Stellen Sie sich vor, Sie gehen in den Supermarkt, um Eis zu kaufen. Umweltbewusst greifen Sie nach dem Eis im Pappbecher und werfen „den Umweltverschmutzern“ einen vernichtenden Blick zu. Zu Hause machen Sie den Pappbecher dann sehnsüchtig auf, doch statt Ihrem Lieblingseis finden Sie… Müsli. Mit ROSINEN. Wie ist das passiert?

Im schlimmsten Fall hat das folgenden Grund: Der Becherproduzent hat eine schlechte Lagerverwaltung und dem Müsliproduzenten daher statt Müslibechern versehentlich Eisbecher geliefert, ohne dass dies dem Müsliproduzenten aufgefallen wäre. Der VALUEPAP GmbH kann solch ein Fehler nicht unterlaufen: gemeinsam mit HELIUM V IT-Solutions GmbH wurde ein preiswertes – an die Bedürfnisse des KMU angepasstes – Memor-Barcode-Scanner-System eingeführt.

Aber macht dieses vermeintlich aufwendige System bei einem KMU wie VALUEPAP wirklich Sinn? Unser Projekt beweist es, denn die richtige Strategie hinter einem Projekt ist ausschlaggebend für dessen zukünftigen Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens. Es ist die Strategie der Modernisierung von Prozessabläufen durch Digitalisierung.

Projektbeschreibung im Detail

Als neu gegründetes KMU benötigte VALUEPAP vor einigen Jahren eine umfassende Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung. Seit mehreren Jahren setzt das Unternehmen daher die ERP-Software HELIUM V mit direkter Herstellerbetreuung ein. Für dieses Projekt zur mobilen Materialwirtschaft wurde zunächst die vorhandene Software erweitert, um die Kompatibilität mit dem Memor-System sicherzustellen und es durchgängig benutzbar zu machen. Know-how zu hardwarenaher Programmierung und zur Entwicklung von mobilen Apps trug ebenfalls HELIUM V IT-Solutions bei.

Neben optimierten Prozessabläufen war die laufende Verbesserung der Qualitätssicherung – vor allem in den Bereichen Warenwirtschaft und Lagerverwaltung – eine der wichtigsten Zielvorgaben zu Projektbeginn. Eine tragende Rolle kam hierbei dem neu installierten Memor-Barcode-Scanner-System zu. Dank dieser Vereinfachung müssen Lagerkräfte nun beispielsweise Warenein- und Ausgänge nicht mehr aufwendig manuell buchen, die Daten werden von der mit HELIUM V verlinkten Hardware (den Memor-Scannern) in ein einziges System gepflegt. Ergebnis: das Ende für Hunderte von individuellen Listen.

Die zahlreichen Auswirkungen des Projekts wurden bei VALUEPAP schnell sichtbar. Es entfaltete sich ein durchgängiger, stets nachvollziehbarer Materialfluss. Dank des Memor-Systems behält VALUEPAP seither einen klaren Überblick auch über eine große Anzahl von Kundenbestellungen. Korrekte Lieferungen können seither garantiert werden, was wiederum zu einer Erweiterung des Kundenkreises geführt hat; seit der Einführung sind Zusammenarbeiten mit internationalen Großkunden Tagesgeschäft. Erhöht wurden nicht nur Marktdurchdringung und Umsatz, sondern auch die Anzahl und Größe von Aufträgen und Erträgen. Und last but not least wurde auch die Gefahr von Strafzahlungen bei verspäteten oder falschen Lieferungen minimiert.

Kostengünstige Alternative

Mit dem Memor-System wurde eine kostengünstige Alternative zu Systemen eingeführt, die auf teurer RFID-Chip-Technologie basieren. Ankommende Ware, Ausgangsware und sämtliche Lagerplätze erhalten selbst erstellte Barcodes. Anhand erfasster Daten startet der Druck automatisch direkt aus dem ERP HELIUM V. Somit kann der Kunde auf teure und unflexible RFID-Chip-Lösungen verzichten und auf kostengünstige Scanner sowie selbst generierbare Barcodes setzen.

Die Hauptergebnisse des Projekts „In Amor mit Memor“ lassen sich in drei Bereiche zusammenfassen:

1. Prozessverbesserungen

Der gesamte Materialfluss konnte optimiert und entsprechend den Erwartungen der Qualitätssicherung gestaltet werden. Die Hardware-Unterstützung vereinfacht die Materialbuchung. Auf inakkurate, fehleranfällige manuelle Buchungen kann verzichtet werden.

2. Produktivitäts- und Effizienzsteigerung

Trotz der erhöhten Datenmenge, die durch Neuaufträge entsteht, kann diese schneller und präziser erfasst werden. Mitarbeiter müssen weniger „überlegen“ und haben weniger mit unproduktiven Arbeitsvorgängen zu kämpfen. Es herrschen klare Abläufe und Standardfälle. Dank dieser „Automatisierung“ heißt es bei VALUEPAP jetzt: „Weniger ist mehr“, mit weniger Arbeit werden höhere Effizienz und Qualität erzielt. Das benutzerfreundliche ERP- und Memor-System erlaubt es sämtlichen Mitarbeitern, alle organisatorischen Funktionen und Prozesse auszuführen. Das heißt, dass Mitarbeiter jeden einzigen Shopfloor-Prozess kennen (unter anderem Wareneingang, Etikettierung, Produktion, Vorbereitung Lose, Vorbereitung Warenversand).

3. Stärkung der Marktposition

Seit dem Einsatz von HELIUM V kann VALUEPAP nun oftmals eine doppelt so schnelle Lieferzeit garantieren als Mitbewerber (vier bis fünf Wochen anstatt acht), zudem höhere Qualität und mehr Flexibilität (mehr Sorten/geringere Stückzahlen im Lager). Der Anwender kann auf Kundenwünsche schneller eingehen und auf neue Anfragen umgehend reagieren. Mit HELIUM V kann VALUEPAP nach Anfrage binnen 30 Minuten(!) ein umfassendes Angebot an den Interessenten schicken. Dies hinterlässt einen positiven und professionellen ersten Eindruck.

„Wir arbeiten seit 2012 mit HELIUM V und würden uns wieder dafür entscheiden. Neben der durchgängigen Abbildung aller wesentlichen Geschäftsprozesse schätzen wir auch die Serviceorientierung und Flexibilität des ERP-Herstellers. Durch die softwaretechnische Unterstützung können wir die von unseren Kunden geforderte Qualität, Preis-/Leistungsverhältnis und Zuverlässigkeit garantieren. Mit dem ausgefeilten ERP- und Memor-System können wir unsere Position verstärken und zum Führer im Industriesegment werden. Anpassungen – etwa durch individualisierte Einstellungen oder Zusatz-Programmierung – werden günstig und schnell erledigt. Es besteht eine gleichberechtigte Partnerschaft. Wir sind konkurrenzfähig und gut aufgestellt für weiteres Wachstum“, so die Geschäftsführung der VALUEPAP GmbH.