Während das papierlose Büro in vielen Unternehmen nach wie vor Zukunftsmusik ist, lassen sich entsprechende zellulosebefreite Einsatzszenarien im mobilen Bereich um einiges leichter etablieren. Mit einer App für den Zugriff auf Comarch ECM iS via iPhone und iPad schlägt die eks informatik gmbh eine Brücke zwischen IBM i und iOS.

Ein kurzer Blick in den Kundenstamm oder die Bestellhistorie oder auch eine schnelle Antwort auf Fragen zur letzten Rechnung – kaum ein Außendienstmitarbeiter will und kann auf diese wertvollen Informationen verzichten. Mobile Einsatzszenarien zur Beschleunigung und Vereinfachung der Kommunikation stehen daher ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen – nicht zuletzt stellen sie einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung dar. Demgegenüber bestehen allerdings häufig Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und der Nutzungsmöglichkeiten, gerade wenn es um eine schlechte Netzabdeckung in Gebäuden und abgelegenen Gegenden geht. Zum Entkräften dieser Befürchtungen legte die eks informatik gmbh bei der Entwicklung der App „LDOX.Mobile.Akte“ ihr Augenmerk auf ein mehrstufiges Sicherheitssystem sowie die Verwendung spezifischer Geräte- und Software-Funktionen.

Mehrstufiges Sicherheitssystem

LDOX.Mobile.Akte ist eine App für iPad und iPhone ab iOS 9, mit der auf in LDOX abgelegte Akten im PDF-Format zugegriffen werden kann. Die Anwendung bietet die Möglichkeit einer schnellen und übersichtlichen Aktenrecherche und -anzeige mit Zoom- und Scroll-Funktionen. Beim Öffnen einer Akte werden die dazugehörenden Dokumente automatisch aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) Comarch ECM iS aufgelistet. Dazu wird automatisch eine über SSL oder VPN gesicherte Verbindung zwischen der mobilen Anwendung und dem LDOX.Communication-Server aufgebaut. Dieser befindet sich auf einem Windows-Rechner im Rechenzentrum des Kunden und zeichnet für die weitere Kommunikation zwischen dem Anwender und der IBM i verantwortlich. Die Kommunikation mit dem LDOX-Server auf der IBM i erfolgt wiederum über TCP/IP und einen konfigurierten Port. Aus diesem Aufbau ergeben sich folgende Vorteile: Es ist nicht erforderlich, dass IBM i direkt von außen über das Internet erreichbar ist. Jeglicher Datenverkehr wird zunächst im vorgelagerten LDOX.Communication-Server bearbeitet. Dadurch können beispielsweise auf den zur Ansicht angeforderten Dokumenten vorhandene grafische Annotationen in die PDFs eingefügt werden, bevor diese an die iOS-Anwendung ausgeliefert werden. Zudem lassen sich auf diesem Weg auch nichtgrafische Datenformate wie etwa IBM-i-Spool-Dateien vor dem Versand an die iOS-Anwendung ins PDF-Format konvertieren. Der mobile Anwender kann sich im integrierten Viewer auf dem iOS-Gerät selbst IBM i-Spezialformate anzeigen lassen und diese per Mail weiterleiten oder via AirPrint drucken.

Mobile Aktensuche
Quelle: eks informatik

Mobile Aktenanzeige
Quelle: eks informatik

Offline-Funktionalität bei schlechter Netzabdeckung

Der integrierte Offline-Cache der App erlaubt das Anlegen von kompletten Akten mit allen zugehörigen Dokumenten – und damit ein Arbeiten ohne Internetverbindung. Vor Reiseantritt muss dazu nur eine Auswahl der zu synchronisierenden Inhalte getroffen werden. Nach der Aufbereitung auf dem Server stehen diese dann in der App offline zur Verfügung. Anzahl und Größe der Dateien werden nur vom verfügbaren Speichervolumen des Endgeräts begrenzt. Funktional besteht zwischen dem Online- und dem Offline-Modus kein Unterschied: Im Hoch- und Querformat ist jeweils eine schnelle Suche nach Stichworten möglich. Treffer werden in einer übersichtlichen Liste angezeigt, während für die Dokumente ein eigens dafür entwickelter Viewer zum Einsatz kommt.

