MIDRANGE 07/2018

18 MIDRANGE AKTUELL MIDRANGE MAGAZIN · 07/2018 Im Interview: Elisabeth Schwendinger, eks informatik „Web-Integration edelt DMS-Lösung“ Aus funktionaler Sicht sollte „das Dokumentenmanagement“ die Anwender bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben bestmöglich unterstützen und die Abläufe vereinfachen. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) skizziert Elisabeth Schwendinger, Mitglied der Geschäfts­ leitung bei der eks informatik, die verschiedenen Facetten einer modernen DMS-Lösung. MM: Welche Funktionalitäten muss eine moderne DMS-Lösung bieten? Schwendinger: Standardaufgaben, wie die Rechnungseingangsbearbeitung und Archivierung von Belegen, müssen so in- tuitiv wie möglich ablaufen – im Idealfall mit minimalem Schulungsaufwand. Dar- über hinaus kommt es aber auch auf das ‚Look and Feel‘ an: Wie performant läuft die Lösung? Wird sie aktuellen Erwar- tungen der Anwender an eine moderne Lösung in jeder Hinsicht gerecht? Der Aspekt der User-Akzeptanz ist bei der Auswahl nicht zu unterschätzen. MM: Wie wichtig ist der Zugriff über Mobilgeräte auf eine DMS-Lösung? Schwendinger: Unserer Erfahrung nach wird dieses Thema für immer mehr Un- ternehmen interessant. Dabei denke ich nicht nur an Außendienstmitarbeiter, die statt eines Laptops lieber ein iPad mit zum Kunden nehmen. Mittlerweile bilden wir auch Genehmigungsprozesse auf die- sem Weg ab. Im neuen Release LDOX 4 ist beispielsweise eine Web-Integration enthalten. MM: Welche Änderungen sind an ei- nem DMS nötig, um den Vorgaben der DSGVO zu entsprechen – speziell wenn es um Workflows geht, die mit perso- nenbezogenen Daten arbeiten? Schwendinger: Ein DMS besteht aus „lebenden Dokumenten“, die – wie im Namen enthalten – „gemanaged“ wer- den können, also bearbeitet, weiter- geleitet oder eben auch gelöscht. Von daher sind keine Änderungen nötig. Anders sieht das bei einem Archiv im Sinne einer WORM-Lösung aus. Denn hier ist die Löschung eines Dokuments aus technischer Sicht generell nicht vor- gesehen. Selbst wenn diese Daten aus einer Ansicht „gelöscht“ werden, sind sie physisch immer noch vorhanden. An dieser Stelle ist die Projektorganisation gefragt. Sie muss sensitive Dokumente, etwa Personalunterlagen, vorher katego- risieren, um die Umsetzung der DSGVO entsprechend gewährleisten zu können. MM: Wie lässt sich eine bestehende DMS-Umgebung auf der Basis von IBM i modernisieren, so dass Anwender eine zeitgemäße Lösung bekommen? Schwendinger: Vorausgesetzt, das DMS und der Server im Backend erfüllen die aktuellen und künftigen Aufgaben auch weiterhin zuverlässig sowie perfor- mant, bietet sich in diesem Fall der Aus- tausch des serienmäßigen Clients an. Unser moderner LDOX.Client bietet eine intuitive Bedienung, basiert auf .NET- Technologie und ist mit allen aktuellen Windows-Betriebssystemen kompatibel. Er kann lokal, im Netzwerk oder via Citrix zur Verfügung gestellt werden. Mit dem neuen Release LDOX 4 haben wir nicht nur diesen umfassend modernisiert und erweitert. Neben der ZUGFeRD-Integra- tion wurde zum Beispiel auch die Mehr- sprachigkeit von Archivbasisdefinitionen ermöglicht sowie der Funktionsumfang um eine neue Unterschriftsfunktion und die bereits angesprochene Web-Integra- tion erweitert. Wenn es um Modernisie- rung geht – auch von Abläufen, die even- tuell in die Jahre gekommen sind – ist aus meiner Sicht immer der Blick auf die Endbenutzer wichtig. Wie wird aktuell gearbeitet? Könnte dies mit den heute verfügbaren Mitteln adaptiert und ver- einfacht werden? MM: Welche Lösungen sind bei der DMS-Modernisierung denkbar, wenn definitiv eine andere Basis zum Einsatz kommen soll als die IBM i? Schwendinger: Bei so einem Szenario sind unterschiedliche Varianten mög- lich. Ein Beispiel: Das DMS soll auf Win- dows wechseln, aber Anwendungen wie das ERP- oder CRM-System weiter dort verbleiben. Normalerweise entsteht an dieser Stelle ein Medienbruch, den wir mit unserem umfangreichen LDOX Inte- grationspaket überbrücken. rhh ó Elisabeth Schwendinger, Mitglied der Geschäftsleitung bei der eks informatik: „Ein DMS besteht aus ‚lebenden Dokumenten‘.“ Quelle: eks informatik