Viele Unternehmen sind noch zögerlich bei der Umstellung auf SAP S/4HANA. Doch lassen sie damit die Vorteile der neuen SAP-Umgebung ungenutzt. Deshalb hat Arvato Systems einen detaillierten Stufenplan für die sichere Conversion entwickelt.

War es für Unternehmen lange Zeit lediglich eine Option, Trends in der Informationstechnologie zu folgen, so heißt es nun, auf den Zug der digitalen Transformation aufzuspringen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Treiber der Entwicklung ist insbesondere die sich weiter beschleunigende Digitalisierung in allen Bereichen der Gesellschaft. Darauf aufbauend haben sich neue Erwartungshaltungen an die Kommunikation sowie an Einkaufs- und Serviceerlebnisse herausgebildet – eine „On Demand“-Welt höchster Dynamik. Das gilt sowohl für den B2C- als auch für den B2B-Bereich. Dieser Fortschritt zwingt Unternehmen dazu, ihre bestehenden Prozesse zu überdenken und neue, digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Voraussetzung für die erfolgreiche digitale Transformation von Unternehmen ist ein ERP-System, das in der Lage ist, diese Anforderungen abzubilden. SAP stellt mit SAP S/4HANA eine solche Umgebung zur Verfügung. Sie bildet den „digitalen Kern“, das Zentrum aller Abläufe in einer konsequent digital ausgerichteten Organisation. Auf Basis einer neuen Architektur vereinfacht und beschleunigt sie bestehende Abläufe und ermöglicht die Implementierung neuartiger Prozesse.

Die Unterstützung neuer digitaler Geschäftsmodelle war laut einer letztjährigen Studie des Marktforschungsunternehmens IDC auch eines der vier wesentlichen Argumente für die Implementierung von SAP S/4HANA. Als weitere Gründe wurden die verbesserte Produktivität der Mitarbeiter, der Echtzeitzugang zu Informationen und niedrigere Kosten angeführt. Laut der Studie planen zwei Drittel der SAP-Kunden die Zukunft ihres Unternehmens mit SAP S4/HANA.

Ein ganz pragmatischer Grund für den Wechsel auf SAP S/4HANA ist die Entscheidung von SAP, die Wartung und Pflege der Komponente Warehouse Management (WM) Ende des Jahres 2025 einzustellen. Dieser Zeitplan mag zwar auf den ersten Blick ganz entspannt wirken – für komplexe Umgebungen etwa in global tätigen Konzernen mit vielen Niederlassungen und/oder Tochtergesellschaften sollte er jedoch ein Weckruf sein.

Herausforderungen bei der Conversion auf SAP S/4HANA

Das auf SAP HANA aufsetzende S/4HANA unterscheidet sich von SAP R/3 in ganz wesentlichen Punkten. Hervorzuheben sind insbesondere die von SAP HANA bereitgestellte In-Memory-Datenbank und die komfortable, auf HTML5 basierende Benutzeroberfläche Fiori. Zudem werden Kreditoren und Debitoren nun vordergründig allgemein als harmonisierte Business-Partner geführt.

Ganz wesentlich sind die deutlichen Vereinfachungen der Datenstruktur. Dabei verschmelzen bestehende Transaktionen und Funktionalitäten mit anderen Elementen oder finden sich in einer neuen Lösung und Architektur wieder. SAP informiert in umfassenden „Simplification Lists“ über den nicht unerheblichen Umfang dieser Änderungen. All dies muss bei der Conversion bestehender SAP-Umgebungen auf S/4HANA sorgfältig berücksichtigt werden.

„Ein so komplexes Vorhaben wie die Conversion ganzheitlicher geschäftskritischer Business-Process-Systeme muss detailliert geplant werden, um die ebenso schnelle wie sichere Umsetzung zu erreichen“, sagt Frank Brinkmann, Vice President SAP Consulting, und fügt hinzu: „Mit unserem Factory-Ansatz haben wir ein klar strukturiertes Verfahren entwickelt, das die Industrialisierung solcher Conversion-Projekte ermöglicht.“

Der detaillierte Stufenplan umreißt die Aufgaben und die klar definierten Ziele für jede Phase des Prozesses – von einer ersten Bestandsaufnahme bis hin zum „Go-Live“. Für den Fall der Fälle sind auch mögliche Ausstiegspunkte beschrieben.

Jede Conversion wird seitens Arvato Systems von einem erfahrenen Team mit spezifischem Know-how und umfassendem funktionalem Wissen etwa in den Bereichen Finance, Logistik, Produktion und Warehouse-Management betreut. Das Team nutzt eine Bibliothek bestmöglicher Tools, welche den schnellen und sicheren Umstieg ermöglichen und gezielt Optimierungspotenziale aufzeigen.

Das Team auf Kundenseite sollte die für die SAP-Umgebung technischen und fachlichen Ansprechpartner umfassen. Zudem sollte die SAP-Nutzerbasis frühzeitig zumindest informativ eingebunden werden.

In sechs Schritten in die Welt von SAP S/4HANA

1. Orientierung: Der Prozess ist in sechs logisch aufeinanderfolgende Schritte gegliedert. Im ersten Schritt, der Orientierungsphase, wird zunächst die Komplexität der Systeme des jeweiligen Unternehmens auf Basis eines standardisierten Fragebogens eingeschätzt.

