Im alltäglichen Wettbewerb müssen Unternehmer dafür sorgen, dass ihr Betrieb den Angeboten und Leistungen der Konkurrenz in nichts nachsteht. Das Zeitalter der Digitalisierung fordert Modernisierungen sowie die Anpassung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Hier zeichnen sich für Konzepte wie das Business Process Management (BPM) sowie die Robotic Process Automation (RPA) wichtige Rollen ab.

Um die Anpassung und Optimierung von Geschäftsprozessen zu erreichen, können die Verantwortlichen verschiedene Methoden anwenden: Dazu zählen beispielsweise Business Process Management (BPM) – auch klassisch als Dunkelverarbeitung bekannt – sowie die Robotic Process Automation (RPA). Aber welches Verfahren bietet sich in welcher Situation an? Können Unternehmen mit nur einer Lösung bessere Ergebnisse erzielen oder bildet die Verbindung beider Methoden die perfekte Strategie?

Während sich bei RPA Software-Roboter als smarte Kollegen im Unternehmen nützlich machen, dient BPM eher dazu, alle Geschäftsabläufe zielgerichtet zu analysieren, zu modellieren und zu verbessern. Beide Methoden lassen sich unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.

Unternehmenserfolg hängt in vielen Fällen davon ab, wie gut interne Abläufe mit den Anforderungen der Kunden übereinstimmen. Mithilfe von BPM lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren, sprich modernisieren, und es kann eine agile Arbeitsweise eingeführt werden. Die detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente. So unterstützt die Methode die Verantwortlichen dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren – auch die Mitarbeiter betreffend.

Auf diese Weise gelingt eine langfristige Verbesserung der Abläufe sowie infolgedessen der Fähigkeit, agil zu handeln. Zum Einsatz kommen häufig softwaregestützte Techniken, die immer den gesamten Ablauf – vom Auftrag bis zum Kundenservice – unterstützend begleiten. Dies gilt beispielsweise für papierlose Abfolgen, bei denen Software sämtliche Arbeitsaufträge übernimmt und auf diese Weise die Mitarbeiter entlastet. Auch der gesamte Kontext zählt hier zu den entscheidenden Parametern. Dabei müssen die Verantwortlichen sich jederzeit fragen, welche Informationen sie zur Umsetzung des Prozesses benötigen.

Operation Softwareautomatisierung

Digitale Techniken bilden einen Schnittpunkt zwischen dem Managementkonzept und der Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Softwarelösungen: RPA. Virtuelle Mitarbeiter übernehmen vom Anwender den Umgang einzelner Benutzeroberflächen oder auch ganze Geschäftsprozesse inklusive Verwendung der dazugehörigen Benutzerschnittstellen wie beispielsweise Maus und Tastatur. Die Software arbeitet anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers.

Mithilfe der Automatisierung erhalten Arbeitskräfte mehr frei verfügbaren Zeitraum für Aufgaben, die individuelle Interaktionen und emotionales Urteilsvermögen erfordern. Software-Roboter imitieren und perfektionieren skalierbare Geschäftsprozesse in allen Bereichen rund um die Uhr mit einer Fehleranfälligkeit gegen null. RPA dient also dazu, die repetitive Tätigkeit an sich zu optimieren – einen Teil oder auch mehrere kleine Teile des übergreifenden Gesamtprozesses. Anwender können den virtuellen Helfer so programmieren, dass er tagtäglich einen Part der anfallenden Aufgaben übernimmt, und somit eine Brücke zwischen manueller Bearbeitung und automatisierten Abläufen schlagen.

Wem nützt nun also was? Wer profitiert von welcher Methode? Grundsätzlich funktionieren BPM und RPA sehr gut zusammen. BPM erfüllt viele elementare Funktionen zur Prozessautomatisierung, die RPA nicht liefern kann, wie etwa Collaboration-Tools, ein umfangreiches Kapazitäts- oder Auslastungsmanagement, unkompliziert einzurichtende Richtlinien oder Ähnliches. Bei komplexen Abläufen sind Software-Roboter im Sinne der RPA allerdings dazu in der Lage, Daten anhand verschiedener Quellen zu überprüfen und die Ergebnisse dieser Analyse einem Mitarbeiter bereitzustellen.

