Beim IBM i-Anwender Flex-Elektrowerkzeuge stellte die IT-Abteilung fest, dass es Probleme mit dem Client des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und den verwendeten Betriebssystemen gab: Die Zahl der Support-Anfragen der Anwender war angestiegen. Das Traditionsunternehmen, dessen leistungsfähige IT auf einer IBM i als Server und Lotus Notes/Domino als Mail-System beruht, konferierte mit dem Dienstleister EKS Informatik, der für die DMS-Anwendung Comarch ECM iS zuständig ist. Die Spezialisten testeten den Ersatz des serienmäßigen DMS-Clients durch LDOX.Viewer, einer .Net-basierten Standardlösung von EKS Informatik, die mit allen Windows-Betriebssystemen zurechtkommt. Tatsächlich wurde so der Zugriff auf sämtliche Dokumente und Daten in Comarch ECM iS sichergestellt.

 

Die Lösungen der EKS Informatik entlasten die Flex Elektrowerkzeuge GmbH aus Steinheim an der Murr im administrativen Tagesgeschäft spürbar. So wurde eine verbesserte Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen sowie schnellere Verarbeitung der täglich rund 400 Ein- und Ausgangsrechnungen registriert, gleiches gilt für die etwa 30 Wareneingangsbelege und ebenso vielen Bestellungen aus dem ERP-System sowie Web-Shop. Beim Support des DMS-Systems Comarch ECM iS vertraut der Hersteller von Geräten zur Oberflächen-, Metall- und Steinbearbeitung ebenfalls auf die Spezialisten aus Götzis: Seit 2015 erfolgt die Wartung der auch von Flex-Niederlassungen in Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Italien genutzten Anwendung über eine Remote-Verbindung nach Österreich.

Zusätzliche Entlastung brachte das jüngste IT-Projekt, bei dem an rund 40 Arbeitsplätzen der bisherige DMS-Client durch den LDOX.Viewer der EKS Informatik ersetzt wurde. Diese auf .NET basierende Standardlösung von EKS bietet FLEX seitdem die Möglichkeit, Installationen über das Netzwerk unabhängig von der Windows-Version auf dem Arbeitsplatzrechner vorzunehmen.

Zur Absicherung der hohen Qualitätsstandards setzt das in Steinheim an der Murr ansässige Traditionsunternehmen auf eine leistungsfähige IT mit einer IBM i als Server und Lotus Notes/Domino als Mail-System. An das DMS-System Comarch ECM iS sind der Vertrieb, der Service, die Buchhaltung, der Einkauf, die Reparaturabteilung und der Wareneingang angebunden. Zusätzlich zu Rechnungs- und Bestelldokumenten werden Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Speditionsaufträge und Zollanforderungen sowie Zeitabfragen des Personals eingescannt, im DMS-System erfasst und archiviert.

Bislang verwendeten die Mitarbeiter den serienmäßigen Documentviewer, um archivierte Belege zu bearbeiten, zu suchen und beispielsweise Kunden eine Rechnung noch einmal zuzusenden. Stephanie Hoerer, bei Flex verantwortlich für die IT, ergänzt: „Gerade an dieser wichtigen Schnittstelle, an der interne und externe Dokumente verarbeitet werden, traten verstärkt Unregelmäßigkeiten und Anfragen der Anwender auf.“

Eine Analyse ergab, dass manche Versionen der Software nicht mit den bei Flex eingesetzten Rechner-Betriebssystemen zurechtkamen. Aufgrund der sich häufenden Support-Anfragen der Anwender nahm schließlich die EKS Informatik Kontakt zu Stephanie Hoerer auf. Die DMS-Spezialisten schlugen die Ablösung des serienmäßigen DMS-Clients durch den LDOX.Viewer vor. Diese Standardlösung aus dem Haus der EKS Informatik (basierend auf .NET) ist mit allen Windows-Betriebssystemen kompatibel und bietet über eine bedienerfreundlichere Benutzeroberfläche den Zugriff auf sämtliche Dokumente und Daten in Comarch ECM iS.

Nach erfolgreichen Teststellungen erfolgte der flächendeckende Einsatz mit insgesamt 40 Lizenzen. Stephanie Hoerer: „Wir sind in der IT auf Lösungen angewiesen, die unser Tagesgeschäft nicht beeinträchtigen und uns mehr Freiräume verschaffen. Denn unsere Kernkompetenz sind nun mal ganz klar Elektrowerkzeuge. Seit der Umstellung können die Anwender reibungslos auf das DMS-System zugreifen, außerdem haben wir dadurch die Bearbeitungsgeschwindigkeit wie auch die Auskunftsfähigkeit unseren Kunden gegenüber verbessert.“

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