Collaboration optimal unterstützen, die relevanten Kommunikationskanäle abdecken und mobiles Coworking erlauben – so lauten einige Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft. Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG, erläutert gegenüber dem Midrange Magazin, welche Punkte aus seiner Sicht als wesentliche Komponenten gelten.

Digital Workplace – wie Technologie unseren Arbeitsplatz verändert“ – so lautet der Titel einer Studie von Adobe. Sie kommt zu interessanten Ergebnissen: 56 Prozent der Befragten aus unterschiedlichen Branchen bestätigen, dass technologischer Fortschritt den Büroalltag erheblich vereinfacht. Zudem stimmen 40 Prozent aller Studienteilnehmer zu, dass sich durch den technologischen Fortschritt im Berufsleben die Work-Life-Balance erheblich verbessert hat. Denn im Büroalltag der Befragten überwiegen meist administrative Tätigkeiten: Bis zu 25 Stunden pro Woche verbringt der Wissensarbeiter im Schnitt mit Tätigkeiten wie Drucken, Scannen oder dem Mailversand.

Vor diesem Szenario stellt sich zuerst die Frage nach der Effizienz, wenn es um die Collaboration geht. „Maximale Flexibilität in der Kommunikation ist entscheidend – intern, wie extern“, betont Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG. „Kommunikation ist in Unternehmen vielfältig, oft historisch gewachsen, und umfasst verschiedenste Kanäle, vom Festnetz-Telefon über E-Mail, Briefpost und Fax bis hin zu Smartphones, Videokonferenzen, Messenger-Apps und Chatbots“. Nach seiner Einschätzung tun Unternehmen gut daran, diese Kommunikationskanäle für ihre Mitarbeiter zu bündeln und in UCC-Lösungen aufzubereiten. So werden Arbeitsabläufe optimiert und deren Automatisierung bestmöglich unterstützt.

Des Weiteren spielen die Kommunikationskanäle eine wichtige Rolle, wenn es um den „Arbeitsplatz der Zukunft“ geht. Dabei ist auch zu klären, wie es um die traditionellen Ansätze – Stichwort Fax-Funktionalität nach dem Abschalten von ISDN – bestellt ist. „Wir sind der festen Überzeugung, dass Unternehmen auch in Zukunft Dokumente untereinander austauschen werden! Somit haben traditionelle Ansätze wie Fax nicht per se ausgedient, sie sollten aber dennoch mit der Zeit gehen“, räumt Leschke ein. Mit dem Ende der ISDN-Ära ergeben sich auch für den Dokumentenaustausch neue Möglichkeiten. Ehemalige „Schwächen“ des Fax, wie die niedrige Auflösung in Schwarz-Weiß oder die langsame Übertragungsgeschwindigkeit gehören nach seiner Einschätzung in der IP-Welt der Vergangenheit an – ohne jedoch auf die „Stärken“ wie die Peer-To-Peer-Verbindung oder die Rechtssicherheit verzichten zu müssen. „Next Generation Document Exchange, das neue Dokumentenaustauschverfahren von Ferrari electronic, kann das volle Potenzial des Dokumentenaustauschs in der IP-Welt erst richtig ausschöpfen“, stellt Leschke heraus. „Geschwindigkeit, Farbe, Formate, umfangreiche Dokumente – all das stellt mit NGDX einfach kein Problem mehr dar.“

Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG Quelle: Ferrari

Zudem sei das Thema Mobilität ein erfolgsentscheidendes Kriterium. „Neben Collaboration und Partizipation ist Mobilität eine wesentliche Anforderung“, so der Ferrari-Chef weiter. „Hier werden ‚umgebungsintelligente‘ Systeme, Lösungen und Tools benötigt, die die Mobilität der Nutzer automatisch unterstützen und darüber hinaus sicherstellen, dass man auch ‚remote‘ ein aktiver Teil des Teams bleibt.“

Nicht erst mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genießt das Thema Sicherheit bei der Zusammenarbeit eine hohe Priorität. Doch was nützt höchste Sicherheit in Unternehmen, wenn zwischen Unternehmen unverschlüsselt kommuniziert wird? Selbst wenn die Voraussetzungen eines sicheren Arbeitsplatzes erfüllt sind, bedeutet das für Leschke nicht, dass die Vernetzung der Arbeitsplätze untereinander im Unternehmen auch sicher ist: „Je digitaler der Arbeitsplatz wird, desto größere Bedeutung kommt dem Datenschutz zu. So erfreulich die Digitalisierung und die damit einhergehende Beschleunigung des Arbeitslebens und der Prozesse ist, sie hat auch ihre Tücken, denn digitale Inhalte lassen sich leicht verändern oder manipulieren.“

Dem können Unternehmen durch die Verschlüsselung von Daten, personenbezogenen Signaturen oder auch Siegeln einen Riegel vorschieben, so Leschke weiter. Speziell für den Dateiaustausch biete die Blockchain-Technologie ganz neue, noch nie dagewesene Möglichkeiten zur Absicherung. Der Blockchain-verifizierte Dokumentenaustausch schafft gesteigerte Sicherheit und Vertrauen.

Wenn es um die Rolle der dokumentenbezogenen Systeme geht, benötigt das klassische Dokument – im Zuge der Digitalisierung – ein digitales Pendant. „Hier bieten sich hybride Dokumentenformate wie ZUGFeRD an, weil diese von Maschinen und Menschen lesbar sind“, führt Leschke aus. „NGDX, der Dokumentenaustausch der Zukunft, ermöglicht die Übertragung derartiger Formate. PDF/A-Dokumente und hybride Rechnungsformate werden als zu transferierende Daten akzeptiert und unverändert auf der Gegenseite abgeliefert.“

Dabei starte der Transfer des Dokuments erst dann, wenn die Gegenstelle für den Empfang bereit ist. Mittels NGDX werden diese Dokumente ohne Qualitätsverlust versendet. Das heißt, alle PDF-Inhalte werden übertragen und der Empfänger kann sie automatisch verarbeiten. Ein Beispiel für elektronische Rechnungen: Abhängig vom Empfangsgerät erhält der Empfänger diese sogenannten „ZUGFeRD“-Dokumente entweder als Ausdruck oder als PDF-Dokument, das dank XML-Format maschinenlesbar ist; es kann also auch von ERP-Systemen oder der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden.

Doch für die meisten Unternehmen ist der Arbeitsplatz der Zukunft kein Selbstläufer. „Der Weg dahin muss sorgfältig geplant werden – es ist kein Zug, auf den man einfach aufspringen kann“, gibt Leschke zu Protokoll. „Zunächst einmal müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. IP und Bandbreite sind Grundvoraussetzungen für den freien Umgang mit neuen Technologien wie zum Beispiel Collaboration oder Video-Conferencing.“ Herstellerseitig seien diese zukunfts- und leistungsfähigen Lösungen bereits verfügbar. Bei der Umsetzung helfen kompetente Partner und Systemhäuser mit Erfahrung und Technologie-Know-how. Sie wissen genau, so Leschke, welche Lösung sich für welches Unternehmen und dessen Zwecke eignet. Sie sorgen für die nötige Balance zwischen dem, was technologisch machbar ist und dem, was Unternehmen und ihre Mitarbeiter benötigen.