Zeitwirtschaft mit hybrider IT-Lösung aus Cloud- und On-Premises-Software – unter dieser Devise rangiert das Add-on von NTT Data Business Solutions und stellt die Verbindung zwischen SAP HCM Zeitwirtschaft und SAP SuccessFactors her.
Flexiblen Arbeitsmodellen und -zeiten gehört die Zukunft. Dank der Digitalisierung können immer mehr Arbeiten an unterschiedlichen Orten wie dem Büro, dem Homeoffice oder einem Co-Working-Space erledigt werden. Die Personalwirtschaft muss sich auf dieses digitale Nomadentum einstellen. Das gilt nicht zuletzt für die Zeitwirtschaft.
Diese wird in vielen Unternehmen jedoch meist noch mit einer „Vor-Ort“- bzw. On-Premises-Software wie „SAP Human Capital Management (HCM)“ unterstützt. Das von NTT DATA Business Solutions (ehemals itelligence) entwickelte Add-on „it.people time manager“ integriert die „SAP HCM Zeitwirtschaft“ in die cloudbasierte „SAP SuccessFactors Suite“. So entsteht eine hybride Lösung, die nicht nur mehr Flexibilität bietet, sondern auch die Effizienz steigert.
Gerade für den Mittelstand gilt: Die Mitarbeitenden sind das eigentliche Kapital des Unternehmens. Entsprechend wichtig ist ein effizienter Umgang mit der Ressource Arbeitszeit. Dafür müssen Arbeitszeiten genau geplant, erfasst, dokumentiert und überprüft werden. All das sind Aufgaben, die in der Personalabteilung in der Regel wenig beliebt und zudem durch Medienbrüche fehleranfällig sind, dies umso mehr, wenn die HR-Landschaft aus On-Premises- und Cloud-Modulen aufgebaut ist.
Zeitwirtschaftsprozesse attraktiv für alle Beteiligten gestalten
Digitale Tools erleichtern hier zwar viele Prozesse und beugen auch Fehlern vor, beschäftigen das Personalmanagement jedoch noch immer mehr als notwendig. Das gilt auch, wenn bereits integrierte HR-Lösungen wie etwa „SAP HCM“ zur Automatisierung der Human Resources (HR)-Kernprozesse genutzt werden.
Der Grund: Zeitwirtschaft kann erst dann wirklich effizient und flexibel werden, wenn auch die Mitarbeitenden und das Management Zeitmanagement-Aufgaben übernehmen, die sie unmittelbar betreffen. Dafür braucht es neben einem differenzierten Rechte- Workflowmanagement vor allem ein Werkzeug, das einfach und weitgehend intuitiv zu bedienen ist – und den Anwendenden zugleich klare Mehrwerte bietet. Ein solches Instrument sind „Management und Employee Self Services“ (MSS/ESS).
Effizient: „Mitarbeiter und Führungskräfte in Zeitwirtschaft aktiv eingebunden
Mithilfe von Self Services können Mitarbeitende und Führungskräfte nicht nur ihre Arbeitsstunden buchen, sondern auch detaillierte Auswertungen etwa zu geleisteter Mehrarbeit abrufen, Arbeitszeitwünsche und Urlaubanfragen stellen, Ein- und Ausstempelzeiten korrigieren, Schichten tauschen und vieles mehr. All diese Funktionen finden sich übersichtlich auf einer intuitiv gestalteten Nutzungsoberfläche innerhalb von „SuccessFactors Employee Central“ (EC). Die Employee Experience wird durch die Mehrwerte, die Self Services bieten, spürbar verbessert.
Damit werden Vorgesetzte, das HR-Management und die Verwaltung entlastet, da nun alle Beteiligten an der Zeitwirtschaft mitwirken und das System eine stärkere Automatisierung der Prozesse erlaubt. Durch „Management Self Services“ können zudem mit wenigen Klicks eingehende Anfragen bearbeitet, kontrolliert und gestellte Anträge genehmigt werden.
