Wer die Digitale Transformation im Unternehmen umsetzen möchte, der blickt in erster Linie auf das Verbesserungspotenzial: Schneller und günstiger die Arbeiten erledigen, so lautet die Devise. Welche Vorteile sich aus der Prozessautomatisierung ergeben, skizziert Dina Haack, Produktmarketing Managerin bei der WMD Group, im Interview mit dem Midrange Magazin (MM).

MM: Viele Unternehmen geben auch heute ihre Rechnungen noch manuell ins ERP-System ein. Ab wann lohnt sich Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?

Haack: Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung – und zwar für die unterschiedlichsten ERP-Systeme – gibt es schon seit Jahren. Daher wundert es tatsächlich, dass immer noch sehr viele Unternehmen ihre Prozesse manuell gestalten. Wir widmen uns bereits seit 25 Jahren dem Thema Digitalisierung und können aus Erfahrung sagen, dass sich die Investition in eine Automatisierungslösung ab 10.000 oder 20.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr schnell rentiert.

MM: Welche Einsparpotenziale gibt es?

Haack: Sehr viele! Da sind z.B. die Durchlaufzeiten der Rechnungen, d.h. die Zeit in Tagen vom Eingang einer Rechnung bis zu deren Verbuchung im ERP-System. Nach dieser befragten wir Kunden, die unsere Lösung zur Eingangsrechnungsbearbeitung nutzen. Das Ergebnis: Vor Einführung der Automatisierung lag die Durchschnittszeit bei 10 Tagen – nach Einführung wurde der Wert auf 5 Tage gesenkt. Eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse um 50% und mehr ist durchaus realistisch. Rechnungen schneller verarbeiten kann sich auch in konkreten Zahlen und finanziellen Vorteilen ausdrücken. Beispiel: Einer unserer Kunden kann jetzt – aufgrund der schnelleren Bearbeitung von Rechnungen – wesentlich mehr Skonto ziehen. Für ihn heißt das in eine Summe gefasst rund 500.000,- Euro Ersparnis/Jahr. Ein anderer Kunde von uns hat den Arbeitsaufwand analysiert, d.h. wie viel Arbeitszeit insgesamt auf die Rechnungsbearbeitung verwendet wird. Er konnte berichten, dass er seinen Arbeitsaufwand pro Rechnung von 37 Minuten auf 25 Minuten senken konnte. Das hört sich wenig an – wenn jedoch 60.000 Rechnungen/Jahr eingehen, sind das immerhin 12.000 Arbeitsstunden/Jahr.

Dina Haack, Produktmarketing Managerin bei der WMD Group: „Investitionen in eine Automatisierungslösung rentieren sich recht schnell.“ Quelle: WMD Group

MM: Mit welchen Arbeitsschritten sollte man starten?

Haack: Die typischen Startpunkte für eine Automatisierung und Digitalisierung operativer Finanzprozesse betreffen zwei Bereiche: das automatische Auslesen von Rechnungsinhalten – dies ist zumeist der Einstieg, weil dadurch ein enorm hoher manueller Aufwand in der Buchhaltung entfällt – und die workflowgestützte Verarbeitung von Rechnungen. Bei dieser sind meist mehrere Personen und Abteilungen involviert. Ein standortunabhängiger, digitaler Zugriff vereinfacht die Zusammenarbeit und bringt neben Zeitgewinn auch höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit mit sich.

MM: Wie können Automatisierungslösungen beim Fachkräftemangel den Unternehmen helfen?

Haack: Heute, in Zeiten einer nahezu Vollbeschäftigung, kann die Einführung einer Automatisierungslösung helfen, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Offene Stellen können nicht besetzt werden und die Beschäftigten wollen heutzutage nicht mehr einen Großteil ihrer täglichen Arbeit mit manuellen, monotonen und sich ständig wiederholenden Tätigkeiten verbringen – wie zum Beispiel der Dateneingabe ins ERP-System. Automatisierungslösungen sparen also nicht nur bares Geld – sondern auch die Suche nach zusätzlichen Fachkräften – und erhöhen dabei noch die Arbeitszufriedenheit.

MM: Prozesse in Einkauf und Buchhaltung greifen ineinander – was ist zu beachten, dass die Automatisierung Vorteile in allen Bereichen bringt?

Haack: Bei der Einführung einer Automatisierungslösung, die ganzheitlich Arbeitsprozesse abbildet, ist ganz wichtig: keine Medienbrüche, sondern der Einsatz einer ausgereiften Technologie, die alle Arbeitsprozesse durchgängig und systemintegriert abbilden kann. Auch sollten bereits im Vorfeld alle beteiligten Personen und Abteilungen eingebunden und die Arbeitsprozesse analysiert und ggf. neu definiert werden. Wie sehr diese ineinandergreifen zeigt sehr anschaulich der Procure-to-Pay-Prozess: Von der Bedarfserfassung über die Bestellung, den Abgleich der Auftragsbestätigung, Erhalt der Lieferung und den Rechnungsempfang inklusive Rechnungsverarbeitung, -prüfung, -freigabe ist es ein vielstufiger, abteilungsübergreifender Weg.

MM: Haben Sie dazu ein Beispiel parat?

Haack: Die möglichen Synergieeffekte zwischen Einkauf und Buchhaltung lassen sich an einem Beispiel verdeutlichen: Eine Automatisierungslösung für den Beschaffungsprozess verringert den Anteil von Bestellungen am Einkauf vorbei (Maverick Buying), Planungs- und Budgetsicherheit erhöhen sich dadurch. Auch hier punktet eine digitale, automatisierte Lösung mit Transparenz, Zeitgewinn, Web- oder App-Zugriff sowie geringerem Arbeitsaufwand. Ein höherer Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug ist aber auch für die Buchhaltung wünschenswert, denn diese sind schneller und einfacher zu bearbeiten als Rechnungen ohne Bestellbezug: Wenn es keine Abweichungen zur Bestellung gibt, kann komplett automatisiert verbucht werden.