Zahlreiche Prozesse im Unternehmen sind mit Dokumenten und Dateien aller Art verknüpft. Durch die Nutzung digitaler Workflows, die diese Dokumente sicher und effektiv handhaben, ist ein bedeutender Schritt Richtung Digitalisierung des Unternehmens getan. Mit den passenden Cloud-Lösungen sind diese Workflows einfach zu realisieren.

Laut jüngsten Untersuchungen scheitern zahlreiche Digitalisierungsprojekte unter anderem an drei Kernfaktoren: unzureichenden Budgets und Ressourcen (33 Prozent), fehlender interner Expertise (27 Prozent) und einer mangelhaften digitalen Kultur im Unternehmen (24 Prozent). Diesen negativen Einflüssen können entsprechend aufgesetzte Initiativen jedoch effektiv entgegenwirken. Ressourcen und Expertise gibt es in der Cloud bereits zur Genüge. Sorgt die Führungsebene dafür, lässt sich dieser Schatz heben, wenn zugleich die interne „digitale Kultur“ tatkräftig und zielbewusst gefördert wird.

Erste Schritte

Begonnen werden sollte dieses Unterfangen mit der Digitalisierung und Archivierung sämtlicher Dokumente im Unternehmen. Dokumentenmanagement (DMS) oder Digital Asset Management (DAM) inventarisiert, sortiert und klassifiziert nicht nur die vorhandenen Informationen, mit denen die Mitarbeiter täglich zu tun haben, sondern vor allem auch die restlichen über 90 Prozent der Daten, die sie noch nicht angerührt haben oder nicht mehr anrühren werden, weil sie mit dem Tagesgeschäft ausgelastet sind. Genau diese Auslastung lässt sich durch digitalisierte Workflows, die automatisiert sind, erheblich abbauen. Dann haben die Mitarbeiter mehr Ressourcen frei, um unerschlossene Schätze im DMS zu heben oder neue Services aufzubauen.

Der erste Schritt zum digitalen und automatisierten DMS besteht in der Einführung einer Cloud-Lösung, die bereits DSM oder DAM enthält, aber auch Workflow-Strukturen bereitstellt, ohne dabei die Anforderungen an die Datensicherheit zu vernachlässigen und so den Datenschutz zu kompromittieren.

Die Abbildung der Organisation

In der Cloud können Unternehmen digitale Inhalte über Organisationen, IT-Infrastrukturen und Länder hinweg austauschen. Grundlage für die Zusammenarbeit (Collaboration) der Mitarbeiter via Workflow ist die Abbildung der internen Organisation im Unternehmen. Dies erfolgt als einer der ersten Schritte bei der Inbetriebnahme. Administratoren verwalten zentral die Benutzerkonten, vergeben Zugriffsrechte, definieren Organisationseinheiten oder synchronisieren die vorhandene Aufbauorganisation direkt mit einem Identity Management oder einem ERP-System (Enterprise Resource Planning, ERP). Im Anschluss kann die Zusammenarbeit in sogenannten „Teamrooms“ erfolgen. Ein Teamroom ist ein geschützter Online-Arbeitsbereich, zu dem nur explizit berechtigte Personen Zugang erhalten, die zur Zusammenarbeit eingeladen sind und sich sicher authentifizieren. Einige Lösungen verfügen über eine eigene „Zeitlinie“, in der alle Vorgänge protokolliert sind und auditiert werden können. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, wie sie Enduser bereits von Amazon kennen, sowie die Anmeldung mit digitaler Identität schützen jeden Teamroom und jeden Workflow vor unberechtigten Zugriffen. Ohne Sicherheit gibt es keine sinnvolle Digitalisierung.

Für die Datenspeicherung bieten Hersteller oft unterschiedliche Cloud-Lokationen an. Der Kunde hat die Wahlfreiheit, wo die Speicherung seiner Daten erfolgen soll. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, müssen einige Punkte geprüft werden. In jeder Lokation, unabhängig davon, wo diese in Europa ist, sollen die Daten synchron in zwei geografisch getrennten Rechenzentren gespeichert werden, so dass für Ausfallsicherheit gesorgt ist. (Die Anforderungen für den geografischen Abstand wurden jüngst vom BSI, dem Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik, erheblich angehoben.)

