Dokumentationspflichten, Nachverfolgbarkeit, Qualitätsmanagement und Lieferantenbewertungen unterliegen bei der Fertigung von Medizinprodukten höchsten Anforderungen – abas BI und Power BI1 sorgen für schnelle Auswertungen und Analysen auf Basis valider Daten

Beim mittelfränkischen Medizintechnik-Unternehmen steht das Leben im Vordergrund, denn WILAmed ist ein international agierender Hersteller und Händler von medizinischen Geräten sowie Zubehör auf dem Gebiet der invasiven und nicht-invasiven Beatmung. Weltweit leisten WILAmed-Produkte einen wichtigen Beitrag zur respiratorischen Patientenversorgung. Deshalb stehen Sicherheit und Präzision bei diesem mittelständischen Unternehmen an erster Stelle. Drei neue Software-Bausteine haben entscheidenden Einfluss auf die Qualität, Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit der Prozesse: das Enterprise-Resource-Planning (ERP) von abas und abas BI Professional mit Power BI von Microsoft.

Aus dem kleinen Ort Kammerstein bei Nürnberg vertreibt der eigentümergeführte Hidden Champion der Atemgasbefeuchtung seine Produkte in über 60 Länder. Der Export macht einen Umsatzanteil von 70 Prozent aus. Energieeffizienz, Nachhaltigkeit und Qualität sind nicht nur Werbefloskeln der Unternehmensleitung, sondern werden von den beiden Gründerinnen und den 130 Mitarbeitern gelebt. Beispielsweise erzeugt das Unternehmen mehr Energie als es verbraucht: WILAmed setzt auf ressourcenschonende Solarenergie und Geothermie, wurde mehrfach für nachhaltige Maßnahmen im Bereich Klimaschutz und Energieeffizienz im Rahmen des European Energy Awards geehrt und als energie.effizienz.gewinner 2018 der Metropolregion Nürnberg ausgezeichnet.

Durch den neuen Gebäudekomplex, der die Extrusion von Atemschlauchsystemen und die Entwicklungsabteilung beherbergen wird, ist die Firmenfläche dieses Jahr von 6000 auf 7500 Quadratmeter angewachsen. Der Neubau verfügt über das weltweit erste vierstufige Wärmerückgewinnungssystem. „WILAmed ist ein Vorzeigeunternehmen, das das Überleben von Menschen erleichtert“, so Joachim Herrmann, Staatsminister in Bayern, anlässlich des 20-jährigen Firmenjubiläums.

Beatmung von Frühchen, Kindern und Erwachsenen

Claudia Röttger-Lanfranchi und Hildegard Winkler gründeten WILAmed vor 21 Jahren mit vier Mitarbeitern. Zunächst widmeten sie sich der Behandlung von Schlafstörungen. Erst später setzten die Unternehmerinnen auf die respiratorische Patientenversorgung. Die Bilanz nach 21 Jahren Unternehmensgeschichte fasst Geschäftsführerin Röttger-Lanfranchi zusammen: „WILAmed ist heute in der Lage, das komplette Spektrum für die Intensivbeatmung anzubieten: Angefangen vom eigentlichen Beatmungsgerät über die aktive Atemgasbefeuchtung bis hin zu den unterschiedlichsten Patientenschnittstellen zur Behandlung von Neonaten, Kindern und Erwachsenen.“

Auswertungen unabhängig vom Gerät visualisieren

Ein Erfolgsgarant für das schnelle Wachstum und die hohe Produktqualität ist eine Informationstechnologie, die nicht nur mitwächst, sondern dem Unternehmen fortlaufend neue Möglichkeiten bietet. So geht Dennis Jung, IT-Leiter bei WILAmed, bereits 2014 mit Office 365 an 100 Arbeitsplätzen in die Cloud. abas ERP und abas BI Professional folgen 2016. Ziel der Einführung war es nicht nur, alle Geschäftsprozesse von Einkauf über Fertigung und Lager bis Rechnungsstellung integriert in einem System zu steuern. Das Unternehmen hatte sich hohe Controllingvorgaben gesetzt. Neben tagesaktuellen Auswertungen für die Geschäftsführung und Abteilungsleitungen sollte auch der weltweite Vertrieb unkompliziert auf alle relevanten Informationen zugreifen können. „Wir wollten den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Kennzahlen und Berichte selbstständig abzurufen. Weg von den lästigen Papierauswertungen und Excel-Sheets, die bereits überholt waren, wenn gedruckt wird. Das ist uns gelungen“, sagt Dennis Jung.

Vor Einführung der neuen Unternehmenssoftware von abas suchten sich die Mitarbeiter ihre Daten meist selbst zusammen, wobei die Qualität der Daten vor Einführung der neuen Systeme nicht hoch war. Dennis Jung wollte weg von veralteten Informationen und das Problem mit den zu langen Laufzeiten der Auswertungen lösen. „Früher waren typische Fragen der Kollegen: Ich brauche bitte eine Deckungsbeitragsauswertung der letzten sechs Monate zu Produkt X im europäischen Ausland. Geht das? Kannst du mir das noch mal in ein Excel-Sheet ziehen? Heute kann ich antworten: Wir haben jetzt abas BI mit Power BI! Eure Berichte ruft ihr automatisch in Form von Dashboards auf Basis aktueller Daten ab. Ihr bedient euch ab sofort an den Daten selbst, und könnt sukzessive neue Informationen hinzuwählen“, erklärt Dennis Jung.

