Das reibungslose Zusammenspiel in der kompletten Supply Chain muss funktionieren, wenn Unternehmen sich dort Vorteile verschaffen wollen. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) erläutert Dieter Ackermann, Geschäftsführer der DAConsulting GmbH, unter anderem, welche Rolle die Faktoren Integration und Automation im Bereich der Supply Chain spielen und wie die DAConsulting-Lösung „Purchase to Pay“ hier weiterhelfen kann.

MM: Was verstehen Sie unter „Purchase to Pay“ im Supply Chain Management – kurz SCM?

Ackermann: Zum Umfang der „Purchase to Pay“-Strecke im SCM kann es durchaus verschiedene Definitionen geben. Wenn ich den Begriff „Purchase“ als Beschaffung definiere, bleibt offen, wo der Prozess beginnt. Bei „Pay“ ist es relativ einfach, damit ist der Zahlungsvorgang in der Finanzbuchhaltung gemeint. In der Regel ist der Beschaffungsprozess eine Funktion der ERP-Systeme und beginnt mit der Bestellung, sei es aus der automatischen Disposition der Produktionsplanungs-Systeme (PPS) heraus oder über die manuelle Disposition und Bestellung von „non productive materials“, Investitionsgütern und Dienstleistungen.

MM: Das heißt, Sie setzen in Ihren Lösungen für die „Purchase to Pay“-Prozesse früher auf?

Ackermann: In der Tat. Vor jeder Bestellung gibt es einen sehr wesentlichen Prozess, der mögliche Alternativen hinsichtlich Qualität, Preis, Konditionen usw. eines Bedarfs ermittelt, transparent macht und der letztlich in die Entscheidung mündet, bei wem ich bestelle. Ein in der Regel manuell erheblich aufwendiger Prozess mit einem hohen Aufkommen an Dokumenten und Daten sowie an Arbeit für deren Aufbereitung als Entscheidungsgrundlage.

MM: Wie können Unternehmen diese komplette „Purchase to Pay“-Strecke im Supply Chain Management optimal abbilden?

Ackermann: Die Zauberworte heißen Integration und Automation. Das heißt, es macht wenig Sinn, für die Teilprozesse jeweils eigene Organisationsverfahren und dedizierte IT-Lösungen zu nutzen, denn dann stoße ich sofort auf Redundanzen, Verfahrens- und Medienbrüche und isolierte Daten. Im besten Falle gelingt es, mit Interfaces gewisse Durchgängigkeiten oder mit Excel-Sheets Transparenz und Dokumentation zu erzielen, was aber keine wirkliche Integration ersetzen kann – von Automation ganz zu schweigen.

MM: Welche Module sind für die Teilaufgaben in diesen Aufgabenstellungen sinnvoll und notwendig?

Ackermann: Lassen Sie uns ganz vorne am Beginn der Prozesskette mit dem Modul für das Anfrage- und Angebotsmanagement beginnen. Dieses Modul bietet potenziellen Lieferanten via strukturierter Web-Form die Möglichkeit zur Abgabe von Angeboten mit Preisen und Konditionen. Sowohl die Angebote als auch die sich darauf beziehenden Daten gehen in ein Informations- und Analyse-Tool ein, das alle Informationen für den Angebotseinholenden als transparente Entscheidungsgrundlage darstellt und dokumentiert.

Dieter
Ackermann,
Geschäftsführer der DAConsulting GmbH – Quelle: DAConsulting GmbH

MM: Die Anwender müssen also ihre Geschäftspartner davon überzeugen, Ihr Web-Tool für die Abgabe von Angeboten zu nutzen. Welchen Nutzen haben die Partner davon?

Ackermann: Auch für die Anbieter vereinfacht sich der Prozess: Das Produzieren von schriftlichen Angeboten per Post, E-Mail oder Fax und deren späteres Handling entfällt, und sie können eine strukturierte Form der Angebotserstellung nutzen. Zum Beispiel sind die Angebote für den weiteren Gebrauch reproduzierbar und leicht zu modifizieren. Es geht dabei im Wesentlichen um die Numerik der Angebote, also um Mengen und Preise. Schriftliche Ergänzungen werden zum Beispiel als PDFs mitgeliefert und – ich darf hier auf unser integriertes DMS verweisen – zusammen mit den Angebotsdaten in einem definierten „Einkaufsordner“ abgelegt, auf den jeder – Autorisierung vorausgesetzt – Zugriff hat.

MM: Wie geht es im Prozess weiter?

Ackermann: Die Daten der präferierten Angebote können nun als Grundlage einer Bestellung genutzt werden. In vielen Unternehmen muss allerdings jeder Bedarf vor einer Bestellung geprüft und genehmigt werden, was zumeist in Form einer Bedarfsanforderung – im Allgemeinen kurz BANF genannt – geschieht. Dieses Verfahren ist ebenfalls in unsere Anwendung integriert, und die Daten der präferierten Angebote werden automatisch in diese übernommen. In einem webbasierten Workflow werden die Genehmigungsinstanzen adressiert, wobei der Workflow über unterschiedlichste Kriterien, wie zum Beispiel Wert, Materialgruppen, Beschaffungstypen und andere, gesteuert werden kann. Eine Besonderheit dabei ist, dass die Bewertung der BANF hinsichtlich Prüfung und Genehmigung einer Budgetierung auf Basis der Bedarfsanforderungen erfolgt, womit eine präventive Kostenkontrolle möglich ist.

