Endlich Klarheit über die aktuellen Finanzdaten im Unternehmen – dieses Versprechen verbindet LucaNet mit dem Einsatz seiner „Financial-Performance-Management-Software“ (FPM-Software). Welche Vorteile ein Unternehmen im Einzelnen damit erzielen kann, erläutert Thomas Küttner, Director Sales bei LucaNet, im Interview mit dem Midrange Magazin.

MM: Warum reicht der Einsatz von „Excel und Co.“ im Finance-Bereich nicht nicht aus?

Thomas Küttner: Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das sich hervorragend zur Ermittlung von Zeitreihen sowie zur grafischen Aufbereitung von Daten eignet. Geht es jedoch um komplexe Prozesse, wie beispielsweise um die Ableitung einer integrierten Finanzplanung oder Plan-Bilanz aus einer Erfolgsplanung, so gerät man mit Excel schnell an Grenzen. Hier wird dann häufig mit Verknüpfungen und Makros gearbeitet, was nicht nur dazu führt, dass die gesamte Planung zunehmend intransparent wird, sondern auch gefährlich fehleranfällig. Noch schlimmer wird es, wenn man eine solche Planung über mehrere Gesellschaften inklusive Fremdwährungsaspekten erstellen und diese noch in eine konsolidierte Konzernbetrachtung überführen muss. Dann ist die Flut an Excel-Dateien kaum mehr zu handhaben und der „Schiffbruch“ mit Excel quasi vorprogrammiert.

MM: Welche Vorteile bringt der Einsatz einer FPM-Software?

Thomas Küttner: Wie der Name schon sagt, geht es beim Einsatz von Financial-Performance-Management-Software – oder auch FPM-Software – um einen ganzheitlichen Blick auf die Finanzdaten eines Unternehmens. FPM-Software deckt sämtliche Prozesse in einem System mit einer Datenbasis ab, so zum Beispiel die Abschlusserstellung, die Finanzplanung, die Analyse und das Reporting der Daten – und das vollständig automatisiert, sodass der Anwender von einem deutlichen Zeitgewinn profitiert. Vergangene Zahlen können mit Ist-Zahlen und den geplanten Daten der Zukunft verglichen werden. Financial-Performance-Management führt somit alle Finanz- und strategischen Daten einer Organisation in einem transparenten Datenmodell zusammen und verbessert so nachhaltig Planung und Entscheidungsfindung, was letztlich den Weg in eine erfolgreiche unternehmerische Zukunft ebnet.

MM: Für welche Unternehmen rentiert sich eine FPM-Software?

Thomas Küttner: FPM ist für all diejenigen Unternehmen attraktiv, die sämtliche Finanzprozesse unter einem Dach transparent abbilden und damit eine zukunftsorientierte und ganzheitliche Unternehmenssteuerung ermöglichen wollen – und das trifft auf viele Unternehmen zu, also nicht nur auf wachstumsstarke. Außerdem ist FPM eine Standardlösung, sprich, es gibt in der Regel keine langen Projektlaufzeiten, die hohe oder versteckte Kosten verursachen. Es entsteht großer Nutzen ohne Risiken, eine echte Win-win-Situation für die User. Und für unternehmensspezifische Anforderungen bieten wir eine Reihe von Funktionserweiterungen an, zum Beispiel unsere Leasing-App für IFRS-16-pflichtige Unternehmen. Auch die Datenanbindung, oftmals der verzwickteste Part bei der Einführung einer Finanzmanagementsoftware, ist bei uns standardisiert. Somit läuft der Datenimport automatisiert auf Knopfdruck ab. Um das zu ermöglichen, haben wir 200 fertige Schnittstellen zu allen gängigen Vorsystemen im Portfolio.

Thomas Küttner, Director Sales bei LucaNet: „Transparenz im Rechnungswesen wird nicht durch möglichst viele Kennzahlen, sondern durch wenige sorgfältig ausgewählte Key-Performance-Indikatoren geschaffen. Das Zauberwort hierfür lautet FPM-Software.“ Quelle: LucaNet AG

MM: Welche Prinzipien sollten Controller beim Erstellen von Reports berücksichtigen, um transparente Ergebnisse zu bekommen?

Thomas Küttner: Zunächst einmal sollten sie weg von MS Excel als Stand-alone-Lösung. Allein schon das bringt ein erhebliches Mehr an Transparenz. Viel hängt auch von der eigenen Disziplin ab und – last but not least – vom Einsatz der richtigen Software. Denn sauberes Arbeiten mit klar definierten Zuständigkeiten und Prozessen resultiert in sauberen Zahlen und somit in transparenten Ergebnissen, aber auch das ist nur mit dem richtigen Softwareprodukt möglich. Beginnend bei der Erfassung von Daten muss sichergestellt werden, dass die Erhebung von Daten für alle Controller ein verständlicher Vorgang ist. Nur so kann eine Vergleichbarkeit zwischen den erhobenen Daten hergestellt werden. Ebenso ist ein grundlegendes Verständnis über den Ursprung der Daten für deren Analyse hilfreich. Denn der Informationsgehalt von Daten variiert auch entsprechend ihrer Herkunft und der Art und Weise, in der diese Daten erhoben wurden. Abschließend sollten Controller im Reporting beachten, dass der Informationsgehalt eines Berichts nicht mit der Anzahl der enthaltenen Informationen steigt. Beim Reporting gilt die Regel „weniger ist mehr“. Oft genügen wenige ausgewählte Kennzahlen und Diagramme, sogenannte Key-Performance-Indikatoren, um das Management bei strategischen Entscheidungen zu unterstützen.

MM: Lassen sich wiederkehrende Finance-Aufgaben automatisieren?

Thomas Küttner: Definitiv! Manuelle Arbeiten auf der Basis von Excel-Listen, das Managen komplexer Prozesse und Systeme und das Sammeln, Konsolidieren und Validieren von Daten stehen bei vielen Finanzteams im Mittelpunkt, bevor überhaupt mit der Analyse von Kennzahlen begonnen werden kann. Das bedeutet, vieles passiert unter Zeitdruck. Wichtige Reportings, Budgets, Finanzpläne oder Forecasts kommen zu spät oder sind fehlerhaft. Auch hier lautet die Lösung: Weg von Excel, hin zu professioneller FPM-Software! Eigentlich lässt sich fast alles automatisieren, da Prozesse zu 90% immer gleich ablaufen. Nehmen wir als Beispiel den Datenimport. Mit Excel ist es sehr schwierig, das Laden von Daten aus den jeweiligen Vorsystemen wie der Buchhaltung oder den angrenzenden Betriebssystemen zu automatisieren. Auch Datenumwandlungen und Strukturänderungen, beispielsweise die Umwandlung eines lokalen Kontenrahmens in einen Konzernkontenrahmen, sind nicht einfach möglich. Dazu kommt, dass Tabellenkalkulationsprogramme nicht auf komplexe Datenverarbeitungen ausgerichtet sind. So können wesentliche Arbeitsschritte, wie die Zusammenführung von Daten, die Definition und Durchführung von Konsolidierungsläufen, die Überleitung in eine Finanz- und Liquiditätsplanung oder die Ableitung von Szenarien und Forecasts etc., nicht umgesetzt werden. Mit der richtigen Software hingegen werden Daten dank automatisierter Prozesse verdichtet und aufbereitet. Fortschrittliche Unternehmen sollten also den Schritt wagen und künftig auf Financial-Performance-Management-Software setzen.