MIDRANGE 03/2018

36 SCHWERPUNKT DOKUMENTENMANAGEMENT MIDRANGE MAGAZIN · 03/2018 Falcon Center verwaltet Dokumente mit Office Manager DMS Dokumentenmanagement wie im Flug Rund 500 Falken leben im niedersächsischen Helvesiek. In dem kleinen Ort nahe Bremen befindet sich nämlich eine der größten Falkenzuchtanlagen der Welt: das Falcon Center. Gezüchtet werden die edlen Tiere von Hans Jürgen Küspert und in die ganze Welt verkauft. „Allein die für die Vermarktung benötigten Dokumente, wie zum Beispiel Ausfuhrgenehmi­ gungen, Veterinärzeugnisse und Zolldokumente für jeden Falken, bilden mehrere Zentimeter dicke Stapel. Hinzu kommen die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten in Deutschland, denn von der Geburt über die Zucht bis hin zum Verkauf müssen wir jeden Aspekt des Lebens eines Falken gründlich dokumentieren und auswerten“, berichtet Hans Jürgen Küspert. U m all die Lebensläufe, Doku- mente und anfallenden Daten zu managen, machte sich der Besitzer des Falcon Center auf die Suche nach einem leistungsstarken Dokumenten- managementsystem. „Ohne digita- le Hilfe würden wir in der Papier- flut den Überblick verlieren. Ganz zu schweigen von dem Platz, den wir für die Akten benötigen – den nutzen wir dann doch lieber für unsere Tiere“, begründet Küspert. Die Wahl des Züchters viel auf Of- fice Manager in der DMS-Edition Pro für kleine Netzwerke. Mit der Software verwaltet und archiviert er elektronische Dateien und ge- scannte Papierdokumente in einem gemeinsamen Archiv. In einem zweiten angelegten Archiv kann er seine priva- ten Daten mitverwalten. Da Office Manager aber nicht nur mit Scannern, Druckern oder anderen IT-Geräten vernetzt werden kann, son- dern auch mit dem E-Mail-Programm, kann Küspert nicht nur eingescannte Papierdokumente kinderleicht ins DMS einbinden, sondern auch E-Mails samt Anhängen per Drag & Drop überführen. „Alle Dokumente werden über die Voll- textindexierung automatisch erfasst und einem Projekt, einem Kunden oder auch – wie im Falcon Center – einem bestimmten Tier zugeordnet. Dies er- möglicht es, dass Dokumente über die Schlagwortsuche im Handumdrehen zur Verfügung stehen“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Soft- warebüros Krekeler. Und noch einen guten Grund hatte Küspert, sich für Office Manager zu ent- scheiden: Die Office Manager App ge- währt ihm von unterwegs den sicheren Zugriff auf seine Unternehmensdaten. Dank der Synchronisierungsfunktion für Notebook und Online-Zugriff mit Smartphone kann der Züchter Doku- mente aus dem Office-Manager-Archiv weltweit suchen, abrufen, ansehen und herunterladen. Auf das elektronische Dokumentenarchiv greift er be- quem über sein Smartphone zu, öff- net Dokumente per Fingertipp und fügt ihnen bei Bedarf Aufgaben zur späteren Erledigung am Arbeits- platz hinzu. „Der Office Manager ist für uns optimal, denn ich bin oft wochenlang unterwegs, pendle zwi- schen Deutschland, unserem zwei- ten Standort in Spanien und den Vereinigten Arabischen Emiraten hin und her. Aber egal, wo ich ge- rade bin, mit Office Manager habe ich alle Dokumente und E-Mails immer dabei. Das betrifft insbesondere auch die Papiere, ohne die ich ein Tier nicht transportieren oder verkaufen könnte. Die Kunden im Ausland sind oft über- rascht, wie schnell ich an Ort und Stelle die gewünschten Daten eines Falken inklusive Stammbaum zur Verfügung habe“, so Küspert. ó www.officemanager.de Quelle: officemanager