Unternehmensprozesse setzen die passenden Kommunikationskanäle voraus. Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender bei Ferrari electronic, spricht mit dem Midrange Magazin (MM) über das Fax im Zeitalter von All-IP, technische Voraussetzungen und Vorteile von IP-basierten Fax-Lösungen, die rechtliche Bedeutung der Fax-Übertragung sowie aktuelle Fax-Entwicklungen und Visionen.

MM: Stichwort FoIP – kann das Fax auch nach 2018 problemlos genutzt werden?

Leschke: Die klare Antwort, ja! Jedoch muss man sich durch die Umstellung der Netze und der TK-Infrastruktur in den Unternehmen mit dem Fax – ein Dienst der in der analogen Welt problemlos funktioniert – etwas mehr auseinandersetzen. Grundsätzlich sollte das Fax so direkt wie möglich an IP-Anlagen angebunden und auf Zwischenstationen wie Gateways und TK-Anlagen verzichtet werden. In reiner IP-Umgebung ist T.38, und nicht G.711, für die Übermittlung zu nutzen. Wer wegen der analogen Amtsleitung noch auf G.711 angewiesen ist, sollte auch dort die Fehlerkorrektur aktivieren und dafür sorgen, dass der Voice Band Data Mode an der Telefonanlage verwendet wird. Aber auch der IP-Zugang bzw. dessen Auslastung müssen zu den Anforderungen passen – häufiger Paketverlust kann ein Hinweis für eine zu geringe Bandbreite sein.

Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender bei Ferrari electronic: „Das Fax kann auch nach 2018 problemlos genutzt werden.“ Quelle: Ferrari electronic

MM: Gibt es schon Fax-Lösungen, die ganz auf IP ausgelegt sind, und welche Vorteile bringen sie mit sich?

Leschke: Es gibt bereits Fax-Lösungen, die auf eine reine IP-Umgebung ausgelegt sind, die sogenannten „Internet Aware Fax Devices“, kurz IAF. Wenn zwei dieser IAF-Geräte direkt kommunizieren, treten viele der Probleme gar nicht erst auf. Internet-fähige Fax-Geräte können die Daten der Fax-Nachrichten zudem schneller übertragen – das Fax wechselt mit IP quasi auf die Überholspur. Fax over IP heißt im Übrigen nicht, dass Büros oder Außenstellen auf ihr Multifunktionsgerät verzichten müssen. Mit einem entsprechenden Software-Stack können auch sie als IAFs fungieren. Oder man entscheidet sich für eine Fax-Server-Lösung wie von Ferrari electronic, die die nötigen Funktionalitäten mitbringt.

MM: Hat eine Faxübertragung nach der Umstellung auf IP die gleiche Bedeutung wie heute?

Leschke: Ja, denn die Umstellung des Übertragungsweges ändert nichts an der Eigenschaft des Faxes. Das Fax hat dieselbe allgemein anerkannte Bedeutung wie bisher und gewährleistet gerade bei der Übermittlung wichtiger Geschäftsdokumente hohe Sicherheit. Bei diesem sensiblen Punkt ist das Fax der E-Mail-Übermittlung auch künftig klar überlegen. E-Mails sind unzuverlässiger, sicherheitsanfälliger und vor allen Dingen nicht rechtssicher. Hier ist das Fax klar im Vorteil: Gerichtsurteile berufen sich nämlich häufig auf den OK-Vermerk als Zustellnachweis, der ja bei jedem Fax enthalten ist.

Prinzipieller Ablauf der Faxübertragung. Quelle: Ferrari electronic

MM: Gibt es einen Unterschied beim OK-Vermerk im Falle von Fax over IP und Fax-ohne-IP?

Leschke: Nein, dennoch sind Anwender oft verunsichert, weil immer wieder behauptet wird, dass die Erfolgsquote der Übertragung bei Fax über ISDN höher ist als über IP. Das mag in manchen Fällen stimmen, ist aber nicht generell gültig, da sich Fax over IP unter guten technischen Bedingungen genauso verhält wie ohne IP. Für die Faxübertragung ist es egal, ob unterwegs eine analoge Strecke, ISDN, IP mit G.711 oder IP mit T.38 durchlaufen wurde. Das empfangene Gerät entscheidet über den Ausgang der Übertragung, ohne zu wissen, wie die Übertragungsstrecke technisch beschaffen war. Für die positive Beurteilung ist also nicht die Stabilität der Verbindung verantwortlich, sondern die End-to-End-Übertragung.

