Schneller und fehlerfrei kommissionieren mit EDI – mit diesem Anspruch ist die menten GmbH beim Anwenderunternehmen Egetürk in ein IT-Projekt gestartet. Mit der auf IBM i-basierenden Lösung i-effect hat der Produzent türkischer Wurst- und Fleischwaren seine Kommunikation mit Großkunden automatisiert. Björn Marc Reimann, Vertriebsleiter bei der menten GmbH, stellt die wesentlichen Erfolgskriterien im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) vor.

MM: Wie hat sich die Ausgangssituation für dieses Projekt dargestellt?

Reimann: Um die Annahme von Bestellungen zu vereinfachen, entstand bei Egetürk ein Projekt zur EDI-Übertragung. Aufhänger war die Kommunikation mit einer großen europäischen Lebensmittel-Einzelhandelskette. Egetürk beliefert das Zentrallager dieses Unternehmens von Köln aus. Der Kunde generiert die Bestellungen aus seinem Warenwirtschaftssystem und übermittelte sie noch traditionell per Fax.

MM: Warum kam ein weitgehend automatisierter Prozess in den Fokus?

Reimann: Jede Bestellung der Einzelhandelskette bei Egetürk umfasst rund 35 bis 40 Artikel auf mehreren Seiten, die im Vertrieb von Egetürk dann per Hand in die Warenwirtschaftssoftware zu übertragen war. Das Bestellwesen selbst war streng durchorganisiert, es gab zum Beispiel Bestellnummern, Liefertermine und andere Informationen, die unbedingt im System mitzuerfassen waren, da es sonst Probleme bei der Warenannahme gab. Da hier immer mal wieder Flüchtigkeitsfehler auftraten, schlugen wir als IT-Dienstleister von Egetürk die Einrichtung einer EDI-Übertragung von Bestellungen vor, mit dem Ziel, die gesamte Zettelwirtschaft aus Faxen und Kopien zu vermeiden.

Björn Marc Reimann,
Vertriebsleiter bei der menten GmbH: „Es geht darum, die Zettelwirtschaft aus Faxen und Kopien zu vermeiden.“ Quelle: menten GmbH

MM: Welche Vorteile ergaben sich durch den Einsatz von i-effect?

Reimann: Diese Lösung ermöglicht elektronischen Datenaustausch sowie Datenintegration auf IBMs Power-basierten Systemen. Jede Bestellung der Einzelhandelskette schlägt nun automatisch in der Warenwirtschaftssoftware von Egetürk auf. Manuell muss nichts mehr eingetragen oder nachgebessert werden. Bei Egetürk muss nur noch der Bestellwert überprüft werden, danach kann der Auftrag sofort freigegeben werden. Mit einem weiteren Mausklick ist der Lieferschein erstellt.

MM: Welche technischen Details galt es dabei zu beachten?

Reimann: Gewünschtes Protokoll für die Kommunikation war mit AS2 angegeben, übermittelt werden die ORDERS (Bestellungen) im EDIFACT-Standardformat. Der EDI-Konverter i-effect transformiert die eingehenden EDIFACT-Nachrichten in das vom Egetürk-Warenwirtschaftssystem verarbeitbare XML-Format. Damit gibt es keine fehlerhaften Dateneingaben mehr, was wiederum die Datenqualität verbessert. So beschleunigt sich der gesamte Transaktionsprozess, weil keine Arbeit wiederholt werden muss, und Egetürk kann seine Kunden schneller bedienen. Das Mapping, also die Wandlung der Daten, damit sie in das Format der ERP-Software passen, übernehmen wir für Egetürk als Dienstleistung.

MM: Für viele – kleinere – Einzelhändler, die direkt bei Egetürk bestellen, ist das Thema EDI recht komplex. Welche Alternativen gibt es für die?

Reimann: Hier können wir mit einer „Appifizierung“ des Bestellvorgangs punkten. Wir haben dazu die App „Egetürk-Händler“ entwickelt. Seit dem Herbst 2018 ist sie im iTunes bzw. Google Play Store verfügbar. Jeder Händler kann sie sich kostenlos herunterladen und darüber seine Bestellungen bei Egetürk absetzen – muss sich allerdings zuerst bei Egetürk entsprechend registriert haben.

MM: Wie läuft das Bestellen via App ab?

Reimann: Sobald die Bestellung bei Egetürk eintrifft, kann man über ein Interface die Daten noch einmal kontrollieren und sie anschließend über den „Importieren“-Befehl ins ERP-System weiterleiten. Ein manuelles Eingreifen entfällt.