Auch Management-Auswertungen lassen sich durch die „SAP Analytics Cloud for SuccessFactors“ grafisch aufbereiten. Die MSS sind analog zu den ESS aufgebaut, verteilen jedoch weiterreichende Rechte und Aufgaben. Im Ergebnis werden ehemals langwierige, über viele Stufen im Unternehmen verteilte Prozesse automatisiert und deutlich abgekürzt – das macht die Zeitwirtschaft deutlich effizienter.
Flexibel: Durch das Add-on wird „SAP Zeitwirtschaft“ mobil
Um den Anforderungen immer flexibler werdender Arbeitsmodelle und -zeiten gerecht zu werden, müssen moderne Zeitwirtschaftssysteme aber nicht nur effizient, sondern auch mobilfähig sein und die Möglichkeit bieten, auch orts- und zeitunabhängig mit ihnen arbeiten zu können. Die mobile Anwendung von ESS und MSS war für Unternehmen mit SAP-Lösungen bislang allerdings nur eingeschränkt bis gar nicht möglich:
Zwar bietet die On-Premises-Lösung „SAP HCM“ mit dem Modul „Time Tracking“ eine Zeitwirtschaft und auch ESS- und MSS-Szenarien inklusive Fiori Kacheln an, doch sind diese nicht in SuccessFactors integriert. Daher haben sie auch nicht die Vorteile einer Cloudlösung, etwa die Mobilität über die SuccessFactors App oder Workflows, die vollständig der SAP SuccessFactors Workflow Funktionalität unterliegen – inklusive Berechtigungskonzept.
Mit dem Add-on „it.people time manager“ baut NTT DATA Business Solutions eine Brücke zwischen Cloud- und On-Premises-Lösung. Der „it.people time manager“ verbindet das Beste aus beiden Welten: Das Add-on integriert die „SAP HCM Zeitwirtschaft“ in „SAP SuccessFactors“, sodass Daten in beiden Systemen eingegeben, erfasst und verarbeitet werden können. Die Anwendenden arbeiten über Self Services nahtlos beiden Systemen zu, bemerken durch die Anpassung des Layouts aber keinen Unterschied mehr zwischen Cloud- und On-Premises-Lösung.
Das gesamte Workflow-Management wird über das Employee Central, die Stammdatenverwaltung der „SuccessFactors HCM Suite“, abgewickelt. Es muss kein weiteres Tool geöffnet werden. Durchgängig greift für alle das Berechtigungskonzept von „SAP SuccessFactors“. Da „SAP SuccessFactors“ über die Cloud läuft, kann so auch von überall per Smartphone, Tablet oder Desktop auf das Zeitwirtschaftssystem zugriffen werden.
Erfolgreicher Pilot
Den „it.people time manager“ entwickelte NTT DATA Business Solutions gemeinsam mit dem Kunden Rosenberger Optical Solutions & Infrastructure (OSI). Das global tätige Unternehmen hatte bereits vor Beginn der Corona-Pandemie sämtliche Geschäftsprozesse digitalisiert und dadurch optimiert. Dank des neuen Add-ons können die Mitarbeitenden des Unternehmens ihre Anwesenheits- und Arbeitszeiten nun auch bequem mobil und remote vom Homeoffice aus eingeben sowie auf Funktionen wie Anträge auf Auszahlung von Überstunden, Urlaubsbewilligung und vieles mehr zugreifen.
Mit dem „it.people time manager“ lassen sich jederzeit kundenspezifische Erweiterungen hinzufügen, sodass das Zeitmanagement auf die individuellen Voraussetzungen unterschiedlicher Unternehmen angepasst werden kann. Das Add-on ist ab sofort verfügbar und über NTT DATA Business Solutions zu beziehen.
Udo Ley ist Manager Human Experience Management Consulting bei der NTT DATA Business Solutions AG.