MM: Können Sie dazu ein Beispiel aufzeigen?

Leschke: Ein Kurier transportiert ein Paket. Die Straße hat ein paar Schlaglöcher – „IP“ – und das Auto kommt nur mehr in 97 Prozent aller Versuche an. Trotzdem ändert sich im Falle des zugestellten Pakets für den Absender nichts an der Verlässlichkeit der OK-Meldung, da diese immer (noch) nur dann verschickt wird, wenn das Paket tatsächlich angekommen ist, unabhängig davon, welche Strecke es hinter sich hat.

MM: Worin besteht die besondere Qualität dieser Bestätigung im Vergleich zu Diensten wie E-Mail?

Leschke: Ein Fax wird direkt von Endgerät zu Endgerät übertragen. In IP-Netzen würde man von einem Peer-to-Peer-Protokoll sprechen. Dabei wird die Empfangsbestätigung in der gleichen Sitzung über die gleiche Strecke übertragen, wie die Bilddaten. War die Übertragung von Bildinformation und Quittierung erfolgreich, gibt es den entsprechenden OK-Vermerk im Fax-Journal. Dies hat nichts mit der Qualität der Strecke zu tun, sondern ist eine Protokoll-Eigenschaft. Kommunikationsprotokolle wie z.B. SMTP basieren nicht auf einer Verbindung zwischen Endgerät und Endgerät, sondern nutzen Server. Dabei wird immer nur die Übertragung zwischen SMTP-Hops bestätigt. Eine E-Mail-Empfangsbestätigung ist in manchen Clients implementiert und optional, sie stellt protokolltechnisch jedoch nur eine neue E-Mail dar. Damit bietet sie keine vollständige Sicherheit in Bezug auf die erfolgreiche Übertragung.

MM: Werfen wir einen Blick in die Zukunft – wie lässt sich das Fax weiterentwickeln und optimieren?

Leschke: Die Entwicklung von Fax, insbesondere FoIP, geht ständig weiter. Neue Wege der Übertragung werden den automatisierten Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen künftig deutlich vereinfachen. Denn eines steht ganz sicher fest: Das Bedürfnis von Unternehmen Dokumente rechtssicher zu übertragen, bleibt auch in der IP-Ära unverändert. Mit dem optimierten Fax wird die Textextraktion aus einem PDF zuverlässig möglich, die Faxempfänger können die Informationen also automatisiert verarbeiten. Auch elektronische Rechnungen im sog. ZUGFeRD-Format können übertragen werden. Je nach Faxgerät erhält der Empfänger dann einen Ausdruck der Rechnung oder ein XML-angereichertes PDF zur Weiterverarbeitung. Hat der Empfänger also nur ein einfaches Vorlagenfax, kann er die Rechnung genauso wie bisher verarbeiten. Unternehmen, die mit ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware arbeiten, können direkt Buchungssätze bilden oder die Daten anderweitig verarbeiten. Faxnachrichten im PDF/A-Format ermöglichen auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches.

MM: Mit entsprechenden Erweiterungen bleibt das Fax also zukunftsfähig?

Leschke: Konkret sind vier Faktoren für die Weiterentwicklung des Fax-Ökosystems relevant: Erstens: Die Dateiübertragung nach T.434 ermöglicht den Austausch von PDF-Quelldokumenten und die Textextraktion ohne OCR, also optische Zeichenerkennung. So wird die oben erwähnte automatische Verarbeitung möglich. Zweitens kann in VoIP-Netzen und mit dem Protokoll T.38 die Übertragungsgeschwindigkeit merklich erhöht werden. Die dritte Möglichkeit ist die Signalisierung alternativer IP-Wege und Weiterleitung an eine URL, beispielsweise eine SIP-Adresse. Das Faxgerät entscheidet sich also für die bestmögliche Übertragung. Und schließlich kann das Faxprotokoll für IP-Telefonie als reine Softwarefunktion implementiert werden, so dass neue Faxgeräte in das Fax-Ökosystem eingebunden werden können. Mit diesen Fax-Erweiterungen wird es möglich, in IP-Netzen schnell, zuverlässig und rückwärtskompatibel sowie verlustfrei unter Erhalt der Textdarstellung zu faxen. Die positiven Eigenschaften des Fax wie Rechtssicherheit, qualifizierter Sendebericht und Ende-zu-Ende-Bestätigung bleiben natürlich erhalten.