Anwenderbeispiel Gesiba

Die in Wien ansässige Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft, kurz Gesiba, ist einer der größten Bauträger Österreichs. Die Hauptaufgaben liegen auf der Planung und Bauüberwachung sowie der Vergabe und Verwaltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen, ohne dabei selber eine Bautätigkeit auszuüben. Aufgrund der Komplexität der Prozesse in diesem Bereich sowie der Verwaltung für Siedlungshäuser und Wohnhausanlagen unterhält die Gesiba eine Vielzahl von Geschäftsverbindungen mit Bauträgern, Lieferanten, Dienstleistern und Partnern. Daraus resultiert ein hohes Belegaufkommen an Papierrechnungen, Ausschreibungen, Nebenkostenauflistungen, Stück- und Checklisten, Lieferscheinen etc. Sämtliche Vorgänge werden mittels LDOX.Akte in diversen Mieter-, Bau- und Kundenakten zusammengefasst.

Der Zugriff auf die im DMS-System archivierten Inhalte wird den rund 30 Gesiba-Außendienstmitarbeitern über die App LDOX.Mobile.Akte ermöglicht. Großer Beliebtheit erfreut sich der Offline-Cache. Dieser kommt insbesondere in Gebäuden zum Einsatz, in denen der Empfang schlecht ist. Eine Entlastung brachte die Umstellung auch im wörtlichen Sinne: Seit der Einführung sind die Mitarbeiter immer mit „leichtem Gepäck“ unterwegs, da sie im Gegensatz zu früher nun nicht mehr schwere Ordner mit Papierakten zu den Terminen mitnehmen müssen. Abgesehen von Dokumenten, für die eine physische Unterschrift erforderlich ist oder die ausgehändigt werden, entfällt der bisherige Mehraufwand dank der digitalisierten Dokumente auf dem iPad. Mietern kann nun beispielsweise auf Knopfdruck eine papierlose Betriebskostenauskunft erstellt und per Mail zugesandt werden.

Für Gesiba hat sich der Umstieg auf ein durchgängig digitales Belegwesen in jeder Hinsicht gelohnt. Jährlich werden rund 40.000 Rechnungen und zahlreiche weitere Dokumente in 80 Belegarten erfasst. Auch beim Zusammenstellen und Bearbeiten von Mieter-, Bau- und Kundenakten kommt kein Papier mehr zum Einsatz. Sämtliche Vorgänge werden digital und direkt im LDOX.Client verwaltet – sowohl im stationären wie auch im mobilen Einsatz.

Die im Jahr 2004 gegründete eks informatik gmbh mit Sitz in Götzis, Österreich, hat sich auf die Themenbereiche „Dokumenten- und Workflow-Management“ sowie „Aktenverwaltung“ spezialisiert. Das Leistungsspektrum umfasst sämtliche Projektdienstleistungen wie die komplette Planung, Leitung und Durchführung von Projekten inklusive Schulung der Anwender sowie Programmierungen in den Sprachen .NET, Objective-C, PHP, JAVA und ILE RPG. Maßgebliche Zielplattformen sind IBM i (AS/400, iSeries), Windows, Lotus Notes/Domino und iOS (Apple). Die eks informatik gmbh ist Premiumpartner der Comarch AG (ECM iS, ehemals InfoStore) und der Kendox AG (InfoShare). Das kompetente und motivierte Team kann auf mehr als 25 Jahre Branchenerfahrung zurückgreifen. Gemeinsam wurden Projekte in Österreich, Deutschland, Spanien, Frankreich, der Slowakei und der Schweiz erfolgreich durchgeführt. Das Produkt Living Documents, kurz LDOX genannt, steht für die durchgängige und nachhaltige Verarbeitung von Dokumenten – vom Eingang im Unternehmen bis hin zur revisionssicheren Aufbewahrung und bei Migrationen. LDOX ist eine gesamtheitliche Anwendung, die ausgewählte Standardprodukte zu einer effizienten und prozesssicheren Gesamtlösung formt. Diese bildet sämtliche Teilaspekte wie Workflow, Cold, WORM-Appliance, Aktenverwaltung, Domino-Archivierung, DMS-Migration, Vertragsverwaltung, GDPdU und vieles mehr ab.