Sowohl die Datenübertragung als auch die Datenspeicherung in den Rechenzentren muss verschlüsselt erfolgen. Für Unternehmen, die ihre Daten in ihrem eigenen Rechenzentrum speichern wollen, bieten sich Private Clouds (Appliance) an. Diese Appliance besteht aus perfekt aufeinander abgestimmten Software- und Hardwarekomponenten. Hat also ein Unternehmen entsprechend hohe Anforderungen an die Daten- und Zugriffssicherheit, ist eine Appliance die richtige Wahl.

Grundfunktionen des Digital Asset Managements

Viele DMS-Prozesse laufen in Teams ab, die weltweit verstreut sein können. Deshalb ist die automatische Synchronisierung der Dokumente in den einzelnen Niederlassungen eine Grundvoraussetzung für die Zuverlässigkeit eines Workflows. Auch die Versionierung von Dokumenten, an denen Teams gemeinsam arbeiten, wird zur Verfügung gestellt.

Um Dokumente hochsicher zu verschicken, greifen die Nutzer nicht auf E-Mail-Systeme zurück, sondern versenden Links zu den Dokumenten in den Teamrooms. Auch dort erlauben digitale Signaturen für Dokumente ein hohes Maß an Sicherheit, um sicherzustellen, dass nur „echte“ und nicht etwa präparierte oder manipulierte Dokumente bearbeiten werden.

Individuelle Anpassung von Workflows

Während es der IT-Verwaltung nicht sicher und gesetzeskonform genug sein kann, wirkt der Terminus „vorkonfiguriert“ auf Nutzer, die eher auf Flexibilität bedacht sind, erst einmal abschreckend. Deshalb sollten Nutzer die Möglichkeit haben, native Cloud-Anwendungen und -Services selbst zu entwickeln und auf diese Weise den Funktionsumfang für das eigene Unternehmen anzupassen bzw. zu erweitern.

Verschiedene Fachbereiche, die sonst von IT-Abteilungen abhängig sind, können sich dank Tools wie Formulareditoren oder grafischen BPMN-Editoren (siehe unten) selbstständig wichtige Lösungen sowohl modellieren als auch konfigurieren und abschließend von der internen IT freigeben lassen.

Um eine individuelle Anpassung eines Prozesses zu erzielen, braucht ein Unternehmen eine Cloud-Lösung, die über einen Formulareditor verfügt. Der Kunde kann damit Prozesse modellieren und anschließend, sobald die digitalisierten Prozesse einmal laufen, einfach über Dashboards und entsprechend seiner Berechtigungen sehen, wo Prozesse stehen, wie rasch sie laufen, wo es Abweichungen gibt und so weiter. In jedem Dashboard bzw. Cockpit werden die gewünschten Kennzahlen angezeigt.

Ausgangpunkt jeder Prozessmodellierung ist die Erstellung der Aufbauorganisation, die aus Abteilungen und Rollen sowie Business Units einer Organisation besteht. In der Prozessmodellierung stehen einerseits fertige Prozessbausteine – wie etwa Genehmigen, Freigeben, Bearbeiten und so weiter – fix und fertig zur Verfügung. Je nach zugewiesener Rolle ist es aber auch möglich, Geschäftsprozesse nicht nur mit dem oben erwähnten Formulareditor zu modellieren, sondern mit einem grafischen Prozesseditor, der mit dem normierten BPMN-2.0-Standard kompatibel ist. Dieser Editor erfordert keine Programmierkenntnisse, so dass Mitarbeiter in den Fachbereichen oder die IT-Abteilung rasch eigene Lösungen für verschiedene Anwendungsfälle erstellen können.

Prozessmodellierung

Die in der Dell-Studie Befragten beklagten einen Mangel an Know-how und finanziellen Ressourcen. Dabei ist das Angebot von Cloud-Lösungen groß und heterogen. Die angebotenen Leistungen reichen vom einfachen Datenaustausch bis hin zu Cloud-Services mit fertigen Lösungen für ausgewählte Einsatzbereiche. Unabhängig davon, welche Lösung eingesetzt wird, sollte sie sich intuitiv bedienen lassen – ohne lange Einschulungsphasen. Es liegt nun an der Führungsebene für die Umsetzung einer „digitalen Kultur“ zu sorgen.

Fabasoft

Fabasoft, mit Sitz im österreichischen Linz, zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektronisches Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Die Produkte von Fabasoft dienen der Digitalisierung, Vereinfachung, Beschleunigung und Qualitätssteigerung von Geschäftsprozessen – unternehmensintern und über Organisations- und Ländergrenzen hinweg.

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