Ob Strategieentwicklung oder Systemintegration, Digitalisierung oder Restrukturierung – so allgegenwärtig Projekte in Unternehmen sind, so omnipräsent sind in den einschlägigen Fachzeitschriften und Online-Portalen Tipps über das „How-to“ des richtigen Projektmanagements.

Ohne Frage, eine detaillierte Planung und stringente Steuerung sind essenzielle Grundlagen, um ein Projekt zielsicher und erfolgreich zu realisieren. Denn Projekte scheitern am Anfang, nicht am Ende. Doch ebenso wichtig sind Erfahrung und soziale Kompetenzen von Projektleitern und -verantwortlichen. Unternehmen, die auf externe Dienstleister bei der Projektumsetzung bauen, sind gut beraten, einerseits darauf zu achten, dass auch die „weichen“ Faktoren passen und die Externen gut ins Team integriert werden. Andererseits sollten sie in den eigenen Reihen starke Projektleiter einsetzen, die in der Lage sind, die externen Dienstleister zu steuern und das eigene Team zu motivieren.

Unternehmen verlieren eine Menge Geld durch gescheiterte Projekte, sei es durch Überschreitung von Budget und/oder Zeitplan, mangelnder Relevanz des Projekts aufgrund einer strategischen Fehlentscheidung oder weil das Ergebnis bzw. Produkt nicht die erwartete Qualität hat. Nicht selten scheitern Projekte, weil hauptsächlich auf Projektmanagement-Standards als sogenannte hard facts geachtet wird. Doch egal ob PRINCE 2 oder Scrum – die Einhaltung der ausgefeiltesten Projektmanagement-Standards nützt wenig, wenn es bei der Projektumsetzung an entsprechenden social skills mangelt. Ausgerechnet aber die soft oder social skills und die Erfahrung des Projektleiters werden als wichtigster Faktor bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten häufig übersehen. Dabei braucht es nicht viel Vorstellungsvermögen, dass sich vor allem bei Restrukturierungs- oder Change Management-Projekten Projektmitarbeiter schnell bedroht fühlen. Der Rollout einer konzernweit mehrere internationale Standorte übergreifenden IT-Shared-Services-Organisation setzt Projektbeteiligte unter Stress, allein schon unter dem Blickwinkel „Werde ich auch bei (bzw. nach) der Etablierung der neuen Prozesse eine Rolle spielen?“. Diese Angst wird verstärkt, wenn externe Unternehmensberater engagiert werden. Schnell haben viele Mitarbeiter dann jenen Typus von Consultant vor Augen, wie ihn George Clooney alias Ryan Bingham in seiner Rolle als eiskalter, jobkillender Übergangsberater in dem Film „Up in the Air“ (2009) verkörpert: Skrupellos, kaltherzig und stets das Up-or-Out-Prinzip vor Augen, das über das eigene Weiterkommen auf der Karriereleiter bzw. das Aus entscheidet.

Auch wenn dieser Typ von Jobkiller-Consultant in der Realität wohl kaum anzutreffen ist, so verdeutlicht das Klischee sehr eindrucksvoll, wie unerlässlich soziale Kompetenzen für den Projekterfolg sind – erst recht wenn Externe involviert sind, die typischerweise dann hinzugezogen werden, wenn alle unternehmensweit Beteiligten ins Boot geholt werden sollen. Ohne soziale Kompetenzen ist kein Projektmanagement möglich. Ohne soziale Kompetenz kann man weder Teams führen noch Diskussionen moderieren oder gar zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen treffen. Fehlt es den Entscheidern in Unternehmen an kompetenten Projektleitern oder gibt es zu wenige davon, sind sie gut beraten, sich auf diesen Positionen extern zu verstärken. Klar, das kostet Geld, doch die Kosten für missglückte oder gescheiterte Projekte sind bedeutend höher als der Einsatz der richtigen externen Projektleiter.

Game Changer Integration

Denn je qualifizierter der Projektleiter, desto größer auch die Motivation der Projektbeteiligten, mitzuarbeiten, und desto sicherer ein Projekterfolg. Das zeigt sich besonders deutlich am Beispiel Systemintegration, neben IT-Beratung und Software-Entwicklung einer der größten Umsatztreiber für IT-Consultingunternehmen.

Um im Sinne des Kunden agieren zu können, benötigt es Praxiserfahrung. Eine Aufwandsabschätzung für eine SAP-Einführung etwa kann man nur belastbar hinterfragen, wenn man auf Erfahrungsgrößen zurückgreifen kann. Wichtig ist, dass sich der Berater mit dem verantwortlichen Systemintegrator regelmäßig austauscht, um ggf. rechtzeitig zu merken, an welchen Stellen das Projekt aus dem Ruder laufen könnte. „Wir bieten unseren Kunden daher ausschließlich Consultants an, die über eine langjährige Erfahrung auf Unternehmens- und/oder Beratungsseite verfügen. Auf Junior-Consultants verzichten wir ganz bewusst, einfach weil ihre sozialen Fähigkeiten und ihr Fingerspitzengefühl vor allem im „minenbesetzten“ Berateralltag in der Regel erst noch geschärft werden müssen“, betont Stefan Bronzel, Geschäftsführer von AdEx Partners in Hamburg.

Anders als ihre Marktbegleiter setzt die 2012 gegründete internationale Management-, Prozess- und IT-Beratung AdEx stark darauf, dass ihre Berater als integraler Bestandteil im Team des Kunden mitarbeiten. „Unsere Mitbewerber sind bei einem größeren SAP-Projekt gleich mit 20 bis 30 Leuten dabei“, erklärt Bronzel. „Allein die Menge an Beratern wird bei den Projektmitarbeitern auf Kundenseite oft als Fremdkörper und als Bedrohung wahrgenommen. Wir hingegen schicken ein bis zwei Leute, die sich richtig in das Team integrieren (können). Die Kunden wissen uns auf ihrer Seite. Das schafft eine ganz andere Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und damit letztendlich für den Projekterfolg.“

Projektmanagementkompetenzist stark gefragt

Für den Hamburger Unternehmensberater ist die Integration der Consultants in das Team des Kunden damit ein richtiger Game Changer und neben der notwendigen Projektmanagementkompetenz ein Garant dafür, dass ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird. „Das erfordert eine hohe Sozialkompetenz, die typischerweise mit einer entsprechenden Erfahrung einhergeht.“ Und er hat noch einen weiteren Tipp parat, inwiefern man mit „weichen“ Faktoren den Projekterfolg sichern kann:

„Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Ratgeber zur Seite, die vom Ergebnis des Projekts unabhängig sind. Oder anders gesagt: Setzen Sie auf neutrale, unabhängige Beratungsunternehmen, die auch die andere Seite, also die großen Implementierungs- und Outsourcing-Dienstleister kennen und Ihnen somit mehr Transparenz verschaffen können und Sie zu einer für Ihre Bedürfnisse idealen Lösung führen.“

Fazit: Daumen runter für starre, einseitig ausgerichtete Projektmanagement-Methoden mit vorhersehbaren Empfehlungen und Daumen hoch für die „soft skills“ externer, aber gut integrierter Projektmanager.