Friedhelm Schnittker, Vice President Alos Solution: „Ein DMS muss auf die Belange der DSGVO angepasst werden“. Quelle: Alos Solution

Bei Digitalisierungsprojekten fällt dem Bereich Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, eine wichtige Rolle zu. Friedhelm Schnittker, Vice President Alos Solution erläutert im Interview mit dem Midrange Magazin (MM), wie Anwenderunternehmen davon profitieren können.

MM: Digitalisierung im Unternehmen – welchen Stellenwert haben dabei DMS?

Schnittker: DMS nehmen im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung den höchsten Stellenwert ein. Gerade in Hinsicht auf die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, die zum 25. Mai 2018 in Kraft tritt, oder der Zertifizierung für die ISO 27001 wird deutlich, dass man ohne ein DMS-System nicht mehr auskommt.

MM: Welche Funktionalitäten muss ein DMS bieten, um bei Digitalisierungsvorhaben keine „Bremse“ zu sein?

Schnittker: Wichtig sind hierbei die Schnittstellen zu den operativen Systemen und die Dokumentationsfähigkeit des DMS, um den rechtlichen Anforderungen nachkommen zu können. Gerade hinsichtlich der Nutzerakzeptanz ist eine einfache und intuitiv bedienbare Benutzerschnittstelle unerlässlich: Die ermöglicht es dem Benutzer, Dokumente und E-Mails schnell und einfach abzulegen – und auch wiederzufinden.

MM: Wie lassen sich alle Digitalisierungspotenziale eines Unternehmens im Bereich der Workflows heben?

Schnittker: Eigentlich ist das nur möglich, indem man alle bestehenden Unternehmensprozesse beschreibt. Gleichzeitig muss man als Unternehmen gewillt sein, diese Prozesse zu optimieren und dann in ein elektrisches Workflow-Management-System zu übersetzen. Einer der größten Irrtümer im Umgang mit Workflows ist, dass Unternehmen glauben, ihre Papier-Prozesse 1:1 in eine digitale Version übernehmen zu können. Dabei muss die Einführung von digitalen Workflows unbedingt mit einer Prozess-Reorganisation einhergehen.

MM: Welche Kompetenzen muss ein DMS-Hersteller oder -Dienstleister aufweisen, um Anwenderunternehmen bei der Digitalisierung bestmöglich unterstützen zu können?

Schnittker: Wir als Dienstleister müssen den Kunden beraten und leiten können, um auch Veränderungen im Unternehmen vorschlagen und deren Umsetzung unterstützen zu können. Dabei ist es gleichermaßen wichtig, im Laufe des Projekts die Akzeptanz der Mitarbeiter zu wecken und die Integration in die Backend-Systeme zu bewältigen. Hierfür ist ein umfangreiches Lösungsportfolio mit Alternativen, eventuell horizontale/vertikale Templates, welche sich nahtlos in die (künftige) Kundenlandschaft einbetten, essentiell. Darüber hinaus sind Prozess- und Branchenverständnis sowie starke analytische Fähigkeiten gefragt. Denn unsere Erfahrung zeigt: Die Tendenz geht immer stärker hin zu einem Berater-Geschäft, in dem von Dienstleistern erwartet wird, dass sie Prozesse hinterfragen, Strategien verstehen oder entwickeln und die Organisation verbessern. Nur wenn Digitalisierungstrends sowohl auf organisatorischer, als auch auf technischer Ebene verstanden und auch umgesetzt werden können, entsteht Innovationspotential.

MM: Mit dem Umsetzen der Datenschutzgrundverordnung stehen viele Arbeitsabläufe auf dem Prüfstand. Welche Auswirkungen hat das auf den DMS-Bereich eines Unternehmens?

Schnittker: Hier können wir auf unsere eigene Erfahrung verweisen: Auch wenn ein Unternehmen bereits über ein DMS verfügt, muss dieses nun genau unter die Lupe genommen werden: Das DMS muss auf die Belange der DSGVO angepasst werden. Bestehende Arbeitsabläufe und Organisationsbeschreibungen müssen auf die Anforderungen und Vorgaben der Grundverordnung geprüft und entsprechend angepasst werden – wir setzen unser DMS praktisch neu auf.