MIDRANGE 03/2018

23 03/2018 · MIDRANGE MAGAZIN erzielten Kosteneinsparungen direkt an den Kunden weitergeben. Für viele Unternehmen ist RPA eine schnelle und kostengünstige Lösung, um die in der Vergangenheit nicht ge- tätigten IT-Investitionen effizient kom- pensieren zu können. Früher bestand für die Vernetzung von Systemen nur die Möglichkeit, eine feste Schnittstelle zu implementieren – eine teure und selten flexible Lösung, da bei der Programmierung der Schnitt- stelle alle Eventualitäten und Fälle be- rücksichtigt werden mussten. Für Un- ternehmen lohnte sich dieser Schritt in vielen Fällen nicht, zumal dieser Ansatz in der Regel einen Eingriff in bestehen- de Anwendungen bedeutete. Heute lassen sich mit Robotern vie- le Funktionalitäten abbilden, ohne dass dafür in die Quellsysteme aktiv einge- griffen werden muss. Stattdessen rufen Roboter die Systeme mit eigens für sie erstellten Zugriffsrechten auf und über- tragen Daten so, wie ein Mitarbeiter es per Bildschirmeingabe auch tun würde. Durch die grundsätzliche Unabhängig- keit der RPA-Lösungen von Quell- und Zielsystemen, gepaart mit geringen Im- plementierungsaufwänden, bieten sich Unternehmen nie dagewesene Möglich- keiten zur Automatisierung von Unter- nehmensprozessen. RPA ist sowohl ein Thema für Kon- zerne als auch für mittelständische Un- ternehmen verschiedenster Branchen. Viele haben ihre ersten Piloten bereits im Einsatz und weiten die Anzahl ihrer Roboter sukzessive aus. Unternehmen konzentrieren sich im ersten Schritt einer RPA-Implementierung gerne auf datenintensive Prozesse, zum Beispiel aus dem Finanz- oder HR-Bereich. Im Finanzwesen können beispiels- weise die Buchung von Rückstellun- gen, die Beantragung und Anlage von Stammdaten in verschiedenen ERP- Systemen sowie Arbeiten im Rahmen des Monatsabschlusses durch Roboter automatisiert werden. Im Personalwe- sen können Roboter unter anderem im Recruiting und im Onboarding die automatisierte Übermittlung von Be- werber- oder Mitarbeiterinformationen in die verschiedenen HR-Systeme über- nehmen und darüber hinaus durch das Ausführen von entsprechenden Work- flows zusätzlichen Mehrwert leisten. Besonders effizient ist der Einsatz von RPA in Shared-Service-Centern, da hier in der Regel die Prozesse bereits standardisiert und gut dokumentiert vorliegen und ein entsprechendes Transaktionsvolumen vorhanden ist, welches besonders hohe Skaleneffekte ermöglicht. Stellen sich erste Erfolge nach einer RPA-Implementierung ein, wird das Thema schnell auch für andere Abtei- lungen interessant. Spätestens jetzt wird es wichtig, das Thema RPA an einer zentralen Stelle in der Unternehmensorganisation zu ver- ankern und ihm durch die konsequente Unterstützung durch das Topmanage- ment die nötige Relevanz zu geben. Nur wenn RPA durch ein konzernweites Change Management begleitet wird, kann eine Skalierung auf die gesamte Organisation erfolgreich sein. Der richtige Anbieter ist der Schlüssel Wenn im eigenen Unternehmen erst einmal eine RPA-Initiative gestartet wird, empfiehlt es sich, die eigenen Pro- zesse mit einem strukturierten Ansatz hinsichtlich des Automatisierungspo- tenzials zu bewerten und gezielt Pilot- projekte zu initiieren. Dabei bietet sich externe Hilfe an. Die Managementbera- tung AdEx-Partners bietet zum Beispiel sogenannte RPA Discovery Workshops an, um innerhalb kurzer Zeit für RPA geeignete Prozesse im jeweiligen Un- ternehmen zu identifizieren. Nach der Priorisierung dieser Prozesse folgt in einem zweiten Schritt die Identifika- tion eines geeigneten Anbieters, die Berechnung eines Business Case und schließlich die Konfiguration des ersten Pilotroboters. Der Markt der RPA-Anbieter ist zur- zeit noch unübersichtlich, und viele Experten erwarten hier in Zukunft eine Konsolidierung. Die Auswahl des richti- gen Anbieters und des passenden Tools ist aber essenziell, um die Vorteile der Technologie je nach Anwendungsfall ef- fizient nutzen zu können. Diverse Lösungen zielen vor allem auf systemnahe Backend-Prozesse ab, während sich andere Anbieter eher auf desktopbasierte Aufgaben und die In- teraktion mit den Mitarbeitern konzen- trieren. Zusätzlich zu solchen Auswahl- kriterien ist auch das Bezahlmodell ein wichtiger Faktor: Neben Pay-per-Use- -Lösungen gibt es Lizenzmodelle, bei de- nen die Anzahl der eingesetzten Robo- ter ausschlaggebend ist. Wieder andere Anbieter bieten ihre Lösungen kostenlos an und möchten lediglich an den erziel- ten Einsparungen beteiligt werden. Ein strukturiertes und erprobtes Auswahl- modell kann bei der Entscheidung hel- fen, den passenden Anbieter zu finden. Fazit Es ist nur eine Frage der Zeit, wann RPA in Unternehmen zum Standard gehört. Ein Einstieg zum aktuellen Zeitpunkt kann für Unternehmen entscheidend sein, um sich bei der Automatisierung der eigenen Geschäftsprozesse einen wichtigen Vorsprung vor dem Wettbe- werb zu sichern. AdEx Partners bietet eine anbie- terunabhängige Beratung. Im Fokus steht eine umfassende Unterstützung bei der RPA-Einführung: AdEx Partners begleitet das RPA-Thema beginnend mit einer Evaluierung der Unterneh- mensprozesse, der Auswahl eines Pi- lotprozesses, der Unterstützung bei der Anbieterauswahl und der Erstellung eines ersten Business Case. Dem folgen die Dokumentation der Prozesse und die Begleitung einer Implementierung bis hin zur Skalierung auf die gesamte Organisation. ó www.adexpartners.com