Die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnung gilt ab Herbst, 2019 werden alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes die elektronische Rechnung von den Geschäftspartnern einfordern. Die Herausforderungen und Chancen digitaler Rechnungs-Workflows generell haben Studien von Comarch, Sharedserviceslink und Fraunhofer offengelegt. Weil Sicherheitsverletzungen, Datenverluste oder unzureichende Archivierung wichtiger Daten zu Geldstrafen, Reputations- und Vertrauensverlusten führen können, arbeiten fast alle befragten Organisationen daran, ihre Compliance zu verbessern, wobei 70 Prozent die manuelle Rechnungsverarbeitung reduzieren wollen.

 

Ab 27. November 2018 gilt die „Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ auch in Deutschland für Bundesministerien und Verfassungsorgane, dann für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Die erwarteten Einsparungen werden auf vier bis neun Milliarden Euro pro Jahr beziffert. Davon betroffen sind alle Unternehmen, welche bereits jetzt mit dem Bund Rechnungen austauschen oder sich an zukünftigen Ausschreibungen beteiligen wollen. Damit erhält die Digitalisierung des Rechnungswesens EU-weit einen neuen Schub.

Angesichts der EU-übergreifenden Entwicklung haben Comarch und Sharedserviceslink in einer Studie internationale Unternehmen nach den Ländern und Regionen gefragt, wo sie mit den größten Herausforderungen für das Rechnungswesen kämpfen. Neben den USA und China werden hier vor allem EU-Länder genannt, darunter auch Deutschland an vorderer Stelle. Ziel der Studie war es, die größten Herausforderungen in den Bereichen Fakturierung, Inhalt, Archivierung und Schutz sensibler Daten zu ermitteln.

Nach den vordringlichen Herausforderungen für die Rechnungsprozesse gefragt, stehen die Einhaltung von Steuer- und Umsatzsteuervorschriften bei 63 Prozent an erster Stelle, gefolgt von Problemen mit der Integrität von Rechnungsinhalten, welche 54 Prozent nennen. Schließlich kann die Nichteinhaltung dieser Formalitäten im schlimmsten Fall zusätzliche Kosten und ein erhöhtes Haftungsrisiko für das Unternehmen zur Folge haben. Jedes fünfte Unternehmen kämpft darum, Archivierungsregeln einzuhalten (22 Prozent) und sensible Daten zu schützen (21 Prozent). Im Falle von Sicherheitsverletzung, Datenverlust oder unzureichender Archivierung wichtiger Daten eines Unternehmens kann dies nicht nur Geldstrafen, sondern sogar einen ernsthaften Reputations- und Vertrauensverlusten nach sich ziehen.

Folglich suchen 96 Prozent der Befragten nach Möglichkeiten, die Compliance in ihren Organisationen zu verbessern. Die meisten Unternehmen sehen die Lösung ihrer Probleme darin, aktuelle Prozesse und Richtlinien zu verbessern (72 Prozent) und die manuelle Rechnungsverarbeitung zu reduzieren (70 Prozent). Diese beiden Probleme haben einen großen Einfluss auf den Workflow in einem Unternehmen. Wenn Mitarbeiter alle Rechnungen manuell verwalten müssen, besteht eine viel höhere Wahrscheinlichkeit, dass menschliche Fehler auftreten.

Zudem setzen die Firmen auf die Entwicklung der Qualität von Stammdaten (64 Prozent) und Investitionen in Rechnungsautomatisierungstechnologien (63 Prozent). Statt auf die Suche nach neuen Lösungen konzentrieren sich 44 Prozent der Befragten darauf, sicherzustellen, dass die aktuell von ihnen eingesetzte Technologie alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

80 Prozent der befragten Unternehmen bezifferten ihr Rechnungsvolumen zwischen 100.000 und über einer Million Rechnungen pro Jahr. Dennoch erhalten die meisten dieser Organisationen den Großteil ihrer Rechnungen im Papierformat/gescannt (77 Prozent, mittleres und hohes Volumen zusammen gezählt) oder als manuell eingegebene E-Mail/PDF (68 Prozent, mittleres und hohes Volumen zusammen gezählt). Berücksichtigt man die Anzahl der Rechnungen, bedeutet dies nicht nur eine massive Arbeitsbelastung für die verantwortlichen Mitarbeiter, sondern erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich. Weiterhin empfangen die Unternehmen Rechnungen via E-Invoicing-Netzwerk, Papier und EDI.

Interessante Einsichten bietet auch ein Vergleich dieser internationalen Zahlen mit den Gepflogenheiten bei Unternehmen aus Deutschland. Comarch hat zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation eine Marktstudie unter Deutschlands 700 größten Unternehmen durchgeführt. Die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status Quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“ wird noch im Mai 2018 veröffentlicht.

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