Beim Umgang mit Dokumenten hält umständliche Technik nur auf, also müssen Verarbeitungsfunktionen an einem Multifunktionsdrucker (MFP) klar strukturiert bedienbar sein. Konica Minolta kümmert sich mit der Lösung Dispatcher Phoenix um die Workflow-Automatisierung beim MFP: Eine Web-Benutzeroberfläche macht die Anwendung für das Erfassen, Drucken, Scannen und die Weiterleitung von Dokumenten leicht zugänglich – am MFP, Computer oder per Mobil-Client vom Smartphone aus. Über eine Echtzeitanzeige lässt sich die Verarbeitung von Dokumenten beobachten und einen Scan einem Workflow zuordnen. Der Dispatcher Phoenix hat auch Verbindungsoptionen etwa für Sharepoint oder Google Drive in petto. Mit einer Plattform kann zudem die gesamte Druckumgebung zentral gesteuert werden.

 

Konica Minolta hat mit dem Dispatcher Phoenix eine eigenentwickelte Lösung zur Workflow-Automatisierung vorgestellt. Benutzer können die Dokumente direkt am MFP in das gewünschte Format konvertieren, sie indexieren, die Ordnerstruktur ihres PCs durchsuchen und einen Ort zum Speichern der Dokumente auswählen. Ein Suchfeld mit automatischer Worterkennungsfunktion hilft dabei, die Liste der angezeigten Ordner schnell zu filtern und neue zu erstellen.

Ebenfalls direkt vom Bedienfeld des MFP werden gescannte Dokumente an einen zuvor definierten Workflow gesendet. Bilder können bereinigt und Dateien mit Anmerkungen versehen, umbenannt, aufgeteilt und zusammengefügt werden. Zudem ist es möglich, Dokumente an FTP-Server, E-Mail-Empfänger oder Drucksysteme weiterzuleiten.

Die Anwendung ist skalierbar und sowohl für kleine als auch große Unternehmen geeignet. Dispatcher Phoenix ist mit einer Reihe von Verbindungsoptionen verfügbar. So sind Sharepoint, Google Drive und Hyland Onbase nur einige der Backend-Systeme, die eine Zwei-Wege-Kommunikation mit Dispatcher Phoenix ermöglichen.

Der Zugriff auf Dispatcher Phoenix erfolgt über die Anzeige der webbasierten Benutzeroberfläche am MFP oder am Computer. Der Mobile Client ermöglicht den Zugriff vom Smartphone aus. Die webbasierte Benutzeroberfläche der Anwendung ermöglicht den Zugriff auf wichtige Unternehmenstools, wie beispielsweise Apps zur Einrichtung von Server-Clustern für Redundanz/Lastausgleich, Ausfallsicherung, Auslagerung, das Teilen von Arbeitsabläufen mit bestimmten Nutzern und mehr.

Die Liveflo-Technologie ermöglicht eine Echtzeit-Anzeige von Dokumenten während der Verarbeitung. Dadurch können Engpässe identifiziert und sichergestellt werden, dass Dateien ihren Bestimmungsort erreichen. Das grafikbasierte Workflow Builder Tool vereinfacht das Erstellen von Arbeitsabläufen. Es bietet eine Drag and Drop-Funktion, personalisierbare Symbole, Zeichenwerkzeuge sowie verständliche Validierungsmeldungen.

Mit dem Workflow Scheduler werden bestimmte Tage und/oder Zeiten für die Ausführung von Arbeitsschritten festgelegt, sodass beispielsweise netzwerkintensive Prozesse nach Geschäftsschluss eingeplant werden können. Dadurch wird die Netzwerkleistung maximiert und während des Arbeitstags Bandbreite freigegeben. Arbeitsschritte können auch ohne Öffnen der Anwendung Dispatcher Phoenix im Hintergrund ausgeführt werden, während der PC eingeschaltet ist.

Zusätzlich bietet der Dispatcher Phoenix eine Überwachungsfunktion. Administratoren können Analysen zur Anzahl der gescannten Dokumente, der erfassten Dateien und der Nutzer, die Scanvorgänge ausführen, einsehen.

Unternehmensweit optimierte Geschäftsprozesse sowie Dokumenten-, Druck- und Flotten-Management in einer Anwendung ermöglicht die neue Genius-Plattform von Konica Minolta. Mit der Applikation GeniusMFP kann die gesamte Druckumgebung zentral gesteuert werden. GeniusBPM überführt insbesondere manuelle Routineprozesse in automatisierte Workflows.

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