Herkömmliche Tools zur Erzeugung von PDF/A-2 können meist nur einzelne PDF/A-Dateien erzeugen. Die neueste Version der PDF Longlife Suite von SEAL Systems konvertiert dagegen auch sogenannte verschachtelte oder eingebettete Dateien, wie zum Beispiel E-Mails mit Anhängen oder in Word-Dokumente eingebettete Excel-Tabellen, in PDF/A-2. Wesentlich ist hier die Nutzung der Eigenschaft von PDF/A-2, selbst wieder Container weiterer PDF/A-Dateien sein zu können.

PDF/A-2-Dateien eignen sich hervorragend zur Langzeitarchivierung. In vielen Unternehmen ist die Konvertierung wichtiger Dokumente in dieses Archivierungsformat bereits Pflicht. Für die Erzeugung von PDF/A-2 stehen viele interaktive Werkzeuge und automatische Prozesse bereit, unter anderem von Adobe, Adlib, Callas, Foxit und Nuance. Diese erlauben jedoch in der Regel nur die Anpassung von einzelnen Dateien an die PDF/A-2-Norm oder die Konvertierung von Nicht-PDF-Dateien in eine PDF/A-2-Datei.

Verschachtelte Dateien in PDF/A-2 umwandeln

Wenn beispielsweise PDF-Dateien, E-Mails mit unterschiedlichen Dateiformaten im Anhang (Word, Excel, Bilddateien) oder Excel-Tabellen, die in Word-Dokumente eingebettet sind, in PDF/A-2 konvertiert werden sollen, stoßen herkömmliche Tools meist an ihre Grenzen. Verschachtelte Dateien werden dann häufig manuell auseinandergenommen, einzeln konvertiert und anschließend wieder an einem gemeinsamen Ort abgespeichert. Eine solche Vorgehensweise bringt nicht nur überflüssige Arbeitsschritte mit sich, sondern auch die Gefahr eines Informationsverlusts.

Konvertierung von verschachtelten Dateien nach PDF/A-2 Quelle: SEAL Systems

Mit der PDF Longlife Suite von SEAL Systems konnten bislang PDF-Dateien ins PDF/A-2-Format überführt werden. Mit der neuesten Programmversion ist es nun auch möglich, verschachtelte oder eingebettete Dateien komplett in PDF/A-2 zu konvertieren, ohne dass diese vorher auseinandergenommen werden müssen. Der Konvertierungs-Server der Longlife Suite zerlegt die Eingangsdatei in seine Dateibestandteile. Containerformate wie beispielsweise ZIP werden dabei ebenfalls zerlegt. Anschließend konvertiert er alle Dateien einzeln zu PDF/A und setzt die Teildateien wieder so zusammen, wie sie in der Ursprungsdatei waren. Ohne Zwischenschritte können auf diese Weise MS-Office- und PDF-Dateien sowie zahlreiche Bildformate ins langzeittaugliche PDF/A-Format überführt werden.

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