Für den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch müssen Unternehmen heute keine eigene Infrastruktur mehr aufbauen. Professionelle Business-Portale fungieren als universelle Schnittstelle.

Was einmal unter dem Stichwort „E-Invoicing“ insbesondere für Großunternehmen begonnen hat, entwickelt sich immer mehr zu einer Selbstverständlichkeit im Geschäftsumfeld. So sorgt ein Business-Netzwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten dafür, dass Sender und Empfänger von Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden sich nicht mehr auf ein gemeinsames Datenformat verständigen müssen, um ihren Informationsfluss rein elektronisch zu organisieren. Bereits heute werden mehrere Millionen Dokumente im Monat zwischen vielen Hunderttausend Unternehmen auf diesem Wege transferiert, Tendenz stark steigend. Dahinter steht eine Reihe von Portalen verschiedener Anbieter, so zum Beispiel von der Bundesdruckerei, DATEV, SGH, Neopost Deutschland, Asterion, BeCloud und b4value.net.

Jedes dieser Unternehmen betreibt jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt im Netzwerk. Jeder Rechnungsempfänger, der sich auf einem dieser Portale angemeldet hat, ist automatisch für alle Versender, die ebenfalls bei einem der Portale registriert sind, erreichbar. Die teilnehmenden Unternehmen können weiterhin jeweils mit ihren gewohnten Programmen – beispielsweise der ERP-Lösung – arbeiten, während ihr Portal gewissermaßen die Rolle eines zentralen Dolmetschers übernimmt und den Datensatz konvertiert. Dieser erreicht den Empfänger dann stets in dem Format, das er ausgewählt hat – im Zweifelsfall sogar ausgedruckt auf Papier.

Ein System – alle Formate

Postein- wie auch Postausgang im Unternehmen lassen sich über die Nutzung eines der Portale ohne Aufwand vereinheitlichen, ohne dass Investitionen in die Infrastruktur oder Änderungen bestehender Prozesse notwendig sind. Das im Hintergrund arbeitende System unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten unkompliziert gesendet und empfangen werden. So lassen sich die Portale beispielsweise einfach an alle gängigen ERP-Systeme anbinden, so dass der Rechnungsversand direkt aus dem System angestoßen werden kann.

Auch elektronische Signaturen fügt das System automatisiert an bzw. prüft sie bei Eingangsdokumenten. Regelbasiert kann es darüber hinaus die Dokumente vor Versand oder bei Eingang beispielsweise mit Null-Rechnungen oder auf Konformität nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes kontrollieren. Die übermittelten Datensätze und Dokumente können innerhalb der Plattform gleich gesetzeskonform elektronisch gespeichert werden, wobei sich auch bereits bestehende Archivlösungen problemlos einbinden lassen. Freigabeprozesse lassen sich unternehmens-, gruppen- und benutzerbezogen festlegen. Vorhandene Arbeitsweisen müssen dafür nicht geändert werden.

Auch für kleinere Unternehmen interessant

Insbesondere für Zulieferbetriebe von Konzernen, die für Eingangsrechnungen häufig ein bestimmtes Format vorschreiben, ist dieses Konzept interessant. Sie können darüber den Anforderungen des Großkunden nachkommen, ohne ihre eigenen IT-Systeme anpassen zu müssen. Dabei profitieren von den Portalen nicht nur die größeren Unternehmen: Schon ab einem Volumen von etwa 100 Rechnungen im Monat können damit Einsparungen erzielt werden. Nach Schätzungen lassen sich durch einen durchgängigen elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch bis zu 80 Prozent Prozesskosten-Einsparungen gegenüber dem herkömmlichen Briefpostversand erreichen.

Im Verbund profitiert jeder Knotenpunkt von den Entwicklungen und Möglichkeiten der anderen. Alle Anwender kommen dadurch in den Genuss der attraktiven Konditionen, die sich durch die hohen Übertragungsvolumina des Netzwerks realisieren lassen – selbst beim konventionellen Versand per Briefpost. Die Datenhaltung erfolgt dabei aber immer beim jeweiligen Netzwerkpartner. Wer etwa das Portal SmartTransfer der DATEV nutzt, kann sicher sein, dass seine Daten ausschließlich in deren Nürnberger Rechenzentrum aufbewahrt werden.

Die Technologie hinter dem Netzwerksystem geht auf Forschungen zurück, an denen auch das Deutsche Forschungsinstitut für Künstliche Intelligenz (DKFI) mit Sitz in Kaiserslautern beteiligt war. Für die notwendige Prozess-Sicherheit und Skalierbarkeit sorgt eine redundante Netzwerkarchitektur, die die Knotenpunkte der eigenständigen Provider verbindet.