MIDRANGE 04/2019

49 04/2019 · MIDRANGE MAGAZIN sungen verfügen über eine eigene „Zeit- linie“, in der alle Vorgänge protokolliert sind und auditiert werden können. Ei- ne Zwei-Faktor-Authentifizierung, wie sie Enduser bereits von Amazon ken- nen, sowie die Anmeldung mit digita- ler Identität schützen jeden Teamroom und jeden Workflow vor unberechtigten Zugriffen. Ohne Sicherheit gibt es kei- ne sinnvolle Digitalisierung. Für die Datenspeicherung bie- ten Hersteller oft unterschiedliche Cloud-Lokationen an. Der Kunde hat die Wahlfreiheit, wo die Speicherung seiner Daten erfolgen soll. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, müssen einige Punkte geprüft werden. In jeder Lokation, unabhängig davon, wo diese in Europa ist, sollen die Daten synchron in zwei geografisch getrennten Rechen- zentren gespeichert werden, so dass für Ausfallsicherheit gesorgt ist. (Die Anforderungen für den geografischen Abstand wurden jüngst vom BSI, dem Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik, erheblich ange- hoben.) Sowohl die Datenübertragung als auch die Datenspeicherung in den Re- chenzentren muss verschlüsselt erfol- gen. Für Unternehmen, die ihre Da- ten in ihrem eigenen Rechenzentrum speichern wollen, bieten sich Private Clouds (Appliance) an. Diese Appliance besteht aus perfekt aufeinander abge- stimmten Software- und Hardwarekom- ponenten. Hat also ein Unternehmen entsprechend hohe Anforderungen an die Daten- und Zugriffssicherheit, ist eine Appliance die richtige Wahl. Grundfunktionen des Digital Asset Managements Viele DMS-Prozesse laufen in Teams ab, die weltweit verstreut sein können. Deshalb ist die automatische Synchro- nisierung der Dokumente in den ein- zelnen Niederlassungen eine Grundvo- raussetzung für die Zuverlässigkeit ei- nes Workflows. Auch die Versionierung von Dokumenten, an denen Teams ge- meinsam arbeiten, wird zur Verfügung gestellt. Um Dokumente hochsicher zu ver- schicken, greifen die Nutzer nicht auf E-Mail-Systeme zurück, sondern ver- senden Links zu den Dokumenten in den Teamrooms. Auch dort erlauben digitale Signaturen für Dokumente ein hohes Maß an Sicherheit, um sicherzu- stellen, dass nur „echte“ und nicht etwa präparierte oder manipulierte Doku- mente bearbeiten werden. Individuelle Anpassung von Workflows Während es der IT-Verwaltung nicht sicher und gesetzeskonform genug sein kann, wirkt der Terminus „vor- konfiguriert“ auf Nutzer, die eher auf Flexibilität bedacht sind, erst einmal abschreckend. Deshalb sollten Nutzer die Möglichkeit haben, native Cloud- Anwendungen und -Services selbst zu entwickeln und auf diese Weise den Funktionsumfang für das eigene Unter- nehmen anzupassen bzw. zu erweitern. Verschiedene Fachbereiche, die sonst von IT-Abteilungen abhängig sind, können sich dank Tools wie For- mulareditoren oder grafischen BPMN- Editoren (siehe unten) selbstständig wichtige Lösungen sowohl modellieren als auch konfigurieren und abschlie- ßend von der internen IT freigeben lassen. Um eine individuelle Anpassung eines Prozesses zu erzielen, braucht ein Unternehmen eine Cloud-Lösung, die über einen Formulareditor verfügt. Der Kunde kann damit Prozesse mo- dellieren und anschließend, sobald die digitalisierten Prozesse einmal laufen, einfach über Dashboards und entspre- chend seiner Berechtigungen sehen, wo Prozesse stehen, wie rasch sie lau- fen, wo es Abweichungen gibt und so weiter. In jedem Dashboard bzw. Cock- pit werden die gewünschten Kennzah- len angezeigt. Ausgangpunkt jeder Prozessmo- dellierung ist die Erstellung der Auf- bauorganisation, die aus Abteilungen und Rollen sowie Business Units einer Organisation besteht. In der Prozess- modellierung stehen einerseits fertige Prozessbausteine – wie etwa Geneh- migen, Freigeben, Bearbeiten und so weiter – fix und fertig zur Verfügung. Je nach zugewiesener Rolle ist es aber auch möglich, Geschäftsprozesse nicht nur mit dem oben erwähnten Formula- reditor zu modellieren, sondern mit ei- nem grafischen Prozesseditor, der mit dem normierten BPMN-2.0-Standard kompatibel ist. Dieser Editor erfordert keine Programmierkenntnisse, so dass Mitarbeiter in den Fachbereichen oder die IT-Abteilung rasch eigene Lösungen für verschiedene Anwendungsfälle er- stellen können. Prozessmodellierung Die in der Dell-Studie Befragten beklag- ten einen Mangel an Know-how und finanziellen Ressourcen. Dabei ist das Angebot von Cloud-Lösungen groß und heterogen. Die angebotenen Leistungen reichen vom einfachen Datenaustausch bis hin zu Cloud-Services mit fertigen Lösungen für ausgewählte Einsatz- bereiche. Unabhängig davon, welche Lösung eingesetzt wird, sollte sie sich intuitiv bedienen lassen – ohne lange Einschulungsphasen. Es liegt nun an der Führungsebene für die Umsetzung einer „digitalen Kultur“ zu sorgen. Andreas Dangl ó Fabasoft Fabasoft, mit Sitz im österreichi- schen Linz, zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektro- nisches Dokumenten‑, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Die Produkte von Fabasoft dienen der Digitalisierung, Vereinfachung, Be- schleunigung und Qualitätssteige- rung von Geschäftsprozessen – un- ternehmensintern und über Organi- sations- und Ländergrenzen hinweg. www.fabasoft.com