Die Digitalisierung ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Alltags. Im Privatleben ist die digitale Kommunikation via WhatsApp, Skype und Facebook bereits Standard, doch in vielen Unternehmen und besonders in den Personalabteilungen (HR-Abteilungen) scheint die Digitalisierung noch nicht angekommen zu sein. Papierakten und Stapel an Dokumentenordnern führen nach wie vor zu einem hohen administrativen Aufwand. Gerade im HR-Bereich kostet das die Mitarbeiter viel Zeit und hält diese von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

In Zukunft führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei, denn mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten wird immer wichtiger. Hier kommen Collaboration-Plattformen zum Einsatz, da diese die Vernetzung und noch engere Zusammenarbeit von HR (Human Resources), dem Management und der Mitarbeiter ermöglichen und gleichzeitig den administrativen Aufwand für die HR-Abteilung senken.

Collaboration-Plattformen helfen durch moderne Tools, Anwendungen abteilungsübergreifend zu vernetzen und den Arbeitsalltag im Unternehmen angenehmer zu gestalten. Die Vernetzung von HR, Mitarbeitern und Management sorgt dafür, dass zeitaufwändige administrative Vorgänge reduziert sowie die interne Kommunikation vereinfacht wird. Als vorteilhaft erweist es sich dabei, wenn Collaboration-Lösungen in bereits bestehender IT-Infrastruktur genutzt werden können, indem Mitarbeiter und Führungskräfte diese auf ihren mobilen Geräten verwenden. Über Cloud-Plattformen erhalten die Beteiligten Zugriff auf das interne Netzwerk und die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten.

Typische Anforderungen an Collaboration-Plattformen im Bereich Personal.

Durch den Einsatz von HR-Cloud-Plattformen werden Arbeitsprozesse schneller und einfacher gestaltet. Eine Prozessbeschleunigung ist vor allem bei der Zeugniserstellung festzustellen: Da nicht nur die Personalabteilung, sondern auch die Führungsebenen bei der Beurteilung eines Mitarbeiters beteiligt sind, kann der analoge Prozess der Zeugniserstellung oftmals langwierig sein. Auch im Nachhinein eingefügte Änderungen oder Ergänzungen verlangsamen den Prozess und der ehemalige Mitarbeiter erhält sein Zeugnis erst sehr spät.

Mithilfe von Collaboration wird die Dauer der Zeugniserstellung stark verkürzt. Über ein mit dem Firmennetzwerk verbundenes Smartphone oder Tablet kann ein Zeugnis jederzeit und innerhalb weniger Sekunden erstellt werden. Eine App-ähnliche Beurteilungsoberfläche wird durch Gamification, dem Einsatz von spielerischen Elementen, ermöglicht. In den verschiedenen Bereichen lässt sich die Leistung des Mitarbeiters durch das Auswählen von Bewertungssymbolen angeben. Da in der digitalen Personalakte alle Aufgabenbereiche des Mitarbeiters gespeichert sind, wird in der Bewertung auf alle Leistungen eingegangen. Zusätzliche Tätigkeiten können jederzeit hinzugefügt werden. Eine digitale Signatur vervollständigt das Zeugnis und nach der Prüfung durch das Management sowie die Personalabteilung steht das Zeugnis dem ehemaligen Mitarbeiter zeitnah zur Verfügung.

Ulrich Jähnicke Quelle: Aconso AG

Führt die digitale Zeugniserstellung nicht zu einheitlichen Zeugnissen mit gleichem Inhalt für jede Person? Nein, denn der Vorgesetzte kümmert sich weiterhin selbst um die Bewertung und somit wird stets die individuelle Leistung betrachtet. Die Freiheiten bei der Bearbeitung und mögliche Erweiterungen bei der Erstellung des Zeugnisses sorgen ebenso dafür, dass es sich nicht um ein „Standard-Zeugnis“ handelt, das für jeden Mitarbeiter gleich lautet.

Die digitale Zeugniserstellung ist nur einer der vielen Arbeitsprozesse, die durch eine Collaboration-Plattform vereinfacht werden können. Weitere Vorteile lassen sich in Mitarbeitergesprächen, beim Überstundenabbau, der Urlaubsplanung oder beim Einreichen von Krankmeldungen erkennen.

Die Collaboration-Plattform ermöglicht es Führungskräften beispielsweise, noch während eines Mitarbeitergesprächs Zugriff auf Budgets zu erhalten und einen Bonus für den Mitarbeiter freizuschalten. Der Überstundenabbau und die Urlaubsplanung werden ebenfalls durch die Cloud-Plattform und mobile Geräte erleichtert. Mit wenigen Klicks kann über das Smartphone oder Tablet auf das Zeitkonto zugegriffen werden und ein Urlaubsantrag binnen Minuten eingereicht und genehmigt werden. Analoge Anträge, deren Bearbeitung Tage dauert, sind somit Geschichte.

Auch die Einreichung und interne Verarbeitung von Krankmeldungen erfolgt mithilfe von Collaboration-Plattformen schnell und bequem. Der administrative Aufwand für den Mitarbeiter und die HR-Abteilung wird reduziert, indem die Krankmeldung über einen Foto-Upload in digitaler Form auf die Plattform hochgeladen wird. Die Personalabteilung hat sofort Zugriff darauf und kann diese bearbeiten. Der administrative Aufwand wird deutlich reduziert und spart Kosten und Zeit. Der richtige und effektive Schutz von Daten ist auch bei Collaboration-Plattformen wichtig – gerade nach dem Inkrafttreten der EU-DSGVO im Mai 2018. Ermöglicht wird der Datenschutz bei Nutzung von Collaboration-Plattformen durch individuelle Zugriffsrechte eines jeden Mitarbeiters, welche sich am Unternehmensorganigramm orientieren. Die Datensicherheit von Personalakten und streng geheimen Informationen wird somit sichergestellt. Die Speicherung der Daten auf einem lokalen Server sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgen ebenfalls für den notwendigen Datenschutz.

Die Digitalisierung ist zwar in unserem Alltag angekommen, in der Arbeitswelt ist es jedoch noch ein weiter Weg zum digitalisierten Unternehmen. Verantwortliche sollten die Digitalisierung als Chance begreifen, um Prozesse im HR-Bereich einfacher und effizienter zu gestalten. Die Transformation mag zunächst als Herausforderung erscheinen, zahlt sich aber auf lange Sicht aus. Die richtige Integration einer Collaboration-Plattform zeigt sich schon nach kurzer Zeit in einer schnelleren, einfacheren und effizienteren Arbeitsweise der HR-Abteilungen mit Senkung des administrativen Aufwands und der Kosten.

Da abteilungsübergreifend auf die Plattform zugegriffen werden kann, entsteht im Unternehmen außerdem ein aktiver Prozess der Zusammenarbeit.