestell- und Informationsplattform an Interessenten, Kunden und Außendienstmitarbeiter gleichermaßen. Interessenten haben die Möglichkeit, benötigte Gase nach verschiedensten Kriterien zu suchen, diese lassen sich zudem nach Anwendungen selektieren und direkt beim Vertrieb anfragen. Angemeldete Kunden können zu jederzeit Auftrags- und Lieferinformationen abrufen.
Außendienstmitarbeiter greifen hingegen auch von unterwegs flexibel auf Kundendaten zu. Sie erhalten einen schnellen Überblick in laufende Aufträge, offene Posten und den jeweiligen Zahlungsmodalitäten ihrer zugeordneten Geschäftspartner. Schließlich gibt es noch den „Admin-Bereich“, in dem der Content für die Seiteninhalte optimiert oder weiterer hinzugefügt werden kann.
Mit wenigen Klicks den Einkauf tätigen
Über die Login-Funktion gelangen die Kunden direkt zur Produktauswahl. Hier kann er Gase nach deren Anwendungsmöglichkeiten suchen oder aus der bereits bezogenen Produktpalette auswählen und in den Warenkorb legen. Nun gibt er noch seinen Wunschtermin, die gewünschte Lieferadresse an und schickt seine Online-Bestellung an die basi.
Neben den Reitern „Gase“ und „Anwendungen“ gibt es noch den Reiter „Service“ – hier informiert die basi z.B. über anstehende Messen oder angebotene Schulungen. Wer sich bspw. für eine Schulung oder ein Seminar interessiert, kann sich im Portal direkt anmelden.
Daten aus dem ERP direkt über das Web-Portal abrufen
Ist der Kunde im Portal angemeldet, kann er sich neben den neuen Aufträgen auch seine Stammdaten, Informationen zu den offenen Posten, den zugewiesenen Ansprechpartner, aktive Verträge sowie aktuelle Flaschenbestände anzeigen lassen.
Die technologische Basis des benutzerfreundlichen Portals liefert „oxaion web“. Rein optisch und funktional handelt es sich dabei im weitesteten Sinne um einen Webshop. Hintergründig geht es jedoch vor allem darum, von außen auf die ERP-Daten in oxaion zuzugreifen.
Oxaion web bietet jedoch nicht nur die Möglichkeit, Funktionen aus dem ERP aufzurufen, sondern gleich ein komplettes Webprojekt mit Benutzeroberfläche und einigen Standardfunktionalitäten (z.B. Artikelübersicht und Warenkorb) zu realisieren. Funktionalitäten und entsprechendes UI-Design werden innerhalb des Kundenprojekts flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.
Vorteile für den Anwender
Ein großer Vorteil von oxaion web ist, dass es durchgängig in oxaion-ERP integrierbar ist. Das heißt, es bestehen synchrone Schnittstellen zwischen den beiden Lösungen. Somit sind die über das Portal abgerufenen Daten immer auf dem neuesten Stand. Und da es sich um die Echtdaten aus dem ERP-System handelt, werden diese auch nicht redundant gehalten. Es gibt also keine separate „oxaion web“-Datenbank, sondern die Basis aller Daten bleibt das ERP.
Zur ursprünglichen Vier-Schichten-Architektur des ERP-Systems wird also zusätzlich mit oxaion web ein separater Webserver eingerichtet. Dieser steht aus Sicherheitsgründen hinter einer DMZ (Demilitarisierte Zone), wird also nach außen hin durch Firewalls abgeblockt. (rhh)