Anschließend werden die bestehenden Systeme erfasst, um den Status quo in Bezug auf die eingesetzte Hard- und Software zu ermitteln. Dies kann bei Bedarf über ein Process Mining unterstützt werden – dabei werden digitale Spuren in den IT-Systemen herangezogen, um die Business-Prozesse zu rekonstruieren und die Prozesslandschaft zu visualisieren.

Darauf aufbauend werden auf Basis eines Portfolios modernster Technologien Empfehlungen für die Zielarchitektur ausgesprochen und dabei die Möglichkeiten des Ersatzes überholter Funktionalität durch neueste digitale Standards und Lösungen berücksichtigt.

Im Finanzbereich könnten dies etwa mit IFRS 16 der neue internationale Standard für die Bilanzierung von Leasing-Verhältnissen sein, mit TIS (Treasury Intelligence Solutions GmbH aus Walldorf) eine Cloud-Plattform für das transparente Management konzernweiter Zahlungen oder auch mit crossinx (crossinx GmbH aus Frankfurt am Main) ein Netzwerk für Financial Business Collaboration inklusive E-Invoicing, EDI und Supply Chain Finance.

2. Fitting: An die Orientierungsphase schließt sich das sogenannte Fitting an. Hierbei geht es um eine erste Zusammenfassung des Projekts in Bezug auf Zeit, Budget und mögliche Herausforderungen. Wesentliche Grundlagen dafür liefert der SAP S/4HANA Readiness Check, ein Cloud-basiertes Werkzeug.

Dieser Check gibt unter anderem Antworten auf Fragen über die notwendige Größe der SAP-HANA-Datenbank, darüber, welche bisher eingesetzten Add-ons kompatibel mit SAP S/4HANA sind, und auch darüber, welche aktuellen Business-Funktionen und -Transaktionen durch SAP S/4HANA beeinflusst werden. Er informiert zudem über den Umfang der Vereinfachungen und ermöglicht so die Einschätzung des anfallenden Aufwands. Auch gibt er einen Überblick darüber, welche Applikationen der SAP-Fiori-Oberfläche den Anwendern zur Verfügung gestellt werden sollten.

Frank Brinkmann
In seiner Funktion als Vice President SAP Consulting bei Arvato Systems weist Frank Brinkmann umfassende internationale Erfahrungen in den Bereichen Handel, Logistik und Finance auf und konnte in den vergangenen Jahren zahlreiche Unternehmen in Europa und den USA auf ihrer Digitalisierungsreise begleiten. Quelle: Arvato

3. Vorbereitung: Die Ergebnisse der Fitting-Phase fließen in den nächsten Schritt ein, die Vorbereitung der Conversion. Unter Einsatz der Erfahrungen aus anderen Projekten und Conversions erstellt das Team einen detaillierten Plan für die individuelle Conversion – eine Roadmap, in der für jedes Vereinfachungselement unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten die notwendigen Aktionen beschrieben werden.

Der Plan beinhaltet optional auch Vorgaben für die parallele Datenbereinigung und Archivierung des alten Systems. Dies ist unbedingt zu empfehlen. Denn es kann eine deutliche Einsparung von RAM-Speicher erzielt werden, weil S/4HANA die schnelle In-Memory-Datenbank von SAP HANA nutzt. Die Archivierung ist zudem sehr wertvoll für den Process-Mining-Aspekt zur Analyse historischer Daten.

4. Validation: Der letzte Schritt vor der eigentlichen Conversion ist die Validation. Sie umfasst der Conversion vorgelagerte Aktivitäten wie die Migration der Geschäftspartner sowie den Perioden- und Dokumentenabschluss im Finanzbereich. Bestehende individuelle Entwicklungen werden analysiert und getestet, und die optional auch Cloud-basierte Systemkopie wird in S/4HANA konvertiert.

In dieser Phase beginnt außerdem das Training der wichtigsten Anwenderinnen und Anwender, und auch die Nutzerbasis lernt S4/HANA kennen.

5. Conversion: Nun erfolgt die eigentliche Conversion unter Nutzung des SAP Software Update Manager (SUM). Änderungen an der realen Umgebung werden mit Hilfe der Delta-Analyse überprüft. Mit dieser Vorgehensweise können Fehler in Prozessen systematisch untersucht sowie deren Ursachen ermittelt und abgestellt werden.

Für weitere Sicherheit sorgt die Durchführung des Readiness-Checks in der produktiven Umgebung. Darüber hinaus stellt Arvato Systems Tools und Ansätze für automatisierte Tests zur Verfügung. Außerdem wird in dieser Phase basierend auf den Erfahrungen aus Validierung und Conversion eine Liste von Aufgaben erstellt, die nach Abschluss der Conversion gegebenenfalls zu erledigen sind.

6. Innovation: Der sechste und letzte Schritt richtet schließlich den Blick auf die Zukunft – gemeinsam definieren die Teams die nächsten Schritte, um auf Basis der neuen Umgebung innovative Prozesse und geschäftliche Möglichkeiten zu entwickeln und zu implementieren.

Diese „Factory“-Strategie bezieht sich vorrangig auf die schrittweise Conversion bestehender SAP-Systeme. Arvato Systems entwickelt derzeit aber auch ein vergleichbares Vorgehen für die komplette Neuimplementierung aller SAP-Systeme nach dem „Greenfield“-Ansatz.