Die Aufgabenstellung „Purchase to Pay im Supply Chain Management“ hat man bei DAConsulting GmbH aufgegriffen und unter dem Namen Business-Process-Automation (BPA) eine umfassende Anwendungsreihe entwickelt. Sie bildet den „Purchase to Pay“-Prozess in vollständiger und integrierter Form als web- und workflowbasierte IT-Lösungen ab.

Purchase to Pay – dieser Begriff steht allgemein für die Gesamtheit der Geschäftsprozesse von der Beschaffung bis zur Zahlung im Supply Chain Management. Die damit zusammenhängenden Abläufe sind in der Regel geprägt durch eine Flut von aus- und eingehenden Dokumenten in Verbindung mit einem erheblichen organisatorischen, manuellen und nicht zuletzt personellen Aufwand.

Basis für Compliance und Controlling

Durch die Nutzung von Dokumenten-Managementsystemen in Verbindung mit IT-Unterstützung in Teilprozessen können zwar partielle Verbesserungen erzielt werden. Die eigentliche Herausforderung ist aber die Einbindung der Dokumente – und insbesondere deren Metadaten – in einen vollständigen und integrierten IT-Gesamtprozess.

Eine wesentliche Eigenheit dieser Prozesse ist das Eingehen von finanziellen, vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens. Daher kommt in der Regel ein interner Antrags-, Prüfungs- und Genehmigungsprozess zum Einsatz. Eng damit verbunden ist auch das Setzen und Verfolgen von Standards und Regeln im Sinne von Compliance und Controlling als Grundlage einer strukturierten, geregelten und dokumentierbaren Geschäftsabwicklung.

Neben der operationalen und administrativen Abwicklung stehen diese strategischen Anforderungen im Mittelpunkt der DAC-Anwendungsreihe und geben der Geschäftsleitung und dem Controlling weitgehende und transparente Möglichkeiten der Steuerung und Einflussnahme auf die operativen Geschäftsprozesse an die Hand.

Zur Realisierung dieser vielfältigen und komplexen Anforderungen wurden folgende Zielsetzungen definiert und in konkrete IT-Lösungen umgesetzt:

  • räumlich und zeitlich uneingeschränkte Verfügbarkeit durch Web-Implementierung (Web-browser only, das heißt einfacher Rollout/Nutzung überall dort, wo ein Web-Zugang besteht)
  • Prozess abhängig von zu definierenden Workflows
  • Abdeckung aller Teilprozesse, Verfügbarkeit aller Daten und vollständige Integration von Dokumenten in die Geschäftsprozesse (integriertes DMS)
  • Nutzung „papierloser“ Prozesse und Kommunikation
  • Integrierbarkeit in beliebige IT-Infrastrukturen und ERP-Systeme (mit zugänglichen und funktionalen Interfaces)
  • enorme Skalierbarkeit (Mandanten, Benutzer, Daten, Dokumente)
  • Multi-Mandanten/Währungen/Sprachoberflächen/Landesversionen

Die Anwendungen laufen auf dem IBM-System i Series und nutzen deren bewährte, unkomplizierte und integrierte Infrastruktur in Datenbank-, Application- und Web-Services. Die webbasierten Kommunikations- und Workflow-Funktionen nutzen die kundeneigenen Netzwerke.

Die BPA-Anwendungsreihe besteht aus folgenden Anwendungsmodulen:

  • Anfrage- und Angebots-Management
  • Bedarfsanforderung (BANF) und Beschaffung
  • Vertrags-Management-System
  • Belegeingangsbearbeitung/Rechnungsprüfung

Diese Module bilden die „Purchase to Pay“-Prozesse ab, ebenso die zwar nicht im engeren Sinne dazu gehörende, aber ebenfalls durch Antrags-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse geprägte Anwendung zum Themenbereich Reisekosten- und allgemeines Erstattungsmanagement. Diese Fachanwendungen werden unterstützt durch eine Reihe von Sub-Anwendungen und Tools wie zum Beispiel das Dokumenten- und Daten-Input-Management (Scanning/OCR Data-Capturing) zur Digitalisierung der eingehenden Belege. Weitere wesentliche Elemente sind auch die prozessabhängig zu steuernde Workflow-Engine sowie das integrierte Dokumenten-Management-System, was auch die Grundlage für ein Dokumentenarchiv entsprechend den fiskalischen Vorschriften ist.