MM: Was meinen Sie damit?

Ackermann: Eine genehmigte BANF löst eine Bestellung mit entsprechenden, nachfolgenden Rechnungen aus, das heißt, ein Budget-Controlling ist nur auf Basis der Ist-Werte möglich, mithin der eingegangenen Rechnungen. Wenn ich aber auf Basis der beantragten Ausgaben – eben der BANF – ein Budget hinterlege, kann entschieden werden, ob der Bedarf genehmigt oder – bei Budget-Überschreitung – abgelehnt wird. In dringenden Fällen kann dann vielleicht in einem zweiten Anlauf über den Prüfungs- und Genehmigungs-Workflow trotzdem eine Genehmigung erteilt werden, wobei der Anforderer seinen Bedarf ausführlich begründen kann.

MM: Wie funktioniert nun die Bestellung im Zusammenhang mit den ERP Systemen?

Ackermann: Hier bietet unsere Anwendung ein eigenes Bestellmodul, in das die Daten der genehmigten BANF eingehen. Alternativ können auch die Bestellmodule des Kunden-ERP-Systems genutzt werden, wobei die BANF-Daten automatisch dorthin zur Ausführung übergeben werden – wie es zum Beispiel unser Interfaces zu Infor XPPS und XPERT ermöglicht. Die Prozesskette setzt sich anschließend fort mit der Bearbeitung der Eingangsrechnungen, die als Papierbelege oder als PDF via E-Mail-Anhang eingehen. Sie werden einem Scan und OCR-Prozess unterzogen, um die notwendigen Informationen für den Prüfungsprozess zu extrahieren. Die generierten Daten werden dann durch unser System gegen hinterlegte Stammdaten verifiziert und um weitere ableitbare Informationen, wie etwa hinterlegte Kontierungen, ergänzt.

MM: Sie stellen also bei der Rechnungsbearbeitung einen Bezug der Rechnungsdaten zu den in den ERP-Systemen bzw. Ihrem Bestellsystem hinterlegten Bestelldaten her?

Ackermann: Richtig, wobei sich viele Rechnungen bzw. Rechnungspositionen auf Lieferscheine beziehen, für die in den Beschaffungssystemen korrespondierende Wareneingänge verbucht sein müssen, um eine korrekte Prüfung zu ermöglichen. Über diese Wareneingänge zeigt das System in Verbindung mit den Bestelldaten etwaige Mengen und Preisabweichungen an und stellt sie entsprechend dar. Das System bietet nun verschiedene Möglichkeiten des Umgangs mit diesen Abweichungen, wie etwa die Akzeptanz einer Mengenabweichung oder die Erstellung einer Belastungsanzeige an den Kreditor bei Preisabweichung. Das kann der Kunde entsprechend steuern. Für die geprüften und genehmigten Rechnungen generiert das System einen verifizierten Datensatz, der alle relevanten Daten für Buchung und Zahlung enthält. Dieser geht dann als letzter Schritt der Prozesskette „Purchase to Pay“ an das Finanzsystem des Kunden.

MM: Welche Vorteile bringt diese weitgehende Automatisierung der Geschäftsprozesse mit sich?

Ackermann: Der Gesamtprozess unserer Lösung „Purchase to Pay“ entspricht in der Hinsicht diesen Ansprüchen, dass es durch die Digitalisierung von Prozessbeginn an keine Medienbrüche gibt und alle Informationen und Daten in digitaler Form die Prozesse bzw. das Supply Chain Management durchwandern. Die Abläufe sind automatisiert, die manuelle Eingabe von Daten ist minimiert, wodurch viele Fehlerquellen ausgeschlossen sind. Damit ist der manuelle Aufwand für diese Prozesse sehr stark reduziert, und es bietet sich ein enormes Potenzial an Zeiteinsparungen. Die konsequente Digitalisierung eröffnet auch die Möglichkeit, mit Geschäftspartnern digitale Informationen wie Rechnungsdaten, Lieferscheine, Avise und andere Dokument-Metadaten auszutauschen. Diese Möglichkeiten nutzen wir ebenfalls bereits mit unseren Anwendungen.

MM: Wie kann man sicherstellen, dass die notwendigen Informationen für alle Beteiligten „überall und auf sichere Art und Weise“ bereitgestellt werden?

Ackermann: Das Transportmittel der Prozesse für Daten und Dokumente ist eine für alle Anwendungsbereiche identische, webbasierte Workflow Engine. Diese nutzt in der Regel das kundeneigene Intranet, womit alle Informationen global unternehmensweit verfügbar sind. Sicherheit bietet ein umfassendes System aus Berechtigungen, speziellen Autorisierungen und vordefinierten Abläufen, was auch die Basis von „Multi-Augen-Prinzipien“ für Prüfungen und Genehmigungen sowie Compliance ist.

MM: Wie wichtig ist die Integration in bestehende ERP-, Warenwirtschafts- oder Finance-Systeme?

Ackermann: Wir verstehen unser System als wesentliche Ergänzung zu den bestehenden ERP- und Finanz-Systemen der Kunden, und zwar in der Form, dass wir kundenspezifische und durchgängige Prozesse – wie eben „Purchase to Pay“ – ermöglichen, was in vielen ERP-Systemen in dieser Form nicht möglich ist. Dabei nutzen wir natürlich die Funktionen und Daten dieser Systeme, wie zum Beispiel den Kreditorenstamm, die Bestelldaten und Wareneingänge bei der Rechnungsprüfung.

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