Das Thema „Archivierung“ tritt immer mehr ins Rampenlicht, gerade nach dem berauschenden 2018er Auftritt der DSGVO und seinem Sidekick GoBD. Nachhaltigkeit wird somit immer mehr zur Disziplin der IT-Abteilungen, um die Rechtskonformität der Unternehmen zu wahren. Die aktuellen rechtlichen Anforderungen treiben Archivlösungen, somit auch die IT-gestützte Digitalisierung, in Fachbereiche, die sich bisher erfolgreich davor „gedrückt“ haben.

Hand in Hand mit der immer lauter werdenden Worthülse „Digitalisierung“ werden in den Unternehmen bestehende Prozesse durchleuchtet, analysiert, geprüft und in Frage gestellt. Das gilt im Besonderen auch für ältere, seit Anbeginn der Unternehmensgründung erstellte Dokumente. Generell verschenken die meisten Organisationen bewusst enorme Potentiale, da die Manpower fehlt, um solche Projekte anzugehen. Genau hier gilt es, die Notbremse zu ziehen und den Teufelskreis zu unterbrechen. Denn sonst wachsen die Strukturen weiter und werden noch unüberschaubarer.

Dazu drängt sich ein alter Bekannter als „Joker“ auf: Output Management Systeme. In vielen Abteilungen tagtäglich schon genutzt und dennoch oftmals falsch verstanden. Seit Ewigkeiten sind derartige Programme im Einsatz, um Dokumente aufzubereiten oder Drucker anzusteuern. Die Potentiale solcher Systeme sind enorm. Sie sind meist sehr komplex, erklärungsbedürftig und selbst für Administratoren voll von unbekannten Funktionalitäten.

Diese Möglichkeiten gilt es in der Zukunft sinnvoll zu nutzen! Denn Archivsysteme sind meist mit den Vorurteilen behaftet, dass sie mit hohen Investitionen, finanziell als auch personell, verbunden sind. Schulungen und Einarbeitungszeit mal außen vor gelassen. Ein Unternehmen sollte also zuerst seine Prozesse digitalisieren und dann noch mehr Probleme mit einem Archivsystem teuer dazu kaufen?

Natürlich schrecken hier viele kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) davor zurück. Wobei die Vorteile unbegründet sind und die Einstiegshürden meist überzeichnet werden. Hier wird mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Einige Hunderttausende Dokumente sind für heutige Einsteiger-Archivsysteme überhaupt kein Problem. Ebenso die Bedienung, hier kann z.B. auf Web-basierte Portale zurückgegriffen werden. Die Anbindung der Geschäftsprozesse könnte mittels der vorhandenen Output Management Systeme realisiert werden. Diese sind schon in Prozesse integriert und werden nur um einen zusätzlichen Output, das „Archiv“, erweitert. Ab hier macht das Ganze auch wieder Spaß. An der Stelle, wo das Output Management System mehrere Ausgaben in verschiedenen Formaten erzeugen kann, kann auch ein Archivsystem nicht nur mit dem Originalbeleg, sondern auch zusätzlichen Index-Informationen befüllt werden. Belege, gleich welcher Art, sind schneller und einfacher wieder auffindbar. Die Einsparungsmöglichkeiten sind offensichtlich. Fehlerraten senken, die Motivationen steigern, Rechtssicherheit verbessern.

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