Anfrage- und Angebotsmanagement als Beginn der Prozesskette

Der „Purchase to Pay“-Prozess beginnt mit der Unterstützung des Beschaffungsprozesses in Form des Anfrage- und Angebotsmanagements, einem Arbeitsbereich, der in aller Regel mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden ist. Hier eröffnet die DAC-Anwendung die Möglichkeit, die Anfragen – mit Rückgriff auf hinterlegte Bezugsquellen – über eine strukturierte Web-Form zu generieren, die von Anbietern bei der Nutzung dieser Web-Applikation mit ihren jeweiligen Angebotsdaten ergänzt wird.

Die Bedarfsanforderung (BANF)/Beschaffung gibt dem „Anforderer“ ein Werkzeug in die Hand, um seine Bedarfe an Material, Services und Investitionen (Investitionsantrag) zu definieren, wobei das im Anfrage- und Angebotsmanagement präferierte Angebot mit seinen entsprechenden Informationen – wie Leistungen, Mengen, Preisen und Konditionen – in Verbindung mit den im DMS abgelegten Dokumenten einfließt. Ebenso können allgemeine Material- und Leistungskataloge im Sinne von Kontrakten hinterlegt werden.

Die BANF unterliegt – als ein Obligo erzeugender Prozess – in der Regel einem Prüfungs- und Genehmigungsverfahren, wobei der dazu genutzte Workflow über frei zu definierende Kriterien steuerbar ist, so zum Beispiel über die Höhe des Antragswerts, die Produktkategorie, die Organisationseinheit etc., bzw. über eine Kombination daraus. Die Möglichkeit der Vergabe von Beschaffungsbudgets auf Ebene der Bedarfsanforderung (nicht auf Ebene bestellter/berechneter Leistungen!) ermöglicht dabei eine wirksame Kostensteuerung und -kontrolle. Nach Genehmigung wird die BANF in einen integrierten Beschaffungsprozess überführt.

Vertragsmanagementsystem

Ein wesentlicher Teil der geschäftlichen Abläufe wird von Vorgängen und Geschäftsprozessen bestimmt, die einen direkten oder indirekten Bezug zu Verträgen jedweder Art haben. Das gilt nicht nur für die rechtlichen Inhalte von Verträgen, sondern insbesondere auch für die kommerziellen Inhalte wie Preise, Konditionen, Termine, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Obligos usw.

Trotz dieses Einflusses von Verträgen auf das Unternehmen und die Geschäftsprozesse sind die Informationen über Existenz, Stati, Inhalte und Auswirkungen von Verträgen oft nicht bekannt oder nur mit erheblichem Aufwand zu recherchieren, da sie in der Regel von unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens dezentral verwaltet werden und die Inhalte nicht ohne weiteres transparent sind. Die Zielsetzung dieser Teilanwendung ist es, eine unternehmensweite Transparenz über alle Verträge und deren Inhalte sicherzustellen.

Die Grundlage für die Belegeingangsbearbeitung und Rechnungsprüfung ist die digitale Integration der eingehenden Dokumente und deren Metadaten in die IT- und die damit abgebildeten Geschäftsprozesse. Das DAC-System bietet dazu folgende Möglichkeiten:

  • Scanning (PDF) und OCR Data Capturing eingehender Papierdokumente
  • Empfang von Dokumenten als E-Mail-Anhang (in der Regel PDF) mit dem Folgeprozess OCR Data Capturing
  • Integration von Belegdaten – in Verbindung mit dem PDF des Belegs – via EDI (Electronic Data Interchange), zum Beispiel via ZUGFeRD-Standard oder individueller Verfahren

Neben relativ einfach zu prüfenden Rechnungen mit eindeutigen und transparenten Inhalten ist die korrekte Prüfung von umfangreichen Rechnungen (Multi Seiten/Multi Positionen) in der Regel ein komplexer Prozess und bedingt für eine korrekte Bearbeitung den Bezug zu den auslösenden Vorgängen mit Mengen, Preisen und Konditionen. Das sind im Supply-Chain-Management insbesondere die Bestellungen und Kontrakte sowie die Lieferscheine und Wareneingänge. Bei Rechnungen, die sich auf Verträge beziehen, bildet der Vertrag mit seinen in der Vertragsdatenbank abgelegten Inhalten die Grundlage der Prüfung.

Hier bietet das DAC BPA-System eine wesentliche Unterstützung, indem es mit der Einbindung dieser in den ERP/PPS-Systemen und dem DAC-Vertragsmanagement-System verfügbaren Referenzinformationen einen Abgleich der prüfungsrelevanten Informationen ermöglicht.

Dieser Zugriff auf die Rechnungsreferenzinformationen erfolgt mit den auf den Eingangsbelegen verfügbaren und mit den vorstehend genannten Methoden (OCR Data-Capturing) erkannten oder via EDI übermittelten Informationen wie Kreditor, Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Kontraktnummer, Vertragsnummer bzw. anderen relevanten Schlüsselbegriffen. Neben den für die Rechnungsprüfung wesentlichen Informationen – etwa Preise, Mengen und Konditionen – werden aus dem ERP/PPS-System auch die – in der Regel dort in den Bestellungen hinterlegten – Kontierungen für Zurechnungsobjekte wie Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Projekt usw. übernommen.

