MIDRANGE 05/2019

34 SCHWERPUNKT KAUFMÄNNISCHE SOFTWARE MIDRANGE MAGAZIN · 05/2019 Digitalisierung im Rechnungswesen GoBD und DSGVO im Griff Die GoBD zwingt Unternehmen, einschneidende Veränderungen vorzunehmen – ansonsten geraten sie schnell in ungemütliches Fahrwasser. Konkret heißt das: Werden betrieblich in irgendeiner Form elektronische Systeme genutzt, die relevante Daten für die Finanzbuch­ haltung liefern, kommt man um die Verordnungen der GoBD nicht herum. Diese Vorgaben lückenlos einzuhalten, kann Unternehmen nur gelingen, wenn sie ihre kaufmännischen Prozesse digitalisieren. D ie digitale Transformation gehört heute in den Unternehmen zu den Schlüsselmaßnahmen zur Erhöhung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit – meist verbunden mit Themen wie Industrie 4.0 oder Internet of Things (IoT). Doch während etwa im Produk- tionsbereich die Installation von digi- talen Prozessen weitgehend nach ei- genem Ermessen entschieden werden kann, ist das Thema Digitalisierung in den kaufmännischen Abteilungen längst zwingende Notwendigkeit. Hier geht es nämlich nicht nur darum, täg- lich anfallende Kernaufgaben mög- lichst effizient zu lösen, sondern auch um eine reibungslose Umsetzung der vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgeschriebenen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Auf- bewahrung von Büchern, Aufzeichnun- gen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Werden diese Grundsätze nicht strikt eingehalten, kann bei einer Steuerprü- fung die Korrektheit der Buchführung schnell in Frage gestellt bzw. verworfen werden. Dann droht beispielsweise der Verlust des Vorsteuerabzugs oder gar eine Steuerschätzung. Unternehmen sind deshalb gut be- raten, eine GoBD-konforme Software einzusetzen, etwa eine durchgängige Lösung wie die vollintegrierte Business Software eGECKO, die alle Anforde- rungen des kompakten Regelwerks be- rücksichtigt und zuverlässig umsetzt. Ansonsten ist es nur eine Frage der Zeit, wann bei der nächsten Betriebs- prüfung Rechenschaft über adäquate Vorgehensweisen verlangt wird – etwa zu wichtigen Punkten wie der elekt- ronischen Aufbewahrung bzw. Archi- vierung von Belegen, der lückenlosen Verfahrensdokumentation oder dem internen Kontrollsystem. Doch viele kaufmännische Prozes- se in Unternehmen laufen nach wie vor manuell und papiergestützt ab, so dass digitale und elektronisch integ- rierte Abläufe gar nicht durchgängig möglich sind. Hier stößt ein Unterneh- men erneut an klare Grenzen: die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung DS- GVO. Seit Mai 2018 gilt in Europa ein harmonisiertes Datenschutzrecht, das die Unternehmen in die Pflicht nimmt. Sie müssen nunmehr selbst analysie- ren, evaluieren, dokumentieren und im Zweifelsfall jederzeit nachweisen können, dass sie zum Beispiel perso- nenbezogene Kundendaten richtig und DSGVO-konform verwendet haben. Das erfordert nicht nur vertiefte Rechts- kenntnisse, sondern auch die syste- mische Neugestaltung von Prozessen sowie gezielte technische Optimierun- gen. Das bedeutet: Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten speichern und verwalten, muss sich grundlegend ändern – speziell im Hinblick auf Pro- tokollierung, IT-Sicherheit (Verschlüs- selung & Authentifizierung) und das Recht auf Auskunft. Damit wird auch deutlich: Die An- schaffung einer GoBD- und DSGVO- konformen Software wie eGECKO ist in jedem Falle sinnvoll. Sie nimmt nicht nur einer eventuellen Betriebs- prüfung den Schrecken, sondern pro- fessionalisiert und erleichtert zudem den unternehmerischen Alltag: von der Finanzbuchhaltung mit digitalem Rech- nungseingangsworkflow und der An- lagenbuchhaltung über Vertrags- und Projektmanagement sowie Dokumente- narchiv bis zu Unternehmensplanung, Konzernmanagement für international agierende Konzerne und dem komplet- ten Personalwesen – das vollintegrierte eGECKO-System deckt sämtliche be- triebswirtschaftlichen Anforderungen im Unternehmen ganzheitlich ab. Wie das funktioniert, wird beispiels- weise am Rechnungseingangs-Workflow deutlich – gehört doch die Bearbeitung und gesetzeskonforme Ablage von Ein- gangsrechnungen und -gutschriften zu den täglichen Kernaufgaben eines Un- ternehmens. Eine vollintegrierte Ein- gangsrechnungsverarbeitung bietet hier erhebliche Vorteile und Erleichterun- gen: Als „Digitales Integrationscenter“ sorgt sie für eine komfortable Verarbei- tung aller Eingangsprozesse. So können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse beschleunigen und um ein Vielfaches transparenter gestalten – es ermöglicht