Wie kann ich meine Dokumente effizient verwalten? Und wie vermeide ich dabei einen großen Projektaufwand und hohe Kosten? Mit derartigen Fragen wird Andreas Elge, Vertriebsleiter und stellvertretender Regionaldirektor Südost bei TA Triumph-Adler, tagtäglich von seinen Kunden aus dem Mittelstand konfrontiert. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) erzählt er unter anderem, warum ein DMS das beste Mittel gegen Dokumentenfrust ist.

MM: Was wollen Unternehmen mit einem DMS erreichen?

Elge: Im Kern möchte jedes Unternehmen – egal, ob es zehn oder 1.000 Mitarbeiter beschäftigt – kostenoptimiert arbeiten. Wenn Kunden ihre gewohnte manuelle Arbeitsweise durchbrechen und durch ein DMS mit wenig Zeit und Aufwand mehr Leistung erzeugen, ist das auch für uns ein Erfolgserlebnis. Dann haben sie nämlich verstanden, dass ein Dokumentenmanagementsystem sie in ihrer täglichen Arbeit nicht zusätzlich belastet, sondern enorm entlastet.

MM: Welche Rolle spielen Sie dabei?

Elge: Früher ging es um Kopieren, Scannen, Faxen und Drucken. Heute stehen die digitale Dokumentenverarbeitung und ein intelligentes Informationsmanagement im Fokus. Da kommen wir ins Spiel: Auch unsere Kunden wollen ihre Arbeitsprozesse digitalisieren und brauchen Partner, die sie dabei unterstützen, ihre Workflows anzupassen.

MM: Mit welchen Problemen haben Unternehmen noch zu kämpfen?

Elge: Der Durchlauf eines Dokuments macht vielen Firmen zu schaffen. Dass zum Beispiel ein Dokument von jeder Fachabteilung geprüft und freigegeben werden muss, beansprucht extrem viel Zeit. Mit einem Dokumentenmanagementsystem erfolgt die Freigabe digital und automatisch. Und im Gegensatz zur klassischen Papierform behält man mit einem DMS außerdem den Überblick. Alle Beteiligten wissen, wo ein Dokument abgelegt ist und welchen Status es hat. Neben der typischen Suche nach Dokumenten geht es eben auch um die Frage, wie ein Dokument gehandhabt wird.

Andreas Elge hat mit seinem Vertriebsteam das Projektgeschäft aufgebaut und führt die Kunden im Zeitalter der Digitalisierung in das New Business. Quelle: Triumph-Adler

MM: Das „Handling“ eines Dokuments übernimmt ein ECM-System, richtig?

Elge: Korrekt. Obwohl es innerhalb der Branche unterschiedliche Definitionen zu ECM/DMS gibt, gilt für mich der Merksatz: Ein Dokumentenmanagementsystem – DMS – managt die Dokumente in einem System, und ein ECM – das Enterprise-Content-Managementsystem – lenkt diese Dokumente. Durch das ECM können also die Dokumente, die strukturiert abgelegt werden, in einem digitalen „Workflow“ geschickt lanciert werden. Bei einer Berufsfachschule zum Beispiel, die wir beraten haben, ging es um Rechnungen, die nunmehr durch ein DMS automatisch freigegeben werden und zur nächsten Person „rutschen“. Hat ein Dokument dieses Stadium erreicht, befindet es sich im „Workflow“, also zwischen DMS und ECM. Hier wird es intelligent gesteuert und geleitet.

MM: Lässt sich das an einem Beispiel verdeutlichen?

Elge: Die Gothaer Bildungsgesellschaft, eine private medizinische Berufsfachschule, ist an drei Standorten vertreten, beschäftigt um die 100 Dozenten und hat knapp 1000 Schüler bzw. Auszubildende. Sie können sich vorstellen, wie viele Dokumente in diesem Unternehmen täglich im Umlauf sind. Das Problem war die interne Organisationsstruktur: Sollten Informationen verteilt werden, wurden diese bis dato per Mail verschickt. Was Zeit kostet und übrigens auch in Anbetracht der DSGVO kritisch ist. Durch das DMS können heute alle Dokumente zentral abgelegt werden. Die Information, die nunmehr in der IT-Struktur liegt, wird automatisch synchronisiert. Das heißt, dass zum Beispiel alle Stammdaten der Dozenten automatisch in die Personalakte übernommen werden und jederzeit ergänzt werden können. Das ist besonders beim Thema Fristenmanagement praktisch. Auch Zertifikate können hinterlegt werden. Das Gleiche gilt für die Schülerseite: Da es sich um eine Privatschule handelt, bekommt jeder Schüler einen Vertrag, mitunter individuell ausgehandelt. Hier brauchte es eine richtige Verwaltung, die sich jetzt in einem ECM problem- und vor allem mühelos umsetzten lässt.

MM: Besteht hier nicht die Gefahr, dass sehr viele Dokumente doppelt abgelegt werden?

Elge: Das ist der interessante Punkt: Dem Kunden war es natürlich auch wichtig, dass er nicht alles zweifach ablegt und die gesamten Stammdaten aus seinem ERP-System, die sowieso im System liegen, gleich mit in das ECM überspielt werden. Mit Stammdaten sind übrigens die gesamten Personendaten oder Vertragsdaten gemeint, die als Daten angelegt sind, aber nicht als Dokument existieren – und genau das ist die Verbindung zwischen ERP und ECM, dass ich Daten sowohl in einfacher Form als auch in gescannter Form habe. An dieser Schnittstelle haben wir die Daten zwischen den beiden Systemen dann synchronisiert, also beidseitig ausgetauscht. Das Resultat: Ein Dokumentenmanagementsystem, integriert in ein ERP, ohne doppelte Ablage.

MM: Ist die Einführung einer solchen Software nicht sehr beratungs- und kostenintensiv?

Elge: Gerade bei einer Einstiegslösung sind die Investitionskosten sehr niedrig. Und die Optimierungspotenziale sind dagegen gewaltig: klar definierte Abläufe, strukturiertes Unternehmenswissen und mehr Zeit. Ich sage den Unternehmen immer, dass ich verstehen kann, wenn sie hinter die zu erwartenden Einsparpotenziale ein Fragezeichen setzten. Allerdings sage ich Kunden dann auch, dass sie schon nach einem Jahr sehen können, was es ihnen an Zeit – und damit auch an Geld – gebracht hat. Das Ergebnis wird sie positiv überraschen.