Das Thema „Gesetzeskonformes Speichern und Archivieren von Dokumenten“ wurde in den vergangenen Jahren aufgrund zahlreicher Vorgaben (GDPdU, GOB, GOBS etc.) bei vielen Unternehmen in Angriff genommen und erfolgreich umgesetzt. Doch wer in diesem Bereich nach wie vor nur auf die Pflicht setzt, verschenkt oft ungeahnte Effizienz- und damit Einsparpotenziale in der Kür.

Die Entwicklung der zwei Dokumentenmanagementsysteme Comarch ECM iS und Kendox InfoShare hat die eks informatik aus Götzis in Österreich bereits seit der Gründung im Jahr 2004 begleitet – zunächst mit Projektlösungen und später mit eigens entwickelten Modulen. Dazu Kurt Krinner, Mitglied der Geschäftsführung: „Es war von jeher unser Bestreben, aus einem guten Basis-DMS ein hervorragendes mit Premium-Funktionen zu entwickeln. Das ist ähnlich wie bei einem Auto, bei dem jeder Käufer die für ihn passende Sonderausstattungen dazu bestellt.“

Im aktuellen Release 4 der LDOX (Living Documents)-Lösungen sind beispielsweise mehr als 40 neue Funktionalitäten und Überarbeitungen für Comarch ECM iS enthalten. Ein Großteil davon fiel auf den LDOX-Client. Den Grund dafür nennt Kurt Krinner: „Der Anwender benötigt zur Bewältigung seiner Aufgaben ein zeitgemäßes und schnelles Werkzeug. Aus diesem Grund müssen auch funktionierende DMS regelmäßig auf den Prüfstand gestellt und modernisiert werden. Denn vor allem jüngere Mitarbeiter möchten nicht mehr mit ‚altmodischen‘ und langsamen Apps arbeiten. Sie erwarten Komfortfunktionen, die sie so oder ähnlich aus dem privaten Bereich und anderen Anwendungen bereits kennen.“

„Aus einem guten Basis-DMS gilt es ein hervorragendes mit Premium-Funktionen zu entwickeln.“
Kurt Krinner, Mitglied der eks-Geschäftsführung, Quelle: eks

Erweiterte Mehrsprachigkeit: Die LDOX-Clients unterstützen aktuell fünf Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch sowie (teilweise) Slowenisch. Im neuen Release können neben der Benutzeroberfläche an sich nun auch erstmals Bezeichnungen für Comarch ECM iS-Strukturbegriffe mehrsprachig erfasst werden. Das DMS selbst verfügt nicht über diese Funktionalität. Sprachlich anpassen lassen sich die Strukturbegriffe für Archiv, Dokumentenklasse, Dokumententyp, Ablage, PC-Profile und Indexfelder. Anwendern wird dadurch ermöglicht, durchgängig mit mehreren Sprachen zu arbeiten. Daraus ergeben sich ein reduzierter Schulungsaufwand sowie eine höhere Produktivität. Der Import weiterer Sprachen ist bei Bedarf kurzfristig möglich. LDOX Link-Dokumente anstatt Mehrfachspeicherung: Bislang wurden Dokumente mit unterschiedlicher Verschlagwortung in der Regel mehrfach in Comarch ECM iS gespeichert. Mit LDOX 4 können nun Link-Dokumente erstellt werden, die auf eine Referenzdatei verweisen. Ein Beispiel: Ein Reklamationsschreiben mit zehn MB Fotos fu?r 200 Wohnungen belegte bislang zwei GB Speicherplatz im DMS. Beim Einsatz von Link-Dokumenten fallen nur noch einmalig zehn MB und für jeden weiteren Beleg drei KB an. Dadurch lässt sich der Speicherbedarf deutlich verringern.

Beispiel für die Import-Kacheln von LDOX. Quelle: eks

Freie Anordnung des Arbeitsbereichs: In den LDOX Clients können Anwender ihren Arbeitsbereich frei anordnen und damit individualisieren. Eigene Fenster lassen sich aus dem LDOX „ziehen“ und beispielsweise die Dokumentenanzeige auf einen zweiten, größeren Bildschirm verschieben. Ein Klick auf den Menüpunkt „Layout zurücksetzen“ stellt den Originalzustand wieder her.

Favoriten für häufig genutzte DMS-Funktionen anlegen: Für ein effizienteres Arbeiten steht Benutzern jetzt eine Favoritenliste der LDOX-Objekte zur Verfügung, auf die sie immer wieder schnell zugreifen müssen. Dies geschieht einfach durch einen Mausklick aus der jeweiligen Anwendung heraus. Favoriten können für die folgenden Funktionen erstellt werden: Archivdokument im LDOX.Client, Workflow Aufgabenkorb und Workflow Aufgabe im LDOX.Route sowie Digitale Akte in LDOX.Akte. Der Aufruf erfolgt durch einen einfachen Doppelklick in der Favoritenübersicht.

Drag & Drop-Importkacheln: Dank der in der Größe frei definierbaren Importkacheln sind Dokumente mittels Drag & Drop jetzt noch einfacher zu verarbeiten. Hinter jeder Kachel verbirgt sich ein konfiguriertes PC-Profil, welches nach Aktivierung per Klick oder Drag & Drop einer Datei den gewohnten Importdialog öffnet.

LDOX Clients mit Unterschriftsfunktion: Alle LDOX-Anwendungen mit einer Dokumentanzeige – wie Client, Route, Akte etc. – wurden mit der neuen „Stempelannotation Unterschrift“ um eine Signierfunktion erweitert. In Verbindung mit einem Unterschriftenpad sowie Touchscreen – mit oder ohne Stift – lassen sich Belege und Vorgänge handschriftlich signieren. Sobald diese Stempelart gewählt wird, erscheint ein Eingabefenster, in dem freihändig unterschrieben werden kann. Mit der Bestätigung der Eingabe wird die Unterschrift als Annotation auf das Dokument gesetzt. Zusätzlich zu den bekannten Sicherheitsstufen steht die Option „Einbrennen“ zur Verfügung. In diesem Fall wird die Unterschrift unveränderbar in das Dokument eingefügt. Für die neue Unterschriftenfunktion gibt es eine Vielzahl an Anwendungsbeispielen: Lieferscheine können bei Abholung einer Ware quittiert, Sicherheitseinweisungen vor Betreten des Unternehmens abgezeichnet so-wie Lesebesta?tigungen mehrsprachiger Verhaltens- und Abholanweisungen für LKW-Fahrer in der Versandabteilung eingeholt werden.

Erweiterter Investitionsschutz: Neben den Vorteilen, die sich durch zufriedenere Mitarbeiter und die daraus resultierenden Effizienzgewinne ergeben, profitieren Unternehmen zudem von einem erweiterten Investitionsschutz. Kurt Krinner dazu: „Mit LDOX bieten wir Unternehmen einen Königsweg für die Zukunft, für den nur wenige Schritte nötig sind: Der Austausch des WindowsRetrieval Client durch den LDOX-Client erfordert beispielsweise keinen großen Aufwand. Das DMS erhält damit bei erweiterter Funktionalität ein moderneres Gesicht. Die bisher getätigte Investition bleibt erhalten. Das gilt auch für künftige Projekte: Denn mit LDOX.next können wir die DMS-Basis austauschen, etwa von Comarch ECM iS zu Kendox InfoShare, ohne die Oberfläche wechseln zu müssen. Die Benutzer benötigen weder eine Schulung, noch müssen sie sich an neue Workflows gewöhnen. Auch in dieser Hinsicht bleibt jegliches Investment erhalten.“

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