Die Voraussetzungen waren durch abas BI Professional bereits erfüllt

„Bei der Einführung von abas ERP haben wir bereits die Erweiterung abas BI Professional dazugekauft“, sagt Dennis Jung. „Ein Grund dafür war die Vielschichtigkeit der Auswertungen, die man fahren kann, beispielsweise welcher Umsatz zu welchem Artikel in welcher Region für welches Produkt in welcher Zeit erreicht wird. Dank abas BI Professional war es möglich, den Mitarbeitern die wichtigen Kennzahlen aus abas ERP zu visualisieren. Über Power BI ergänzen wir diese Informationen noch durch weitere Daten aus externen Datenbanken oder dem Personalmanagementsystem“, erläutert der IT-Spezialist.

Sehr geringes Investitionsrisiko

Für die Implementierung von umfassender Business Intelligence im Unternehmen konnte WILAmed einen sehr schnellen Start hinlegen: „Die Einführungs- und Installationszeit von abas BI lag unter fünf Tagen. Das Investitionsrisiko war für uns also sehr gering. Der Einstieg mit abas BI war deshalb sehr einfach, weil die Daten schon vorbereitet sind und Auswertungen dadurch schnell und selbsterklärend erstellt werden können“, erklärt Dennis Jung.

Self-Service BI: any data, anywhere, any time

WILAmed betreut weltweit über autorisierte Fachhandelspartner den HomeCare-Bereich, Kliniken, Krankenhäuser und Reha-Einrichtungen. Deshalb müssen Vertrieb und Costumer Service schnell auf Entwicklungen im In- und Ausland reagieren. Sie sind auf aktuelle, zuverlässige Berichte angewiesen. Die Sales-Mitarbeiter können von überall auf ein Dashboard zugreifen, das unter anderem Umsätze, Entwicklungen, offene Aufträge, verspätete Lieferungen oder die Top-10-Artikel darstellt. Aber auch, wie viele Atemgasbefeuchter ein Kunde gekauft hat, wie viel Stück noch offen sind oder die Umsatzhistorie im Vergleich zum Vorjahr. „Die Daten kommen aus den Cubes, die abas BI Professional zur Verfügung stellt. Die Kollegen arbeiten aktiv an ihren Berichten mit“, schildert Dennis Jung. „Danach veröffentlicht die WILAmed-IT sie in der Cloud und die Nutzer können darauf über die BI-Weboberfläche oder die App zugreifen, nachdem sie sich identifiziert haben.“

BI verbessert kontinuierlich die Datenqualität

Ein unerwarteter Nebeneffekt ist die Verbesserung der Datenqualität durch den Einsatz von abas BI und Power BI, denn ungebuchte Rechnungen oder Lieferscheine sowie falsche Artikelstammdaten werden nun identifiziert und direkt berichtigt. Jetzt fallen Artikel in falschen Produktgruppen oder nicht richtig zugeordnete Artikelmerkmale sofort auf. Durch BI findet ein Monitoring statt, das die Daten bereinigt. „Unsere Datenbank wird Tag für Tag besser“, ist sich Dennis Jung sicher.

Mit der HoloLens² in die Zukunft

Als nächsten Schritt plant WILAmed den Einsatz der Microsoft HoloLens, die sich mit abas BI über Power BI koppeln lässt. Der Mixed Reality Mode der virtuellen Brille bietet die Möglichkeit, einfach auf Dashboards zuzugreifen und die Daten überall hin mitzunehmen. Zunächst wird WILAmed den Einsatz bei der Wartung von Maschinen testen, insbesondere bei denen, die 24 Stunden laufen und kontinuierlich überwacht und gewartet werden. Über den Mixed Reality Mode der HoloLens, Power BI und die Integrationsplattform abas Connect wird die Maschine vernetzt. Zum einen können Informationen dadurch automatisch in abas ERP übertragen werden. Zum anderen werden die Maschinentechniker permanent Daten zu Temperatur, Leistung oder Verbrauch auf ihre HoloLens erhalten. Der Clou: Im Mixed Reality Mode kann der Techniker mit der HoloLens aus bis zu 25 Metern Entfernung auf die Maschine schauen und erkennt den Wartungsbedarf oder Probleme.

Diese Mixed-Reality-Anwendung kann aber noch mehr: In abas ERP lassen sich QR-Codes generieren, die sich beispielsweise auf ein Lagerregal beziehen. Der QR-Code wird ausgedruckt und am entsprechenden Regal im Lager befestigt. „Wenn Sie dann ins Lager gehen und sich mit der HoloLens den QR-Code anschauen, bekommen Sie eine Auswertung über diesen Bereich in der Datenbrille dargestellt, alternativ geht das auch mit Etiketten auf Produkten, um beispielsweise die Verkaufszahlen zu sehen“, berichtet Dennis Jung mit ein wenig Stolz.