Sind diese nicht, teilweise oder inkorrekt hinterlegt, so können sie im weiteren Bearbeitungsprozess ergänzt und korrigiert werden. Die DAConsulting GmbH bietet diese Interfaces – beispielsweise zu Infor XPPS/XPERT – als Teil der Gesamtlösung an.

Grundsätzlich bietet das DAC-System auf Rechnungs- bzw. Positionsebene eine „buchhalterische“ Sicht auf die Rechnungsprüfung, die Preise, Kontierung und Konditionen zeigt, sowie eine „Prüfungssicht“ für beispielsweise den Einkauf, mit einer simultanen Darstellung aller prüfungsrelevanten Informationen. In dieser Sicht werden sowohl die Datenquelle (zum Beispiel Rechnung, Bestellung, Wareneingang) als auch die entsprechenden Werte (Mengen, Preise und Abweichungen) angezeigt.

Bei Übereinstimmung von Mengen, Preisen und Konditionen mit den Referenzinformationen wird die Rechnung bzw. die Position in den Status „korrekt“ gesetzt und kann entsprechend den organisatorischen Regelungen weiterbearbeitet werden (in der Regel Übergabe an die Finanzbuchhaltung zwecks Buchung und Zahlung).

Bei Abweichungen zwischen Rechnungsposition und Referenzinformationen aus Bestellung und Wareneingang (Mengen-/Preisdifferenzen) können organisatorisch festgelegte Aktionen wie zum Beispiel das Akzeptieren einer Mengendifferenz, das Abschließen der Bestellung bzw. Bestellposition oder die Erstellung einer Belastungsanzeige ausgeführt werden.

Die im Zuge eines Prüfungs- und Genehmigungsprozesses zu durchlaufenden Instanzen (Organisationseinheiten bzw. konkrete Personen) werden in Workflows abgebildet. Diese Workflows nutzen das Kunden-Intranet und sind damit unternehmensweit verfügbar. Inhalte der Workflows sind in simultaner Darstellung (Split-Screen) das Belegdokument mit weiteren zugehörigen Belegen (etwa Lieferschein usw. als PDF), die Beleg-Metadaten, die hinterlegte Kontierung, die bisher durchlaufenen sowie die nachfolgenden Workflow-Instanzen. Zudem ermöglicht das System auf jeder Workflow-Instanz die Eingabe von zusätzlichen Bearbeitungshinweisen oder Kommentaren sowie das Anhängen von weiteren Dokumenten. Eine entsprechende Autorisierung vorausgesetzt, können auch hinterlegte Werte geändert und zum Beispiel zusätzliche Kontierungen hinzugefügt werden.

Vordefinierte Workflows werden grundsätzlich zwingend und automatisch durchlaufen, womit beispielsweise vorgeschriebene Prüfungsinstanzen (X-Augen-Prinzip) adressier- und dokumentierbar sind. Alternativ ist auch eine direkte Adressierung von Workflow-Teilnehmern (Organisationseinheiten bzw. konkrete Personen) aus hinterlegten Drop-down-Listen möglich. Alle für die Steuerung der Workflows relevanten Kriterien sind in Tabellen hinterlegt, die durch den Benutzer (in der Regel Supervisor) angelegt und gepflegt werden.

Zur Sicherstellung einer vollständigen Vorgangsbearbeitung ohne Medienbrüche bietet das DAC BPA-System umfassende Möglichkeiten zur Integration von Dokumenten in die Geschäftsprozesse, so zum Beispiel die folgenden Features:

  • vorgangsbezogene Zusammenführung von Dokumenten in „Akten“ oder Ordnern
  • Anlage und Indexierung von beliebigen Dokumententypen
  • Dokumentenarchiv

Unabhängig von der Funktion als DMS in der Prozessbearbeitung kann das System als Dokumentenarchiv entsprechend den fiskalischen Anforderungen und Richtlinien genutzt werden. Die Voraussetzung zur Nutzung des DMS als Dokumentenarchiv in diesem Sinne – insbesondere mit dem Ziel der Vernichtung der Originalbelege – ist die Prüfung und Bewertung der relevanten Geschäftsprozesse (Organisation und IT) auf Konformität mit den fiskalischen Vorgaben und Richtlinien. Diese Prüfung mit einem entsprechenden Testat erfolgt in der Regel durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

DCA Consulting GmbH Details unter:

Tel.: 06151-5001720

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