Das hohe Umsatz- und Mitarbeiterwachstum der vergangenen Jahre veranlasste den Motorradauspuff-Hersteller KESSTECH zu einem Spurwechsel bei der ERP-Software. Der stetig wachsende Artikel- und Kundenstamm und die fehlende Release-Fähigkeit führte das Altsystem an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit, was sich vor allem in Performance-Einbußen, Workarounds und mangelnder Transparenz niederschlug. Die Einführung der webbasierten und auf das Variantenmanagement spezialisierten Software VlexPlus ERP hat das Unternehmen nicht nur in puncto Prozesstransparenz und Stammdatenqualität wieder auf Spur gebracht.

Der im unterfränkischen Obertheres ansässige Motorradauspuff-Spezialist KESSTECH ist Marktführer bei elektronisch und mechanisch verstellbaren Auspuffanlagen für Motorräder mit einer EG-Betriebserlaubnis. Mit Klappenauspuffanlagen vorwiegend für die Motorräder von Harley-Davidson hat sich KESSTECH in über 30 Jahren zur festen Größe in der Biker-Szene entwickelt. Die KESSTECH Auspuffanlagen, die ausschließlich „Made in Germany“ im eigenen Fertigungswerk in Unterfranken von hoch spezialisierten Mitarbeitern gefertigt werden, stehen für Technik, Qualität und einen unverwechselbaren Sound. Darüber hinaus bietet das Unternehmen seinen Kunden einen umfassenden Service und einen Web-Konfigurator, um die Auspuffanlagen zu individualisieren.

Altsystem konnte nicht „mitwachsen“

Ein Wachstumsschub, der mit dem Generationswechsel in der Geschäftsführung und Investitionen in ein neues Werk in den letzten fünf Jahren die Umsatz- und Mitarbeiterzahlen bei KESSTECH verdreifachte, brachte nicht nur eine Vielzahl neuer Auspuffmodelle, sondern auch neue Herausforderungen in Fertigung und Verwaltung mit sich. Mit der Erweiterung des schon umfassenden Harley-Davidson-Repertoires um Auspuffanlagen von BMW hat sich der im System zu verwaltende Artikelstamm binnen eines Jahres nahezu verdoppelt. Das bislang eingesetzte ERP-System war jedoch nicht mehr updatefähig und konnte den neuen Anforderungen zudem aus Performance-Gesichtspunkten nicht mehr gerecht werden. Daraus erwuchs schließlich Ende 2015 die Entscheidung, das Altsystem gegen ein neues, flexibles und vor allem zukunftsfähiges System abzulösen.

Bei der Vielzahl an täglichen Aufträgen kommt es nicht nur in der Hauptsaison auf Effizienz und Transparenz an. Quelle: KESSTECH GmbH

Hoher Automatisierungsgrad bei geringstem Erfassungsaufwand

Mit Unterstützung eines externen Unternehmensberaters wurden zunächst die wichtigsten Anforderungen an das künftige System in einem Lastenheft zusammengefasst. Im Rahmen des anschließenden Ausschreibungs- und Auswahlprozesses wurden in Frage kommende Lösungsanbieter kontaktiert und in Softwarepräsentationen auf ihre Eignung hin geprüft. „Da wir aus dem produzierenden Gewerbe kommen, war für uns vor allem die Abbildung und Optimierung der Auftrags- und Fertigungssteuerung von großer Bedeutung. Dafür ist ein gewisses Maß an Flexibilität in der Auftragserfassung notwendig, etwa um individuelle Kundenanforderungen berücksichtigen zu können“, fasst Pamela Kess, die das Unternehmen gemeinsam mit Geschäftsführer Christian Schütte in zweiter Generation leitet, zusammen. „Da die Pflege der Stücklisten und Arbeitspläne mit den laufend neu hinzukommenden Auspuffmodellen stetig aufwendiger wird, sollte die neue Lösung zudem einen hohen Automatisierungsgrad im Handling der Artikel- und Auftragsdaten ermöglichen – und zwar ohne den Erfassungsaufwand im System ausufern zu lassen. Nicht zuletzt haben wir die Lösungen auch anhand ihrer Ergonomie bewertet, denn Bedienkomfort und eine gefällige Oberfläche sind wichtige Voraussetzungen, damit unsere Mitarbeiter auch gerne damit arbeiten.“

Die Kulmbacher VLEXsoftware+consulting gmbh konnte mit der durchgängigen Belegkette und der aufgeräumten Oberfläche von VlexPlus schon zu Beginn ein gutes Bauchgefühl und Sicherheit vermitteln. „Man hat es in VlexPlus verstanden, für die Abbildung der Prozesse ein gesundes Maß an erforderlichen und optionalen Angaben zugrunde zu legen – sowohl bei der Verwaltung der Stammdaten als auch bei der Erfassung und Abwicklung eines Auftrags. Denn unsere Mitarbeiter müssen ja schnell und produktiv damit arbeiten – bei den täglichen Aufträgen in der Hauptsaison kommt es vor allem auf Effizienz und Transparenz an. Wir haben uns daher im Dezember 2015 für die Einführung der VlexPlus ERP Software entschieden und sind dann im Mai 2016 bereits mit der neuen Lösung in den Produktivbetrieb gegangen“, so die Firmenchefin weiter.

KESSTECH war das erste Unternehmen, das elektronisch und mechanisch verstellbare Klappenauspuffanlagen mit einer europäischen EG-Betriebserlaubnis auf den Markt gebracht hat. Quelle: KESSTECH GmbH

Seither kommt VlexPlus in nahezu allen Unternehmensbereichen unter anderem mit den Modulen Einkauf, Vertrieb, Produktion, Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen, Disposition, Warenwirtschaft und Lager zum Einsatz. Während die Mitarbeiter früher mit einer Eigenentwicklung, einem in die Jahre gekommenen ERP-System und einem analogen Frühwarnsystem im Tagesgeschäft „hantieren“ mussten, haben die KESSTECH Mitarbeiter heute mit einem durchgängigen System alle laufenden Aufgaben und Abläufe im Blick. Da die Kommunikation nun weitgehend über das System läuft, ist der Abstimmungsaufwand bei Aufträgen zwischen den Abteilungen deutlich geringer. „Die Dokumentation, die früher ebenfalls über diverse Insellösungen realisiert wurde, steht allen Prozessbeteiligten mit allen notwendigen Details direkt über das System zur Verfügung. So sind unsere Mitarbeiter – ob prozessbeteiligt oder nicht – jederzeit auskunftsfähig. Und wenn ein Prozess mal ins Stocken gerät, haben wir deutlich mehr Transparenz und können sehr frühzeitig reagieren“, erläutert Pamela Kess. „Während Materialbuchungen mit dem alten System sehr umständlich und darum nur bedingt nachvollziehbar waren, können wir die aktuellen Materialflüsse nun auf Knopfdruck abrufen – wie man so schön sagt. Der größte Vorteil aber liegt für uns in der Verbesserung unserer Datenqualität: Unsere Mitarbeiter wissen, dass sie sich auf unsere Daten im VlexPlus-System verlassen können. Dadurch, dass wir die Belegkette, Materialbuchungen, Reservierungen etc. jederzeit im Blick haben, lassen sich nicht nur der Auftragsdurchlauf gezielter steuern, sondern auch unsere Aufträge und vor allem die Stammdaten effizienter verwalten.“

Über VLEX:

Die VLEXsoftware+consulting gmbh

www.vlexplus.com