Bei der strategischen Beobachtung und Optimierung von Geschäftsprozessen bietet sich RPA als Teillösung an. Gleichzeitig bedarf der Einsatz von Softwareautomatisierungen nicht immer eines umfangreichen Managementkonzepts wie BPM. Heißt: Während sich BPM auf die Gesamtabläufe fokussiert und das große Ganze überwacht, Potenziale sucht und Prozesse verbessert, kommt RPA eher punktuell zum Einsatz. Die Software-Roboter lassen sich sowohl bei einzelnen Abläufen als auch bei übergeordneten Geschäftsprozessen anwenden, arbeiten jedoch operativ und bilden kein Konzept für das gesamte Unternehmen. RPA bildet die nächsthöhere Innovationsstufe in Richtung automatisierter Workforce nach ERP- und BPM-Systemen. Letztendlich kommt es darauf an, welches Ziel Unternehmen mit ihren Prozessoptimierungen verfolgen – eine ganzheitliche Strukturierung des Betriebs oder die Automatisierung einzelner, repetitiver Tätigkeiten. Allerdings ist dies nur ein Snapshot der aktuellen Situation: Schon heute entwickeln sich die im Vergleich zur BPM-Automation noch recht jungen RPA-Tools funktional in Richtung BPM weiter. Insbesondere Enterprise-Funktionen wie Kapazitäts- und Auslastungsmanagement sind bereits rudimentäre Bestandteile einiger Nischenprodukte. Auch bei der Modellierung der Prozessabläufe setzen Unternehmen – je nach Anbieter der RPA-Lösung – in beiden Bereichen auf die gleichen Tools.

Perfekte Kombination

Derzeit fokussieren sich Anbieter im Bereich Automatisierung noch auf den einen oder den anderen Ansatz. Allerdings geht der Trend mehr und mehr dahin, beide Verfahren miteinander zu kombinieren. Dies ermöglicht eine smarte Automatisierungslösung, die das Beste aus beiden Methoden beinhaltet. Ein virtueller Helfer kann beispielsweise die Ergebnisse seiner Arbeit an die BPM-Lösung weiterleiten, um die Integration in den übergeordneten Prozess zu ermöglichen. Sauber dokumentierte Abläufe sorgen für eine transparente Prüfmöglichkeit für die Mitarbeiter, die sich jederzeit über aktuelle Vorgänge des Systems informieren können.

Softwarespezialisten wie die Experten der meta:proc GmbH positionieren sich bewusst zwischen BPM und RPA: Damit haben die Anwender bei der Automatisierung eines Metaprozesses die Freiheit, auf Prozessschrittebene den jeweils effektiveren Ansatz bei der Umsetzung zu wählen. Der Mehrwert des dynamischen Set-ups kann sich daraus ergeben, direkt zu Beginn ein entsprechendes hybrides, aber statisches Set-up zu wählen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, es entlang eines zeitlich definierten, langfristigen Migrationspfades zu führen, der den Schwerpunkt zwischen RPA und BPM nach und nach verschiebt.

Alexander Steiner ist Chief Solution Architect der meta:proc GmbH in Köln und übersetzt Kundenanforderungen in technisch umsetzbare Lösungen. Dabei nutzt er zuvor gemeinsam entwickelte Strategien, um die RPA-Implementierung optimal und möglichst nahtlos in eine existierende Unternehmens- und Prozesslandschaft einzubetten. Quelle: meta proc GmbH

Letzteres ist beispielsweise sinnvoll, wenn RPA in einer Gesamtstrategie als Ausgangsbasis dient. Oft wird in solchen Fällen RPA eingesetzt, um kurzfristige, aber – bezogen auf eine Gesamttransformation – nur temporäre Automatisierungserfolge zu erzielen, bis die für die BPM-Automatisierung notwendigen Grundlagen geschaffen wurden.

Durch die Übertragung repetitiver Tätigkeiten an Software-Roboter können Mitarbeiter sich wieder auf Aufgaben fokussieren, die individuelles Urteilsvermögen und menschliche Interaktionen fordern. Die umfangreiche Dokumentation, sowohl bei der Ausführung von BPM- als auch von RPA-Lösungen, ermöglicht eine ständige Anpassung und Optimierung sämtlicher Abläufe sowie die Vermeidung eventueller Risiken. BPM und RPA in Kombination bieten die perfekte Möglichkeit, die Gesamtheit aller Geschäftsprozesse end-to-end zu automatisieren, zu verwalten und schließlich das beste Ergebnis zu erzielen. Am Anfang kann es sich anbieten, zunächst eine BPM-Strategie einzuführen, um auf ganzheitlicher Ebene Geschäftsprozesse aufzubauen und zu optimieren. Wenn es darum geht, gezielt Abläufe zu analysieren, kommt RPA ins Spiel. Auf diese Weise gelingt die digitale Transformation hin zu einem agilen Unternehmen.